Qué necesitas para organizar un Demo Day
Un Demo Day necesita más que presentaciones y asistentes: debes preparar la sala, el registro, el equipo técnico y el servicio de bebidas y comida. Esta lista reúne lo que conviene comprar, reservar o llevar para que las demostraciones empiecen a tiempo. Revisa especialmente cables, adaptadores, regletas y material de acreditación, porque suelen olvidarse hasta el último momento. También encontrarás el menaje necesario para café, agua, vino y el buffet.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Taburetes de barcant. 12
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Instalaciones de vestuarios
Equipo
- Portátil de presentacióncant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Router wifi
- Pizarra de hojascant. 2
- Rotuladores para pizarracant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Cucharillas de cafécant. 90
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Pinzascant. 8
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Portanombrescant. 100
- Carteles de rutacant. 10
- Atriles para programascant. 6
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 180 unidades
- Té negro - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Limones - 20 unidades
- Limas - 20 unidades
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Pimientos - 20 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Fresas - 3 kilos
- Miniwraps - 120 unidades
- Baguettes - 12 unidades
- Pan multicereales - 8 barras
- Crackers - 10 paquetes
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Falafel - 3 kilo
- Pesto - 4 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Miniquiches - 120 unidades
- Palitos de verduras - 8 kilos
- Mini porciones de pizza - 120 unidades
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 unidades
- Galletas - 10 paquetes
- Chocolate - 3 kilos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Bolsas de basura para vidrio - 10 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Guantes de alimentos - 200 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Cucharas para helado - 4 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
Consejos
- Prepara al menos dos cables HDMI y dos adaptadores compatibles con los equipos de los presentadores. Guarda además regletas y alargadores en una caja separada para resolver cambios de sala rápidamente.
- Calcula vasos, platos, tenedores, cuchillos y cucharillas para el número total de invitados, y añade un 10 % de reserva. El menaje extra evita quedarse sin material durante el buffet o el café.
- Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes de abrir el espacio. Usa neveras portátiles si no tienes suficiente capacidad de refrigeración en el lugar.
- Lleva una acreditación por persona inscrita y algunas unidades en blanco para altas de última hora. Coloca el material en la mesa de registro al menos 30 minutos antes de la llegada de los invitados.
- Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los altavoces con las presentaciones definitivas el mismo día o la tarde anterior. Reserva 45 minutos antes del inicio para probar sonido, imagen, wifi y carga de los dispositivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué equipo técnico necesito para un Demo Day?
- Como base, necesitas un portátil de presentación, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, soporte de micrófono, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Haz una prueba completa entre 30 y 45 minutos antes del comienzo.
- ¿Cuánto menaje compro para un Demo Day?
- Calcula una unidad por invitado para vasos, platos, tenedores y cuchillos, y una cucharilla por persona que tome café. Añade un 10 % de margen para roturas, reposiciones y asistentes que repitan en el buffet.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar al menos 4 horas antes de la apertura. Si el evento empieza por la mañana, déjalas preparadas la noche anterior y comprueba la temperatura al montar el buffet.
- ¿Cuántas acreditaciones necesito preparar?
- Prepara una acreditación por cada persona inscrita y añade entre 5 y 10 unidades en blanco para cambios o inscripciones de última hora. Colócalas en la mesa de registro al menos 30 minutos antes de abrir las puertas.
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