Que faut-il prévoir pour un datathon ?

Un datathon demande plus qu’une salle et des ordinateurs. Il faut prévoir un poste de travail fiable pour chaque participant, un réseau capable de supporter les connexions, ainsi que le matériel nécessaire aux présentations finales. Les câbles, adaptateurs, multiprises et chargeurs de secours sont souvent oubliés jusqu’au jour J. Cette liste vous aide aussi à organiser l’accueil, les repas, le jury et le rangement sans achats de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 65
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 10
Chargeurs d’ordinateur portableqté 10
Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs VGAqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Switches réseauqté 3
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 25
Multiprisesqté 18
Rallongesqté 12
Clés USBqté 10
Chronomètresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 70
Nappe en papierqté 14
Panneaux de directionqté 8
Tableaux blancsqté 6
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 24
Post-itqté 20
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Étiquettes nominativesqté 80
Trophéesqté 3
Classeurs de certificatsqté 60

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Ouvre-boîtesqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampes de bureauqté 10
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 packs
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 5 sacs
- Croissants - 70 pièces
- Mini petits pains précuits - 80 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 50 pièces
- Petits pains complets - 30 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Confiture de fraises - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1,5 kilogram
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Couques au beurre - 70 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 3 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Pommes - 70 pièces
- Bananes - 70 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Wraps - 80 pièces
- Falafel - 3 kilogrammes
- Émincés de poulet - 4 kilogrammes
- Riz - 5 kilogrammes
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 pots
- Tomates en dés - 8 boîtes
- Mélange de légumes - 8 kilogrammes
- Maïs - 8 boîtes
- Haricots rouges - 8 boîtes
- Fromage râpé - 2 kilogrammes
- Feta - 1 kilogramme
- Ail - 6 têtes
- Oignons - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Courgettes - 2 kilogrammes
- Champignons - 2 kilogrammes
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre de chili - 1 pot
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sambal - 2 pots
- Yaourt - 4 kilogram
- Muesli - 3 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 70 pièces
- Brownies vegan - 15 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 6 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Sacs poubelle - 50 pièces

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable et son chargeur pour chaque participant, puis ajoutez au moins 2 chargeurs de rechange. Testez chaque machine avant l’arrivée et vérifiez que les logiciels nécessaires fonctionnent.
Pour le réseau, comptez un port ou une connexion par équipe et gardez au moins 20 % de capacité supplémentaire. Testez le routeur wifi, les switches et les câbles Ethernet la veille, pas le matin même.
Préparez les présentations avec un ordinateur dédié, un projecteur, un écran, au moins 2 câbles HDMI et les adaptateurs VGA nécessaires. Faites un essai complet avec le micro et les haut-parleurs avant l’ouverture.
Pour le café et les boissons chaudes, prévoyez environ 2 tasses par personne sur la matinée et remplissez plusieurs thermos plutôt que de dépendre d’une seule machine. Ajoutez des verres et de l’eau pour les pauses.
Imprimez les consignes de l’épreuve, le programme, la répartition des équipes et les feuilles du jury en prévoyant 10 % d’exemplaires supplémentaires. Installez une table d’inscription et les badges au moins 30 minutes avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien d’ordinateurs faut-il pour un datathon ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant ou par poste de travail prévu par l’organisation. Ajoutez 1 à 2 machines de secours pour remplacer rapidement un appareil défaillant.
Combien de prises électriques faut-il prévoir ?: Comptez au moins une prise par ordinateur, plus une pour chaque écran ou appareil de présentation. Prévoyez 20 % de prises supplémentaires et répartissez les multiprises pour éviter de surcharger un seul circuit.
Quand tester le wifi et le matériel informatique ?: Effectuez un premier test 3 à 5 jours avant le datathon, puis un contrôle final la veille. Vérifiez aussi les chargeurs, les câbles Ethernet, le projecteur, le micro et les adaptateurs juste avant l’accueil.
Combien de vaisselle prévoir pour un datathon ?: Prévoyez une tasse par personne pour chaque service de café, avec environ 10 % en réserve. Pour les repas, comptez une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par participant, plus quelques exemplaires supplémentaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.