Que faut-il prévoir pour un défilé de Saint-Nicolas ?

Un défilé de Saint-Nicolas demande surtout du matériel pour l’accueil, les boissons, l’orientation du public et l’animation du parcours. Prévoyez les quantités selon le nombre de participants, en séparant ce qui sert pendant le défilé de ce qui sera utilisé à l’accueil. Les gobelets réutilisables, les thermos, les rallonges et l’éclairage sont souvent oubliés jusqu’aux derniers jours. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel à emprunter sans laisser les bénévoles improviser.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Bancs pliantsqté 6
Tables pour boissonsqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
plateauxqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4
Agrafeusesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Ballons Pietenqté 100
Guirlandesqté 12
Pompe à ballonsqté 2
Cadre photo
Tapis rouge
Sacs cadeauxqté 80

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Chocolat au lait - 12 litres
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Pepernoten - 12 sachets
- Kruidnoten - 12 sacs
- Spéculoos - 8 paquets
- Mini guimauves - 4 sacs
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 6 barquettes
- Carottes - 5 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Pain de mie blanc - 12 pains
- Pain de casino brun - 12 pains
- Mini-sandwichs - 150 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Cannelle - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Gobelets en papier pour boissons chaudes - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Sacs poubelle - 5 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Pour les boissons chaudes, prévoyez environ 1 tasse par participant attendu, puis 10 % de marge. Comptez au moins un thermos par point de distribution afin d’éviter les files et les allers-retours.
Prévoyez 1 gobelet réutilisable par personne, avec 10 % supplémentaire pour les pertes ou les échanges. Ajoutez des tasses à café si le café est servi séparément des autres boissons.
Pour l’accueil, comptez une chaise par personne ayant besoin de s’asseoir et un banc pour 3 à 4 enfants. Les tables pliantes doivent laisser un passage dégagé autour des boissons et des plateaux de service.
Pour chaque point équipé, prenez au moins une rallonge et une multiprise, puis vérifiez la longueur nécessaire avant le jour du défilé. Testez les machines à café, les bouilloires, les enceintes et les microphones 48 heures à l’avance.
Prévoyez une lampe LED ou une source d’éclairage par zone sombre, ainsi que des batteries externes pour les personnes qui coordonnent le parcours. Les drapeaux, ballons et guirlandes doivent être installés avant l’arrivée du public, pas pendant le défilé.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour un défilé de Saint-Nicolas ?: Prévoyez 1 gobelet réutilisable par participant, plus une marge de 10 %. Pour 200 personnes, cela représente 220 gobelets. Cette marge couvre les gobelets égarés ou utilisés plusieurs fois.
Quelle quantité de café faut-il pour 100 personnes ?: Comptez environ 1 tasse par personne pour l’accueil, soit 100 tasses, avec 10 % de marge. Préparez donc de quoi servir environ 110 cafés et répartissez-les dans plusieurs thermos si le public arrive par vagues.
Quand tester le matériel électrique du défilé ?: Testez les machines à café, bouilloires, enceintes, microphones, rallonges et multiprises 48 heures avant le défilé. Vérifiez aussi les prises disponibles et gardez des batteries externes chargées le jour même.
Combien de temps avant installer les décorations et la signalétique ?: Installez les panneaux de direction, drapeaux, ballons et guirlandes au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez ensuite 30 minutes pour vérifier que les passages restent visibles et dégagés.

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