Was brauche ich für einen Mobilitätskongress?

Für einen Mobilitätskongress brauchst du mehr als Beamer und Stühle: Registrierung, Vorträge, Pausen und Catering müssen gleichzeitig funktionieren. Diese Einkaufs- und Materialliste deckt die Ausstattung für Bühne, Präsentationen, Ton, Empfang und Bewirtung ab. Plane die Mengen nach Teilnehmerzahl und prüfe vor dem Veranstaltungstag, ob Kabel, Adapter und Ersatzmaterial vorhanden sind. Besonders Technikzubehör und beschriftete Unterlagen werden häufig zu spät organisiert.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 170
AnmeldetischeAnz. 3
BuffetischeAnz. 8
Catering-TischeAnz. 4
Rednertisch
StehtischeAnz. 15
BühnenelementeAnz. 4

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
HDMI-KabelAnz. 3
LaserpointerAnz. 2
FlipchartsAnz. 3
Flipchart-MarkerAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 180
Dinner-TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
ServierbesteckAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServierlöffelAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 170
ProgrammschilderAnz. 6
Namensschilder für SprecherAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 10
TischnummernAnz. 15

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
AllzweckreinigerAnz. 3
SpülmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 20 Stück
- Stilles Mineralwasser - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangensaft - 20 Liter
- Apfelsaft - 15 Liter
- Alkoholfreies Bier - 72 Flaschen
- Pilsener - 120 Flaschen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 18 Flaschen
- Alkoholfreier Weißwein - 6 Flaschen
- Baguettes - 25 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 180 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 3 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 8 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 5 Kilo
- Karotten - 5 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Naturchips - 20 Tüten
- Paprikachips - 20 Tüten
- Oliven - 4 Kilo
- Gemischte Knabbermischung - 4 Kilo
- Mini-Gemüsefrittatas - 180 Stück
- Vegetarische Wraps - 100 Stück
- Hähnchen-Wraps - 100 Stück
- Gemischter Salat - 20 Kilo
- Pastasalat - 18 kilo
- Reissalat - 12 kilo
- Gegrilltes Gemüse - 15 Kilo
- Hähnchenspieße - 180 Stück
- Vegetarische Gemüsespieße - 80 Stück
- Kartoffelsalat - 15 kilo
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Joghurtdressing - 4 Liter
- Balsamico-Dressing - 2 Liter
- Knoblauchsauce - 3 Liter
- Vegetarische Bratensoße - 4 Liter
- Fruchtkuchen - 6 Stück
- Brownies - 180 Stück
- Frisches Obst geschnitten - 12 Kilo
- Servietten - 600 Stück
- Papier-Kaffeefilter - 200 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Zahnstocher - 300 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Handseife - 6 Spender
- Handdesinfektionsmittel - 6 flacons
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Kongressstuhl und halte für Referenten und Moderation zusätzlich passende Plätze am Rednertisch bereit. Stehtische eignen sich für Pausen, ersetzen aber keine Sitzplätze im Vortragsraum.
Reserviere Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop und HDMI-Kabel spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Lade alle Präsentationen am Vortag auf den Laptop und nimm mindestens ein Ersatzkabel mit.
Rechne für die Registrierung mit einem Anmeldetisch, Namensschildern und Programmheften für 100 Prozent der angemeldeten Teilnehmer plus 10 Prozent Reserve. Lege zusätzlich Stifte und eine aktuelle Teilnehmerliste griffbereit aus.
Stimme Mikrofone, Lautsprecher, Tonmischpult und Mikrofonständer mindestens 60 Minuten vor Beginn ab. Teste jedes Funkmikrofon einzeln und verlege Verlängerungskabel so, dass keine Laufwege blockiert werden.
Bestelle Geschirr nach dem Cateringplan und nicht nur nach der Teilnehmerzahl: Für Kaffee brauchst du Tassen und Kaffeelöffel, für das Essen Teller, Messer, Gabeln sowie passendes Servierbesteck. Plane bei Gläsern und Tassen mindestens 10 Prozent Reserve ein.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen Mobilitätskongress?: Plane pro angemeldeter Person einen Kongressstuhl. Für Referenten und Moderation kommen die Plätze am Rednertisch hinzu; bei erwarteten Nachmeldungen sind 5 bis 10 Prozent zusätzliche Stühle sinnvoll.
Welche Technik brauche ich für einen Mobilitätskongress?: Für Präsentationen brauchst du mindestens Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel und Laserpointer. Für gesprochene Beiträge gehören Funkmikrofone, Mikrofonständer, Tonmischpult und Lautsprecher dazu; die Technik sollte mindestens 60 Minuten vor Einlass getestet werden.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte soll ich drucken?: Drucke Namensschilder und Programmhefte für alle angemeldeten Teilnehmer plus 10 Prozent Reserve. Bei 200 Anmeldungen sind das beispielsweise 220 Exemplare je Unterlage.
Wann muss ich die Kongressausstattung reservieren?: Reserviere Location, Catering und audiovisuelle Ausrüstung möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Die endgültigen Mengen für Geschirr, Catering und Unterlagen bestätigst du nach Anmeldeschluss, idealerweise 5 bis 7 Tage vorher.

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