Que faut-il prévoir pour un congrès sur l’environnement ?

Pour un congrès sur l’environnement, les achats ne se limitent pas au café et à l’eau. Il faut aussi anticiper l’accueil des participants, les pauses, les présentations et les besoins techniques des intervenants. Cette liste vous aide à préparer les consommables et le matériel à temps, sans oublier les câbles, les multiprises ou les verres nécessaires pendant toute la journée. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et au format du programme.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de congrèsqté 20
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Tables hautesqté 8
Tables du stand d'informationqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Hotspot Wi-Fi
Enceintesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Panneaux indicateursqté 12
Bannières du stand d'informationqté 10
Nappesqté 20
Plantesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Café décaféiné - 1 kilo
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 3 boîtes
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Ice tea - 10 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme pétillant - 12 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini petits pains complets - 240 pièces
- Mini croissants - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Houmous - 5 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 5 kilo
- Fromage de chèvre - 2 kilos
- Filet de dinde - 4 kilos
- Tofu fumé - 3 kilo
- Roquette - 2 kilos
- Salade - 12 laitues
- Concombres - 8 kilo
- Tomates - 10 kilos
- Poivrons - 6 kilos
- Oignons rouges - 3 kilos
- Avocats - 30 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 120 pièces
- Poires - 80 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mandarines - 80 pièces
- Noix - 2 kilos
- Amandes - 2 kilos
- Graines de tournesol - 1 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Biscuits à l'avoine - 8 paquets
- Cookies au chocolat noir - 8 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Pesto - 2 kilo
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Basilic frais - 12 bottes
- Salade de pâtes végétarienne - 15 kilos
- Salade verte composée - 12 kilos
- Salade de pommes de terre - 10 kilos
- Soupe de légumes - 25 liter
- Burgers de lentilles - 120 pièces
- Riz aux herbes - 15 kilo
- Légumes rôtis - 15 kilo
- Sauce au yaourt - 4 litres
- Sauce vegan - 3 litres
- Desserts aux fruits - 120 pièces
- Mousse au chocolat vegan - 40 portions
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Filtres à café - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs compostables - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Désinfectant - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Prévoyez au moins 2 verres à eau par participant pour la journée, surtout si les pauses et les repas ont lieu dans des espaces différents. Ajoutez quelques verres de réserve pour les intervenants et les imprévus.
Pour une journée complète, comptez 3 à 4 tasses de café par personne, puis vérifiez que les machines à café, bouilloires et thermos permettent de servir chaque pause sans attente excessive.
Préparez un jeu de câbles HDMI, de rallonges et de multiprises par espace équipé, plus un jeu de secours. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur avant l’arrivée des participants.
Ne commandez pas les badges et la liste des participants au dernier moment : exportez les inscriptions au moins 48 heures avant le congrès, puis imprimez quelques badges vierges pour les changements sur place.
Pour les pauses et le service, prévoyez des plateaux, des louches et des glacières en fonction du nombre de points de distribution. Un seul point pour toute la salle crée vite une file d’attente, surtout à l’ouverture d’une pause.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès ?: Prévoyez environ 2 verres à eau par participant pour une journée, avec 10 % de réserve. Pour un repas ou un cocktail, ajoutez les verres à vin nécessaires selon le nombre de personnes servies.
Combien de café acheter pour un congrès d’une journée ?: Comptez 3 à 4 tasses par participant pour une journée avec deux pauses et un accueil café. Prévoyez le café, les tasses et les thermos au plus tard 3 jours avant l’événement.
Quand préparer le matériel technique du congrès ?: Rassemblez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les ordinateurs, les câbles et les multiprises au moins 48 heures à l’avance. Faites un test complet dans la salle la veille, avec les présentations des intervenants.
Combien de badges imprimer pour les participants ?: Imprimez un badge par personne inscrite, plus 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions modifiées ou de dernière minute. Finalisez la liste au moins 48 heures avant l’ouverture des portes.

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