Lista de compras para organizar un congreso sindical

Un congreso sindical necesita más que un programa y una sala reservada. Esta lista te ayuda a reunir con tiempo el material de acreditación, los folletos, la vajilla, el mobiliario y el equipo para las ponencias. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa especialmente las necesidades dietéticas y las presentaciones antes de hacer la compra final.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 110
Mesa de registro
Percheroscant. 4
Taburetescant. 6
Manteleríacant. 14
Mesa del escenario

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 130
Cucharonescant. 16
Cubiertos de serviciocant. 12
Cafeteracant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Memorias USBcant. 3
Cables de cargacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Iluminacióncant. 6
Relojes de paredcant. 3

Decoración

Banners del congresocant. 3
Señales direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 14
Decoración de mesacant. 14
Carteles para ponentescant. 8
Banderascant. 4
Postes para banderascant. 4

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Programascant. 120
Folletoscant. 120
Bloc de notascant. 120
Bolígrafoscant. 140
Papeletascant. 120
Urnas de votacióncant. 3
Pizarra de hojascant. 2
Papel para rotafoliocant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Portapapelescant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de servircant. 14
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cestas de pancant. 8
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 10
Jarras medidorascant. 3
Guantes de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 4
Carro de limpieza
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Linternascant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Té negro - 6 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Cacao en polvo - 1 kilogramo
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Agua del grifo - 40 litros
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Bitter lemon - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Jugo de naranja - 8 litros
- Tónica - 4 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 30 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Pan multicereales - 8 barras
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Panecillos blancos - 80 unidades
- Pan de centeno - 4 paquetes
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Margarina - 2 kilogram
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso curado - 3 kilogramo
- Queso de cabra - 1 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Rosbif - 1 kilogram
- Salmón ahumado - 1 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Ensalada de huevo - 1 kilogramo
- Queso crema con hierbas - 1 kilogram
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Pepinos - 15 unidades
- Tomates - 5 kilogramos
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 4 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Uvas - 6 kilogramo
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Barritas de muesli - 120 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Tomates secos - 1 kilogramo
- Cubos de queso - 2 kilogram
- Salsa dip - 3 liter
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo en polvo - 200 gram
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Sopa de tomate - 12 litros
- Sopa de verduras - 8 litros
- Quiche vegetariana - 30 porciones
- Quiche de pollo - 50 porciones
- Wraps vegetarianos de verduras - 30 unidades
- Ensalada de pasta - 10 kilogramo
- Ensalada de patata - 8 kilogramos
- Barras de pan - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Margarina vegana - 1 kilogramo
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Queso sin lactosa - 500 gramos
- Queso vegano - 500 gramos
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Porciones de tarta de manzana - 100 unidades
- Nata montada - 3 litros
- Servilletas - 600 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Vasos desechables para agua - 200 unidades
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Bolsas de residuos orgánicos - 20 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 3 litros
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiacristales - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 3 frascos
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 8 pares

Consejos

Calcula las acreditaciones, tarjetas identificativas y programas para el 100 % de las personas inscritas, más un 5-10 % adicional para altas de última hora o errores de impresión.
Prepara una mesa de registro con tarjetas ordenadas alfabéticamente, bolígrafos y folletos. Deja todo separado en sobres o cajas al menos 24 horas antes del congreso.
Para el servicio de bebidas, cuenta aproximadamente 2 vasos de agua por persona y hora, además de 1 taza de café por persona en cada pausa. Confirma las cantidades con el catering.
Comprueba el equipo técnico como conjunto: proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, regletas, alargadores, micrófonos y altavoces. Lleva al menos un cable HDMI y una regleta de repuesto.
Pide las presentaciones de los ponentes entre 48 y 72 horas antes. Así puedes probar el portátil y el proyector, ordenar los archivos y detectar formatos incompatibles antes de la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos programas y acreditaciones necesito para un congreso sindical?: Prepara una unidad por participante confirmado y añade un 5-10 % de margen. Para 200 asistentes, serían 210-220 unidades de cada material, según el margen que quieras cubrir.
¿Cuándo debo hacer la compra para el congreso?: Haz la compra principal entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas bastante cerrada la lista de participantes y las preferencias dietéticas. Compra los productos frescos y confirma el catering entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de un día?: Como referencia, calcula 1 plato, 1 plato de postre, 1 tenedor, 1 cuchillo y 1 cuchara por persona, más un 10 % de reserva. Para las bebidas, prevé al menos 2 vasos de agua por persona y hora y 1 taza por pausa de café.
¿Con cuánta antelación debo preparar el material técnico?: Reúne y prueba todo entre 24 y 48 horas antes. Comprueba cada presentación, el sonido, la conexión del portátil, los cables HDMI, las regletas y los alargadores, y deja una copia de los archivos en otro dispositivo.

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