Demo Day: Einkaufsliste für Technik, Catering und Registrierung

Für einen Demo Day brauchst du mehr als Laptop und Beamer: Präsentationstechnik, Ersatzkabel, Registrierungszubehör und Geschirr müssen am Veranstaltungstag griffbereit sein. Plane die Ausstattung nach Raumgröße, Gästezahl und Präsentationsformat. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel oder genügend Kaffeetassen. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge rechtzeitig zu besorgen und die Technik spätestens am Vortag vollständig zu testen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 12
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
Umkleideraumausstattung

Ausstattung

PräsentationslaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
WLAN-Router
FlipchartAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 90
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ZangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkaraffenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 100
WegweiserAnz. 10
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Kehrblech und HandfegerAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Teebeutel - 180 Stück
- Schwarzer Tee - 3 Schachteln
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Wasser ohne Kohlensäure - 12 Flaschen
- Wasser mit Kohlensäure - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Tonic - 4 Flaschen
- Ingwerbier - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Zitronen - 20 Stück
- Limetten - 20 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprika - 20 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Miniwraps - 120 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Cracker - 10 Packungen
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Falafel - 3 Kilo
- Pesto - 4 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Nussmix - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilo
- Miniquiches - 120 Stück
- Gemüsesticks - 8 Kilo
- Mini-Pizzastücke - 120 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Schokolade - 3 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Müllsäcke für Glas - 10 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Lebensmittelhandschuhe - 200 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Eislöffel - 4 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen

Tipps

Plane pro Präsentationsplatz mindestens einen passenden HDMI-Adapter und ein Ersatzkabel ein. Teste Laptop, Beamer, Leinwand und Ton spätestens am Vortag mit jeder verwendeten Anschlussart.
Rechne beim Geschirr nicht nur mit der Gästezahl: Für Kaffee brauchst du mindestens eine Tasse und einen Löffel pro erwarteter Kaffeerunde, bei einem längeren Demo Day zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve.
Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch bereit und lege Namensschilder, Programm und Wegweiser spätestens am Vorabend zusammen. So müssen Ankommende nicht zwischen Technik- und Buffetmaterial suchen.
Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn in den Kühlboxen. Wassergläser gehören an Registrierung und Präsentationsbereich, während Weingläser nur dann nötig sind, wenn Wein tatsächlich ausgeschenkt wird.
Sichere alle Präsentationen auf dem Präsentationslaptop und zusätzlich auf einem zweiten Speichermedium. Lade Ladestationen, Funkmikrofone und den WLAN-Router am Abend vorher vollständig auf.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Demo Day?: Du brauchst Präsentationslaptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel, passende Adapter und Verlängerungskabel. Dazu kommen Tische und Stühle, ein Registrierungstisch, Namensschilder, Getränke, Geschirr sowie Backup-Speicher für die Präsentationen.
Wie viele HDMI-Adapter brauche ich für einen Demo Day?: Plane mindestens einen Adapter pro Präsentationsgerät oder Anschlusstyp ein. Für mehrere Vortragende solltest du zusätzlich mindestens einen Ersatzadapter bereithalten, damit ein fehlender Anschluss nicht den Zeitplan verzögert.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Demo Day?: Rechne bei Tellern, Gabeln und Messern mit der erwarteten Gästezahl plus etwa 20 Prozent Reserve. Bei Kaffeetassen und Wassergläsern ist eine Reserve von 20 bis 30 Prozent sinnvoll, weil diese während des Tages mehrfach gebraucht werden.
Wann sollte ich die Demo-Day-Einkäufe erledigen?: Besorg haltbare Lebensmittel, Einweg- oder Ergänzungsmaterial und fehlende Ausstattung spätestens zwei bis drei Tage vorher. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; die komplette Technik und alle Kabel testest du ebenfalls spätestens am Vorabend.

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