Que faut-il prévoir pour un congrès sur l’innovation ?

Un congrès sur l’innovation demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, la circulation entre les interventions, la restauration et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle et l’équipement technique à acheter ou à réserver. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés : badges, rallonges, recharge des appareils et signalétique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 24
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 240
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Hotspot Wi-Fi
Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Pointeur laserqté 2

Décoration

Banderoles de congrèsqté 4
Drapeauxqté 8
Centres de tableqté 24
Porte-nomsqté 180
Panneaux indicateursqté 12
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 8
Lampes de tableqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 4 litres
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Spa Blauw - 180 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-croissants - 200 pièces
- Mini petits pains au fromage - 150 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Pistolets - 180 pièces
- Mini-wraps - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Brie - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Salade d'œufs - 2 kilogrammes
- Concombre - 20 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Olives - 3 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Pesto - 1,5 kilogramme
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Ciboulette - 250 grammes
- Basilic - 250 grammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bâtonnets salés - 8 sacs
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Galettes de riz - 6 paquets
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Citrons - 3 kilogrammes
- Mini muffins - 180 pièces
- Brownies - 150 pièces
- Biscuits - 12 paquets
- Mini-sandwichs vegan - 60 pièces
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Fromage à la crème vegan - 1 kilogramme
- Fromage vegan - 1 kilogramme
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gants en nitrile - 4 boîtes
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les bénévoles et les changements de dernière minute.
Pour une pause café, comptez au minimum une tasse et un verre par personne, avec 10 % supplémentaire pour éviter de manquer de vaisselle pendant le service.
Réservez un microphone sans fil pour les questions dans la salle et un second pour la scène si plusieurs intervenants se succèdent rapidement.
Comptez au moins une multiprise et une rallonge par zone équipée : accueil, scène, régie, recharge et espace des intervenants. Testez chaque prise avant l’ouverture.
Préparez les badges nominatifs et les programmes au moins 48 heures avant le congrès. Gardez une petite réserve vierge pour les inscriptions ou corrections sur place.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès sur l’innovation ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, installez donc 105 à 110 chaises, en tenant compte des intervenants et de l’équipe d’organisation.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Prévoyez un verre à eau par personne et une tasse à café par personne pour chaque service. Ajoutez 10 % de réserve, soit 110 pièces pour 100 participants, afin de couvrir les pertes et les changements de table.
Quand réserver le matériel technique du congrès ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et la table de mixage au moins 3 à 4 semaines avant la date. Faites un test complet 1 à 2 jours avant l’ouverture, avec les présentations définitives.
Combien de badges et de programmes imprimer ?: Imprimez un badge et un programme par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 100 inscrits, prévoyez donc 105 à 110 badges et programmes.

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