Que faut-il prévoir pour un congrès syndical ?
Un congrès syndical demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir l’accueil des participants, les repas, les pauses-café et le matériel nécessaire aux interventions. Cette liste regroupe les achats et équipements à réunir pour éviter les oublis de dernière minute : badges, documents, vaisselle, mobilier et technique. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les participants qui se présentent sans avoir confirmé.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 14
- Chaisesqté 110
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 4
- Tabouretsqté 6
- Nappesqté 14
- Table de scène
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 140
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Fourchettesqté 130
- Couteauxqté 130
- Cuillèresqté 130
- Louchesqté 16
- Couverts de serviceqté 12
- Cafetièreqté 6
- Théièresqté 4
- Carafes d’eauqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Câbles HDMIqté 3
- Cliqueur de présentationqté 2
- Clés USBqté 3
- Câbles de rechargeqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Éclairageqté 6
- Horloges muralesqté 3
Décoration
- Banderoles de congrèsqté 3
- Panneaux directionnelsqté 12
- Pancartes de tableqté 14
- Décoration de tableqté 14
- Panneaux pour les intervenantsqté 8
- Drapeauxqté 4
- Mâts de drapeauqté 4
Bureau
- Badges nominatifsqté 120
- Lanyardsqté 120
- Programmesqté 120
- Documents à distribuerqté 120
- Blocs-notesqté 120
- Stylos à billeqté 140
- Bulletins de voteqté 120
- Urnes de voteqté 3
- Paperboardqté 2
- Papier pour chevaletqté 6
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Planchettes à écrireqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 14
- Plats de service avec couvercleqté 8
- Corbeilles à painqté 8
- Petits bolsqté 16
- Pincesqté 10
- Verres doseursqté 3
- Gants de cuisineqté 6
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
- Bacs de conservationqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Supports de sacs poubelleqté 4
- Chariot de nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Brosses à vaisselleqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Sécurité
- Passe-câblesqté 8
- Tapis antidérapantsqté 6
- Lampes de pocheqté 4
Catering
- Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 6 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Cacao en poudre - 1 kilogramme
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau du robinet - 40 litre
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 8 liter
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 30 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Petits pains complets - 120 pièces
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Pain de seigle - 4 paquets
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Margarine - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Fromage de chèvre - 1 kilogram
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Rôti de bœuf - 1 kilogramme
- Saumon fumé - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombres - 15 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Barres de muesli - 120 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Dés de fromage - 2 kilogrammes
- Sauce dip - 3 litres
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail en poudre - 200 grammes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Soupe à la tomate - 12 liter
- Soupe de légumes - 8 litres
- Quiche végétarienne - 30 portions
- Quiche au poulet - 50 portions
- Wraps de légumes vegan - 30 pièces
- Salade de pâtes - 10 kilogram
- Salade de pommes de terre - 8 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Margarine végétalienne - 1 kilogramme
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Fromage sans lactose - 500 grammes
- Fromage vegan - 500 grammes
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Parts de tarte aux pommes - 100 pièces
- Crème chantilly - 3 litres
- Serviettes - 600 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Gobelets jetables pour l’eau - 200 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle biodégradables - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 flacons
- Nettoyant pour toilettes - 3 flacons
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 8 paires
Conseils
- Prévoyez les badges, programmes et documents au moins 5 jours avant le congrès. Imprimez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les remplacements.
- Pour l’accueil, prévoyez une table d’inscription, des stylos et environ 10 % de badges vierges en plus que le nombre d’inscrits. Gardez les badges classés par ordre alphabétique pour réduire l’attente.
- Comptez au minimum un verre à eau par participant et par service, avec 10 % de marge. Pour une pause-café, prévoyez aussi une tasse par personne et quelques pièces supplémentaires pour les changements ou la vaisselle manquante.
- Vérifiez la technique au moins 2 heures avant l’arrivée du public : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, microphones, câbles HDMI, rallonges et multiprises. Testez chaque présentation depuis l’ordinateur qui sera utilisé en séance.
- Communiquez au traiteur le nombre final de repas et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une petite réserve de couverts et d’assiettes pour les intervenants, l’équipe et les repas ajoutés tardivement.
Questions fréquentes
- Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès syndical ?
- Prévoyez un badge par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 % de badges vierges. Pour 200 personnes, cela représente environ 210 à 220 badges.
- Quand commander le matériel pour un congrès syndical ?
- Réservez le mobilier, le traiteur et l’assistance technique dès que la date et le lieu sont confirmés. Commandez les badges et les impressions au moins 5 jours avant, puis confirmez les quantités au traiteur 3 à 5 jours avant.
- Combien de verres et de couverts prévoir par personne ?
- Prévoyez au moins un verre à eau et un jeu de couverts par personne et par service, avec une marge de 10 %. Pour un repas avec dessert, comptez aussi une assiette à dessert et une cuillère par participant.
- Quel matériel technique faut-il pour les prises de parole ?
- Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI et au moins un microphone par intervenant simultané. Ajoutez des rallonges et multiprises, puis faites un test complet 2 heures avant le début.
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