Wat heb je nodig voor een vakbondscongres?
Voor een vakbondscongres heb je meer nodig dan stoelen en een microfoon. De registratie, presentaties, pauzes en catering vragen elk om eigen materialen. Denk vooraf aan naamkaartjes, programmabladen, hand-outs en techniek die op elkaar aansluit. Controleer de deelnemersaantallen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je catering, badges en printwerk niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 110
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 4
- Krukkenaantal 6
- Tafellinnenaantal 14
- Podiumtafel
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Vorkenaantal 130
- Messenaantal 130
- Lepelsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 16
- Serveerbestekaantal 12
- Koffiekanaantal 6
- Theepottenaantal 4
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Verlichtingaantal 6
- Wandklokkenaantal 3
Decoratie
- Congresbannersaantal 3
- Richtingsbordenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 14
- Tafeldecoratieaantal 14
- Sprekersbordjesaantal 8
- Vlaggenaantal 4
- Vlaggenstokkenaantal 4
Kantoor
- Naamkaartjesaantal 120
- Lanyardsaantal 120
- Programma'saantal 120
- Hand-outsaantal 120
- Notitieblokkenaantal 120
- Balpennenaantal 140
- Stemkaartenaantal 120
- Stembussenaantal 3
- Flip-overaantal 2
- Flip-overpapieraantal 6
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schrijfplankjesaantal 20
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmessenaantal 6
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 14
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Tangenaantal 10
- Maatbekersaantal 3
- Keukenhandschoenenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Bewaarbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalzakhoudersaantal 4
- Schoonmaakkar
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 8
- Antislipmattenaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Zwarte thee - 6 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Cacaopoeder - 1 kilogram
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Kraanwater - 40 liter
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Bitter lemon - 4 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Jus d'orange - 8 liter
- Tonic - 4 flessen
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 30 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Bubbels - 4 flessen
- IJsblokjes - 15 kilogram
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Meergranenbrood - 8 broden
- Volkorenbolletjes - 120 stuks
- Witte bolletjes - 80 stuks
- Roggebrood - 4 pakken
- Roomboter - 2 kilogram
- Halvarine - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Geitenkaas - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Rosbief - 1 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Eiersalade - 1 kilogram
- Kruidenroomkaas - 1 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Komkommers - 15 stuks
- Tomaten - 5 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Gemengde sla - 4 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Wortels - 2 kilogram
- Druiven - 6 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Mandarijnen - 80 stuks
- Mueslirepen - 120 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Gezouten noten - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 1 kilogram
- Kaasblokjes - 2 kilogram
- Dipsaus - 3 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflookpoeder - 200 gram
- Groentebouillon - 2 dozen
- Tomatensoep - 12 liter
- Groentesoep - 8 liter
- Vegetarische quiche - 30 porties
- Kipquiche - 50 porties
- Vegan groentewraps - 30 stuks
- Pastasalade - 10 kilogram
- Aardappelsalade - 8 kilogram
- Stokbroden - 20 stuks
- Kruidenboter - 2 kilogram
- Vegan margarine - 1 kilogram
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Lactosevrije kaas - 500 gram
- Vegan kaas - 500 gram
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Vegan koekjes - 4 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Appeltaartpunten - 100 stuks
- Slagroom - 3 liter
- Servetten - 600 stuks
- Papieren rietjes - 200 stuks
- Wegwerpbekers voor water - 200 stuks
- Afvalzakken - 50 stuks
- Biologische afvalzakken - 20 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 3 liter
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Handzeep - 6 flacons
- Handdesinfectie - 6 flacons
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 flacons
- Toiletreiniger - 3 flacons
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 8 paar
Tips
- Neem per deelnemer één congresbadge, één programmablad en één set hand-outs mee. Print daarnaast ongeveer 10% extra voor late aanmeldingen, sprekers en zoekgeraakte exemplaren.
- Zet de registratietafel minimaal 45 minuten voor aanvang klaar met naamkaartjes, deelnemerslijst en schrijfmateriaal. Leg badges alfabetisch of per organisatie klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.
- Plan voor koffie, thee en water minstens één kopje of glas per deelnemer per pauzemoment. Zet per 10 tot 15 deelnemers een waterkan neer en controleer vooraf of er genoeg serveerbestek is.
- Test beamer, laptop, HDMI-kabels, projectiescherm en microfoons minimaal 60 minuten voor de start. Leg minstens twee verlengkabels en twee stekkerdozen klaar; kabels op looproutes moeten worden weggewerkt.
- Geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen vooraf door. Houd bij een congres van een hele dag ongeveer 5% extra servies en drankglazen achter de hand voor bijvullen en breuk.
Veelgestelde vragen
- Wat moet ik meenemen naar een vakbondscongres?
- Neem congresbadges, naamkaartjes, programmabladen, hand-outs, deelnemerslijsten en schrijfmateriaal mee. Voor de techniek heb je onder meer een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers nodig. Controleer alles uiterlijk 1 uur voor de start.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vakbondscongres?
- Reken één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Voeg 5% extra capaciteit toe als er nog late aanmeldingen mogelijk zijn; bij 100 deelnemers betekent dat 105 stoelen.
- Hoeveel hand-outs en programmabladen moet ik drukken?
- Druk voor elke deelnemer één exemplaar van het programma en één complete set hand-outs. Voeg 10% extra toe voor sprekers, nieuwe deelnemers en verlies; bij 80 deelnemers druk je dus ongeveer 88 exemplaren.
- Wanneer moet ik de catering voor een vakbondscongres doorgeven?
- Geef het definitieve aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor het congres door. Controleer daarna nog één keer de deelnemerslijst en meld wijzigingen direct aan de cateraar, vooral bij een warme lunch.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!