Que faut-il prévoir pour un Demo Day ?

Pour un Demo Day, les achats ne se limitent pas au café et aux boissons. Il faut aussi sécuriser les présentations, les branchements, l’accueil des participants et le service du buffet. Prévoyez le matériel en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques unités de rechange pour les câbles, adaptateurs et consommables. Cette liste rassemble les éléments à acheter, louer ou apporter avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Fournitures pour vestiaires

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Routeur wifi
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Cuillères à caféqté 90
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Pincesqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Carafes d'eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 100
Panneaux d’orientationqté 10
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 180 pièces
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Citron - 20 pièces
- Citrons verts - 20 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 20 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Fraises - 3 kilos
- Mini wraps - 120 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Crackers - 10 paquets
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Blanc de poulet fumé - 2 kilos
- Saumon fumé - 1 kilo
- Falafel - 3 kilos
- Pesto - 4 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Mini-quiches - 120 pièces
- Bâtonnets de légumes - 8 kilos
- Mini-parts de pizza - 120 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Mini-muffins - 100 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Chocolat - 3 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 10 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gants alimentaires - 200 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Cuillères à glace - 4 pièces
- Filtres à café - 2 paquets

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par heure supplémentaire. Faites refroidir les bouteilles dans les glacières au moins 3 heures avant l’arrivée des invités.
Comptez un badge nominatif par participant, présentateur et membre de l’équipe, plus 10 % de réserve. Préparez-les au moins la veille afin de corriger les changements d’inscription.
Pour les présentations, prenez au moins deux câbles HDMI, deux adaptateurs HDMI et une rallonge supplémentaire par zone équipée. Testez chaque ordinateur, vidéoprojecteur et microphone avant l’ouverture.
Prévoyez une chaise par participant assis et gardez quelques tabourets de bar pour les échanges informels ou les démonstrations debout. Installez la table d’inscription près de l’entrée avant l’arrivée du public.
Comptez au minimum un verre à eau par personne et par service, puis ajoutez 20 % de marge. Pour un buffet, prévoyez une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par invité, avec 10 % de rechange.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un Demo Day ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de marge pour les présentateurs et les membres de l’équipe.
Combien de badges faut-il imprimer pour un Demo Day ?: Imprimez un badge pour chaque inscrit, présentateur et organisateur, avec 10 % de badges vierges en réserve. Faites l’impression au plus tard la veille pour intégrer les dernières inscriptions.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un Demo Day ?: Prévoyez un ordinateur de présentation, un vidéoprojecteur, un écran, des microphones sans fil et les câbles nécessaires. Gardez au moins deux câbles HDMI, deux adaptateurs et une rallonge de secours sur place.
Quand préparer le matériel d’un Demo Day ?: Rassemblez les présentations, sauvegardez-les et vérifiez le matériel technique au moins 24 heures avant l’événement. Refroidissez les boissons environ 3 heures avant l’ouverture et installez les tables dès l’accès au lieu.

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