Was Sie für einen Innovationskongress brauchen

Für einen Innovationskongress brauchen Sie mehr als Sitzplätze und einen Beamer. Registrierung, Vorträge, Pausenverpflegung und parallele Technik müssen gleichzeitig funktionieren. Planen Sie Möbel, Geschirr und Präsentationstechnik nach der erwarteten Teilnehmerzahl und bestellen Sie Sonderausstattung frühzeitig. Diese Einkaufs- und Materialliste hilft Ihnen, typische Engpässe bei Empfang, Bühne, Catering und Stromversorgung zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 24
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 240
WeingläserAnz. 180
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 220
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 3
Wi-Fi-Hotspot
FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 24
LaserpointerAnz. 2

Dekoration

KongressbannerAnz. 4
FahnenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 180
WegweiserAnz. 12
KlebestreifenAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichtleistenAnz. 8
TischlampenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
ServierplattenAnz. 16
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Heiße Schokolade - 4 Liter
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zucker - 3 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Spa Blauw - 180 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pilsener - 120 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Mini-Croissants - 200 Stück
- Mini-Käsebrötchen - 150 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Pistolets - 180 Stück
- Mini-Wraps - 120 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Brie - 3 Kilogramm
- Geräuchertes Hähnchenbrustfilet - 3 kilogram
- Räucherlachs - 2 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Eiersalat - 2 Kilogramm
- Gurke - 20 stuks
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilogramm
- Kräuterbutter - 2 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Pesto - 1,5 Kilogramm
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Schnittlauch - 250 Gramm
- Basilikum - 250 Gramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzstangen - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 100 Stück
- Trauben - 8 Kilogramm
- Mandarinen - 8 Kilogramm
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Brownies - 150 Stück
- Kekse - 12 Packungen
- Vegane Mini-Sandwiches - 60 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 30 Stück
- Vegane Frischkäsecreme - 1 kilogram
- Veganer Käse - 1 Kilogramm
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Nitrilhandschuhe - 4 Kartons
- Müllsäcke - 100 Stück
- Gefrierbeutel - 2 Kartons
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flaschen

Tipps

Planen Sie pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei Stehtischen, Hockern oder wechselnden Workshop-Formaten sollte die Bestuhlung trotzdem für den größten Programmpunkt ausreichen.
Für die Registrierung brauchen Sie mindestens einen Tisch pro 75 bis 100 Gäste. Legen Sie Namensschilder, Programmhefte und Stifte spätestens am Vortag vollständig aus, damit der Einlass nicht durch Nachdrucke ins Stocken gerät.
Bestellen Sie Geschirr nach dem stärksten Verpflegungszeitpunkt, nicht nur nach der Gesamtzahl der Gäste. Rechnen Sie bei einer Kaffeepause mit mindestens einer Tasse und einem Glas pro Person sowie mit 10 Prozent Reserve.
Prüfen Sie die Präsentationstechnik mindestens 7 Tage vor dem Kongress gemeinsam mit dem Veranstaltungsort. Testen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel mit den tatsächlich verwendeten Präsentationen.
Planen Sie für Referierende einen eigenen Tisch und ausreichend Wasser ein. Bestätigen Sie Technik- und Cateringlieferungen spätestens 2 Werktage vorher und legen Sie fest, wer die Lieferungen am Veranstaltungstag entgegennimmt.

Häufige Fragen

Wie viele Stühle brauche ich für einen Innovationskongress?: Planen Sie zunächst einen Stuhl pro angemeldeter Person. Ergänzen Sie 5 bis 10 Prozent Reserve, also bei 200 Gästen etwa 210 bis 220 Stühle, sofern der Raum diese Bestuhlung zulässt.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Kongress?: Kalkulieren Sie pro Teilnehmer mindestens einen Teller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel, ein Wasserglas und eine Kaffeetasse. Für stark genutzte Teile wie Gläser und Tassen sind 10 Prozent Reserve sinnvoll; bei mehreren Mahlzeiten brauchen Sie entsprechend mehr.
Wann muss ich die Technik für einen Innovationskongress reservieren?: Reservieren Sie Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Präsentationsklicker möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Den vollständigen Funktionstest sollten Sie spätestens 7 Tage vorher durchführen.
Wie viele Mikrofone brauche ich für einen Kongress?: Für einen einzelnen Vortrag reichen meist ein Mikrofon für die Moderation und eines für die Bühne. Bei Podiumsdiskussionen sollten Sie pro gleichzeitig sprechender Person ein Mikrofon einplanen und mindestens ein Ersatzmikrofon bereithalten.

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