Qué comprar para un congreso de atención sanitaria

Un congreso sanitario necesita más que una sala y un programa: hay que preparar registro, presentaciones, sonido, proyección y pausas de café. Esta lista reúne el material que conviene comprar, alquilar o llevar, desde mesas y sillas hasta cables, micrófonos y vajilla. Confirma las cantidades cuando cierres la inscripción y revisa todo en el lugar al menos un día antes. Así evitarás descubrir a última hora que falta un adaptador, una toma de corriente o material para los ponentes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para congresocant. 12
Sillascant. 120
Mesas de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 4
Sillas para ponentescant. 4
Mesas de maquillajecant. 4
Percheroscant. 4
Perchascant. 120

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cargadores móvilescant. 4
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cuchilloscant. 130
Tenedorescant. 130
Cucharascant. 130
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Chafing dishescant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6

Decoración

Mantelescant. 16
Portatarjetas de nombrecant. 130
Banners del congresocant. 3
Carteles direccionalescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Bolígrafoscant. 150
Bloc de notascant. 150
Programascant. 150
Tarjetas de evaluacióncant. 150
Pulserascant. 150
Cordones para acreditacionescant. 150
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 3
Stock de papelcant. 5
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilogramo
- Café descafeinado - 1 kilogramo
- Té negro - 200 bolsas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té verde - 100 bolsitas
- Cacao en polvo - 1 kilogramo
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Nata para café - 4 litros
- Azúcar blanco - 3 kilogram
- Edulcorantes - 300 unidades
- Miel - 2 tarros
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Bitter lemon - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Té helado - 18 litros
- Limones - 3 kilogramos
- Pepinos - 4 kilogramos
- Manzanas - 8 kilogram
- Plátanos - 6 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 6 kilogram
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco de casino - 10 panes
- Wraps integrales - 100 unidades
- Queso crema - 4 kilogram
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogramos
- Hummus - 4 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Lechuga - 3 kilogramo
- Tomates - 5 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Zanahoria rallada - 2 kilogramos
- Queso con hierbas - 2 kilogramos
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Sopa de verduras - 15 litros
- Sopa de pollo - 10 litros
- Quiche vegetariana - 40 porciones
- Pasta - 8 kilogramos
- Pesto - 3 kilogram
- Salsa de tomate - 6 litros
- Verduras a la parrilla - 8 kilogram
- Trozos de pollo - 8 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Ensalada verde - 8 kilogramo
- Ensalada de frutas - 8 kilogramo
- Yogur - 8 kilogramo
- Granola - 3 kilogram
- Galletas - 5 kilogramos
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Snacks salados - 4 kilogramos
- Patatas chips de pimentón - 3 kilogramo
- Patatas fritas naturales - 3 kilogramo
- Servilletas - 1000 unidades
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Cajas de almacenamiento de plástico - 20 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Spray desinfectante - 4 botellas
- Jabón de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Números de mesacant. 12
Platos de buffetcant. 8
Pinzas de servircant. 12
Dispensadores de bebidascant. 6
Filtros de cafécant. 300
Vasos térmicos para ponentescant. 10

Limpieza

Papelelerascant. 8
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24

Consejos

Calcula el material de registro para todos los asistentes confirmados y añade un margen del 5 al 10 % para cambios de última hora. Prepara también las tarjetas de nombre y las etiquetas antes de abrir el mostrador.
Para cada sala con presentaciones, comprueba que haya un portátil, un proyector, una pantalla, un pulsador y los cables necesarios. Lleva al menos un adaptador HDMI de reserva por sala y guarda las presentaciones también en una memoria USB.
Cuenta un micrófono inalámbrico por intervención simultánea y prueba el sonido antes de que lleguen los asistentes. Los soportes de micrófono y las sillas para ponentes suelen olvidarse cuando se cambia la distribución de la sala.
Calcula la vajilla según el número de personas inscritas y el servicio previsto: tazas para el café, vasos para el agua y platos y cubiertos para la comida. Añade entre un 10 y un 15 % si no habrá reposición durante las pausas.
Revisa regletas, cables alargadores, cargadores y baterías externas durante el montaje, no cuando empiece la primera ponencia. Deja una caja identificada con repuestos y memorias USB en el mostrador de registro o junto a la mesa técnica.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso sanitario?: Prepara una silla por participante confirmado y añade entre un 5 y un 10 % de margen. Reserva aparte las sillas para ponentes y el equipo de registro, porque no deben restarse del aforo de la sala.
¿Cuándo debo confirmar la cantidad de catering?: Confirma el número definitivo entre 3 y 5 días antes del congreso, cuando las inscripciones estén revisadas. Comprueba también las preferencias dietéticas y conserva una lista actualizada para el servicio.
¿Cuántos proyectores y micrófonos hacen falta?: Cuenta un proyector y una pantalla por sala en la que haya presentaciones. Para el sonido, calcula al menos un micrófono inalámbrico por persona que intervenga simultáneamente y prueba todo entre 2 y 3 horas antes de empezar.
¿Qué cables y adaptadores debo llevar al congreso?: Lleva un cable HDMI por equipo de presentación, un adaptador compatible por portátil y al menos un adaptador HDMI de reserva por sala. Añade regletas y cables alargadores suficientes para que ningún puesto dependa de una única toma.

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