Organiser un atelier de danse sans rien oublier
Un atelier de danse se prépare à la fois comme un cours et comme un accueil de groupe. Il faut réserver le lieu et le professeur, cadrer le programme, puis suivre les inscriptions et les besoins des participants. Les derniers jours servent surtout à vérifier le sol, libérer l’espace, tester le son et préparer l’accueil. Cette checklist de 46 tâches et 40 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver un professeur de danse
Définir le programme et le style musical
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Confirmer la liste des participants
Confirmer le programme des instructeurs
Composer la playlist musicale
Vérifier le site et le sol
2 personnes
Déterminer l'agencement de la salle
2 personnes
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les programmes
Recharger les appareils
Préparer la musique hors ligne
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de danse
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Effectuer un test son et électricité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes d’accueil
Donner les consignes de sécurité
Animer le premier bloc de danse
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Animer le deuxième bloc de danse
2 personnes
Préparer le repas du soir
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer le troisième bloc de danse
2 personnes
Assurer la danse de clôture
2 personnes
Accompagner le départ et la remise
3 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 50
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 6
Équipement
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Minuterie
- Support de téléphone
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 6
- Louchesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à théqté 50
- Verres à boireqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
Matériel de sport
- Tapis de danseqté 20
- Bandes de résistanceqté 20
- Disques de marquageqté 12
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Goulottes de câblesqté 6
Décoration
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux indicateursqté 6
Bureau
- Presse-papiersqté 3
- Stylos à billeqté 20
- Marqueurs indélébilesqté 4
- Rouleaux de ruban adhésifqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balaiqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et le professeur plusieurs semaines à l’avance, puis confirmez le style musical, le niveau attendu et la durée de chaque séance avant d’envoyer les invitations.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier. Utilisez cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires, les demandes de transport et la liste définitive des participants.
- Vérifiez le sol et la configuration de la salle 2 à 3 jours avant. Prévoyez suffisamment d’espace pour les déplacements, en retirant les tables et les chaises de la zone de danse.
- Préparez la playlist hors ligne la veille et testez les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises sur place. Rechargez l’ordinateur et le téléphone afin de ne pas dépendre du réseau ou d’une batterie faible.
- Le jour même, arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour installer l’inscription, les badges, la signalétique, le café et le thé. Gardez la liste imprimée des participants et une trousse de premiers secours facilement accessibles.
Questions fréquentes
- Quand réserver un professeur pour un atelier de danse ?
- Contactez le professeur idéalement 4 à 8 semaines avant la date prévue. Confirmez au plus tard 2 semaines avant le contenu, le style musical, les horaires et le matériel nécessaire.
- Combien de temps prévoir pour installer une salle de danse ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, la libération de l’espace, le raccordement du son et un test d’électricité.
- Quand fermer les inscriptions à un atelier de danse ?
- Fermez-les environ 7 jours avant l’atelier pour confirmer les participants et traiter les besoins alimentaires ou de transport. Gardez ensuite 24 heures pour imprimer les listes, programmes et badges.
- Que vérifier la veille d’un atelier de danse ?
- Vérifiez la playlist hors ligne, les batteries, le sol, les rallonges et la disposition de la salle. Faites aussi une liste finale du matériel et confirmez le programme avec les instructeurs au plus tard la veille.
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