Que faut-il prévoir pour un débat sur un film ?

Un débat sur un film demande plus que le film et un projecteur. Il faut préparer la projection, le son du panel, l’accueil des participants et le buffet sans bloquer les échanges. Prévoyez notamment les câbles et adaptateurs adaptés à l’ordinateur, plusieurs microphones et assez de verres pour le public. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à apporter pour installer la salle et recevoir les participants dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Table de débat
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Nappesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentation
Clé USBqté 2
Casque audioqté 2
Batteries externesqté 3

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Bacs à buffetqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 12
Flyers du programmeqté 110
Affiches d’annonceqté 8
Panneaux directionnelsqté 8
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 12
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Boisson au gingembre - 2 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Rosé - 3 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Jus de raisin - 2 briques
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini-pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Beurre - 3 paquets
- Fromage frais - 2 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Fromage de chèvre - 500 grammes
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Tranches végétariennes - 750 grammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 10 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Céleri branche - 3 pieds
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mandarines - 30 pièces
- Fraises - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Amandes salées - 2 kilos
- Crackers - 8 paquets
- Galettes de riz - 5 paquets
- Mini-quiches - 120 pièces
- Feuilletés végétariens - 100 pièces
- Boules de falafel - 100 pièces
- Bitterballen - 120 pièces
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce sweet chili - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pâtes - 5 kilo
- Pesto - 6 pots
- Sauce tomate - 8 pots
- Pois chiches - 12 boîtes
- Maïs - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Parmesan - 1 kilo
- Salade composée - 8 sachets
- Salade de concombre - 4 bacs
- Salade de pâtes - 8 bacs
- Salade de pommes de terre - 6 bacs
- Petits sandwichs pour buffet - 100 pièces
- Brownies - 100 pièces
- Gâteau au citron - 4 gâteaux
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Boîtes de conservation - 2 packs
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Essuie-tout - 6 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un microphone sans fil par intervenant et un microphone supplémentaire pour les questions du public. Testez-les avec les haut-parleurs avant l’arrivée des invités.
Prenez deux câbles HDMI et au moins un adaptateur compatible avec l’ordinateur portable. Ajoutez une clé USB contenant le film, les présentations et les sous-titres comme solution de secours.
Pour une projection confortable, installez l’écran avant l’ouverture des portes et vérifiez la lisibilité des sous-titres depuis les derniers sièges. Gardez aussi un casque audio pour contrôler la bande-son.
Comptez au minimum un verre à eau par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités et les changements de place. Pour un buffet, prévoyez également une assiette et une fourchette par participant.
Ne rangez pas les rallonges et multiprises au dernier moment : prévoyez au moins une multiprise près de la table technique et une autre près de l’accueil. Fixez les câbles au sol pour éviter les chutes.

Questions fréquentes

Combien de microphones faut-il pour un débat sur un film ?: Prévoyez un microphone par membre du panel, un pour le modérateur et un microphone supplémentaire pour les questions du public. Pour quatre intervenants et un modérateur, cinq microphones couvrent le panel ; six permettent de faire circuler un micro dans la salle.
Combien de verres prévoir par participant ?: Comptez un verre à eau par personne et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 50 participants, prévoyez donc au moins 55 verres à eau, auxquels s’ajoutent les verres à vin ou les tasses nécessaires au buffet.
Quel matériel prévoir pour projeter le film ?: Il faut au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable, deux câbles HDMI et les adaptateurs correspondant aux ports disponibles. Copiez le film et les sous-titres sur une clé USB au moins 24 heures avant le débat et faites un test technique complet le jour précédent.
Quand faut-il préparer le matériel d’un débat sur un film ?: Réservez la technique et vérifiez les droits de diffusion plusieurs semaines avant l’événement. Le matériel doit être inventorié au moins 48 heures avant, puis testé dans la salle le jour précédent, notamment le projecteur, le son et les sous-titres.

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