Que faut-il acheter pour un congrès sur la mobilité ?

Pour un congrès sur la mobilité, les achats se concentrent sur l’accueil, les présentations et la restauration des participants. Prévoyez le matériel audiovisuel complet, jusqu’aux câbles HDMI, rallonges et multiprises, car ces petits éléments sont souvent oubliés. Il faut aussi préparer les badges, les programmes, les supports pour les intervenants et la vaisselle adaptée au café, à l’eau et au repas. Cette liste regroupe les fournitures à acheter ou à apporter avant l’ouverture des inscriptions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tables de cateringqté 4
Table de prise de parole
Tables hautesqté 15
Éléments de podiumqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Pointeur laserqté 2
Chevalets de conférenceqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 180
Couverts de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bains-marieqté 8
Louchesqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 170
Panneaux du programmeqté 6
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Numéros de tableqté 15

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Nettoyant multi-usagesqté 3
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Jus d'orange - 20 litres
- Jus de pomme - 15 litres
- Bière sans alcool - 72 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 18 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 180 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Saumon fumé - 2 kilos
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Noix mélangées - 4 kilos
- Chips nature - 20 sachets
- Chips au paprika - 20 sachets
- Olives - 4 kilos
- Assortiment de noix apéritives - 4 kilos
- Mini frittatas aux légumes - 180 pièces
- Wraps végétariens - 100 pièces
- Wraps au poulet - 100 pièces
- Salade composée - 20 kilos
- Salade de pâtes - 18 kilos
- Salade de riz - 12 kilos
- Légumes grillés - 15 kilos
- Brochettes de poulet - 180 pièces
- Brochettes de légumes végétariennes - 80 pièces
- Salade de pommes de terre - 15 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Sauce à l’ail - 3 litres
- Sauce végétarienne - 4 litres
- Tarte aux fruits - 6 pièces
- Brownies - 180 pièces
- Fruits frais coupés - 12 kilo
- Serviettes - 600 pièces
- Filtres à café en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Cure-dents - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un programme imprimé par participant, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Pour chaque vidéoprojecteur et ordinateur portable, emportez au moins un câble HDMI de rechange, une rallonge et une multiprise. Testez toutes les connexions avant l’arrivée des intervenants.
Comptez deux à trois tasses par personne pour une journée avec plusieurs pauses café, puis vérifiez que le nombre de cuillères à café et de couverts de service suit le même rythme.
Gardez un jeu complet de supports pour les intervenants : ordinateur portable de présentation, pointeur laser, feutres pour paperboard et pieds de micro. Chargez les présentations sur l’ordinateur au plus tard la veille.
Pour l’accueil et les repas, installez séparément les tables d’inscription, de buffet et de catering. Ajoutez 5 % de verres et d’assiettes afin de remplacer rapidement la vaisselle utilisée ou renversée.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il imprimer pour un congrès ?: Imprimez un badge par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de badges vierges ou supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les changements de dernière minute.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel du congrès ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle sur place 2 à 3 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les présentations.
Combien de verres et de tasses prévoir par participant ?: Prévoyez au minimum deux verres à eau et deux tasses par personne pour une journée avec pauses café. Pour un repas avec vin, ajoutez un verre à vin par participant et gardez 5 % de vaisselle en réserve.
Quand acheter ou confirmer les fournitures du congrès ?: Confirmez le catering et le matériel audiovisuel 7 jours avant l’événement. Faites les courses et vérifiez les fournitures restantes 1 à 2 jours avant, afin de pouvoir remplacer rapidement un élément manquant.

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