Qué necesitas para organizar un Congreso de movilidad

Un Congreso de movilidad necesita mucho más que una sala y un programa. La lista reúne el mobiliario, el equipo audiovisual, los materiales de registro y el servicio de café y catering que debes comprar o reservar. Calcula las cantidades según el número final de participantes y añade margen para ponentes, personal y sustituciones. Revisa todo al menos 48 horas antes para evitar compras urgentes y problemas técnicos el día del congreso.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 170
Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas de buffetcant. 8
Mesas de cateringcant. 4
Mesa de oradores
Mesas altascant. 15
Piezas de escenariocant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Puntero lásercant. 2
Pizarras de rotafoliocant. 3
Rotuladores para pizarracant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 180
Platos de cenacant. 180
Platos de postrecant. 180
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Cubiertos de serviciocant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Chafing dishescant. 8
Cucharonescant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Portanombrescant. 170
Carteles del programacant. 6
Carteles con nombres para los ponentescant. 12
Señales de orientacióncant. 10
Números de mesacant. 15

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Limpiador multiusoscant. 3
Lavavajillascant. 3
Esponjascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 20 unidades
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Zumo de naranja - 20 litros
- Zumo de manzana - 15 litros
- Cerveza sin alcohol - 72 botellas
- Pilsener - 120 botellines
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 18 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 6 botellas
- Baguettes - 25 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini croissants - 180 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates - 8 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Pimientos - 5 kilo
- Zanahorias - 5 kilos
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Patatas fritas naturales - 20 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 20 bolsas
- Aceitunas - 4 kilos
- Mix de frutos secos salados - 4 kilos
- Mini frittatas de verduras - 180 unidades
- Wraps vegetarianos - 100 unidades
- Wraps de pollo - 100 unidades
- Ensalada mixta - 20 kilos
- Ensalada de pasta - 18 kilos
- Ensalada de arroz - 12 kilos
- Verduras a la parrilla - 15 kilos
- Brochetas de pollo - 180 unidades
- Pinchos de verduras vegetarianos - 80 piezas
- Ensalada de patatas - 15 kilo
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Aderezo de yogur - 4 litros
- Aliño balsámico - 2 litros
- Salsa de ajo - 3 litros
- Salsa vegetariana - 4 litros
- Pastel de frutas - 6 unidades
- Brownies - 180 unidades
- Fruta fresca cortada - 12 kilos
- Servilletas - 600 unidades
- Filtros de café de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos de dientes - 300 piezas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas

Consejos

Prepara las tarjetas con nombres y los folletos del programa como mínimo 24 horas antes; imprime algunas unidades extra para inscripciones de última hora.
Cuenta una silla por participante confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Incluye también asientos para ponentes, moderadores y personal de registro.
Comprueba el equipo audiovisual al menos 2 horas antes de abrir las puertas: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, alargadores y regletas.
Calcula la vajilla según el servicio previsto: una taza y un vaso por persona para la pausa de café, y platos y cubiertos para cada comensal del catering, con un 10 % adicional.
Coloca la mesa de inscripción con tarjetas, programa y la lista final de participantes al menos 60 minutos antes. Deja aparte las acreditaciones de ponentes y las indicaciones de acceso.

Preguntas frecuentes

¿Qué debo comprar para un Congreso de movilidad?: Necesitas mobiliario para asistentes, registro, catering y ponentes; equipo audiovisual; cables y regletas; materiales de presentación; vajilla y máquinas de café. La cantidad depende del número de participantes y del formato del programa.
¿Cuánta vajilla necesito para un congreso?: Calcula una pieza por persona y por servicio: un plato de cena, un plato de postre, cuchillo, tenedor y vaso si hay comida. Para café, prevé una taza y una cucharilla por asistente, más un 10 % de reserva.
¿Cuándo debo revisar el equipo audiovisual?: Haz una comprobación completa al menos 2 horas antes del inicio y pasa las presentaciones al portátil ese mismo día. Guarda una copia de cada presentación y verifica cada micrófono, cable HDMI, altavoz y regleta.
¿Cuándo preparo la mesa de inscripción?: Déjala montada al menos 60 minutos antes de la llegada de los participantes. La lista final, las tarjetas con nombres y los folletos del programa deberían estar impresos y revisados como mínimo el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.