Qué necesitas para organizar una datathon

Una datathon necesita más que mesas y ordenadores: la conexión, la presentación final y la comida suelen causar los problemas de última hora. Usa esta lista para preparar el material de trabajo, la red, la acreditación y el servicio de café sin improvisar. Calcula los equipos según el número de participantes y añade repuestos para los elementos que pueden fallar. Comprueba todo al menos un día antes, especialmente el wifi, los cargadores y los adaptadores de vídeo.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 65
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 6

Equipo

Portátilescant. 10
Cargadores de portátilcant. 10
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores VGAcant. 2
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Switches de redcant. 3
Router wifi
Cables Ethernetcant. 25
Regletascant. 18
Cables alargadorescant. 12
Memorias USBcant. 10
Temporizadorescant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 70
Platoscant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 4
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Portanombrescant. 70
Mantel de papelcant. 14
Paneles de flechascant. 8
Pizarras blancascant. 6
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladorescant. 24
Post-itscant. 20
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 70
Pegatinas con nombrecant. 80
Troféos de premiocant. 3
Carpetas para certificadoscant. 60

Limpieza

Fregaderoscant. 3
Cepillos para fregarcant. 3
Papelelerascant. 6
Escobas de manocant. 2
Abrelatascant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua con gas - 4 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Limones - 10 unidades
- Cubitos de hielo - 5 bolsas
- Croissants - 70 unidades
- Mini bollos para hornear - 80 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Panecillos blancos - 50 unidades
- Panecillos integrales - 30 unidades
- Mantequilla - 4 paquetes
- Mermelada de fresa - 3 tarros
- Crema de cacahuete - 3 botes
- Hummus - 6 envases
- Queso joven - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 1,5 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilogramo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Lechuga - 6 piezas
- Pasteles de café - 70 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Cacahuetes salados - 3 bolsas
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Manzanas - 70 unidades
- Plátanos - 70 unidades
- Uvas - 5 kilogramos
- Tomates cherry - 3 kilogramo
- Wraps - 80 unidades
- Falafel - 3 kilogramos
- Tiras de pollo - 4 kilogramo
- Arroz - 5 kilogramo
- Pasta - 4 kilogramos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Tomate troceado - 8 latas
- Mezcla de verduras - 8 kilogram
- Maíz - 8 latas
- Alubias rojas - 8 latas
- Queso rallado - 2 kilogramos
- Feta - 1 kilogramo
- Ajo - 6 cabezas
- Cebollas - 3 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Calabacines - 2 kilogram
- Champiñones - 2 kilogram
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Chile en polvo - 1 tarro
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Sambal - 2 botes
- Yogur - 4 kilogramo
- Muesli - 3 paquetes
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 70 unidades
- Brownies veganos - 15 unidades
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Toallas de papel - 6 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Gel desinfectante de manos - 4 botellas
- Bolsas de basura - 50 unidades

Consejos

Prepara un portátil por participante o por puesto de trabajo y lleva al menos un cargador adicional por cada 10 equipos. Etiqueta cargadores y ordenadores para evitar intercambios durante la competición.
Para la red, calcula un puerto por equipo y añade un 20 % de margen en switches, cables Ethernet y regletas. Prueba la conexión con todos los equipos a la vez, no solo con un portátil.
Lleva dos adaptadores de vídeo de cada tipo que necesites y prueba el portátil de presentación con el proyector y la pantalla al menos 24 horas antes. Un cable HDMI de repuesto ocupa poco y evita detener las presentaciones.
Calcula dos vasos o tazas por persona si habrá café, agua y pausas durante varias horas; añade un 10 % extra. Deja preparadas las máquinas de café, teteras y termos antes de que lleguen los primeros equipos.
Prepara una acreditación para cada participante, mentor y miembro del jurado, más un 10 % de reserva. Guarda por separado las memorias USB, temporizadores, formularios del jurado, programa y asignaciones de equipo para entregarlos en el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos portátiles necesito para una datathon?: Calcula un portátil por participante si cada persona trabaja con su propio equipo. Si se trabaja por equipos, prepara al menos un ordenador por integrante que programe y añade un 10 % de equipos de reserva.
¿Cuánto material de red hace falta para una datathon?: Prepara un puerto de red por portátil, más un 20 % adicional para puestos de mentores, jurado y sustituciones. Lleva cables Ethernet, switches, router wifi, regletas y alargadores suficientes para cubrir toda la sala sin pasar cables por zonas de paso.
¿Cuánta vajilla y café debo comprar para una datathon?: Calcula dos tazas o vasos por persona para una jornada con varias pausas y añade un 10 % extra. Para el café, prepara termos suficientes para servir una ronda completa al inicio y rellénalos antes de cada pausa.
¿Cuándo debo probar el equipo de una datathon?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: wifi, switches, proyectores, pantalla, micrófono, altavoces, cables y adaptadores. Repite una comprobación rápida 30 minutos antes de abrir el registro.

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