Que faut-il prévoir pour un congrès sur les soins ?

Pour un congrès sur les soins, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut prévoir le mobilier des salles, l’équipement des présentations et tout le nécessaire pour l’accueil des participants. Cette liste vous aide à préparer les commandes et les courses avant l’arrivée des intervenants. Vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions, puis gardez une marge pour les imprévus et les remplacements de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Tables de maquillageqté 4
Porte-manteauxqté 4
Cintresqté 120

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Porte-nomsqté 130
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 150
Brochures du programmeqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Braceletsqté 150
Cordons pour badgesqté 150
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 3
Stock de papierqté 5
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilogrammes
- Café décaféiné - 1 kilogramme
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Thé vert - 100 sachets
- Cacao en poudre - 1 kilogramme
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Crème pour café - 4 litres
- Sucre blanc - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 300 pièces
- Miel - 2 pots
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Bitter lemon - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Thé glacé - 18 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 6 kilogrammes
- Mini-croissants - 150 pièces
- Mini-muffins - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain de mie blanc - 10 pains
- Wraps complets - 100 pièces
- Fromage frais - 4 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet en tranches - 3 kilogram
- Houmous - 4 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Laitue - 3 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Carottes râpées - 2 kilogrammes
- Fromage aux fines herbes - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Soupe de légumes - 15 litres
- Soupe de poulet - 10 litres
- Quiche végétarienne - 40 portions
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Pesto - 3 kilogrammes
- Sauce tomate - 6 litres
- Légumes grillés - 8 kilogram
- Morceaux de poulet - 8 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Salade verte - 8 kilogrammes
- Salade de fruits - 8 kilogrammes
- Yaourt - 8 kilogram
- Granola - 3 kilogrammes
- Biscuits - 5 kilogrammes
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Snacks salés - 4 kilogram
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Serviettes - 1000 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes de rangement en plastique - 20 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
Numéros de tableqté 12
Assiettes de buffetqté 8
Pinces de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Filtres à caféqté 300
Mugs thermos pour les intervenantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Conseils

Prévoyez un ordinateur, un projecteur, un écran et un câble HDMI par salle équipée, puis ajoutez au moins un adaptateur HDMI de secours pour le site.
Pour l’accueil, comptez une table d’inscription pour 50 à 75 participants et préparez les badges au moins 24 heures avant le congrès.
Comptez un verre à eau par participant et par service, avec 10 % de réserve. Ajoutez les verres à thé et les tasses à café selon le nombre de pauses prévues.
Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone technique, ainsi qu’une batterie externe ou un chargeur mobile pour le comptoir d’inscription.
Confirmez les quantités du traiteur 48 à 72 heures avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires signalés.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un congrès sur les soins ?: Prévoyez le mobilier des salles et de l’accueil, les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones, câbles, adaptateurs et multiprises. Ajoutez la vaisselle, les machines à café, les boissons et les fournitures nécessaires aux repas.
Combien de verres prévoir par participant pour un congrès ?: Comptez au minimum un verre à eau par participant et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour une journée avec deux pauses et un déjeuner, prévoyez généralement trois verres par personne si le lavage n’est pas organisé entre les services.
Quand commander le matériel technique du congrès ?: Réservez le matériel principal dès que le lieu et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le congrès. Vérifiez les câbles, adaptateurs et alimentations au plus tard 48 heures avant l’installation.
Quand confirmer le nombre de repas pour un congrès ?: Confirmez les quantités au traiteur 48 à 72 heures avant l’événement, après la dernière vérification des inscriptions. Gardez une marge de 5 à 10 % si des intervenants ou participants peuvent encore s’ajouter.

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