Qué necesitas para un congreso sobre medio ambiente
Para un congreso sobre medio ambiente necesitas preparar mucho más que el escenario y las ponencias. Esta lista reúne el mobiliario, el equipo técnico, los materiales de registro y el servicio de café y comidas que suelen quedar para el último momento. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para vasos, platos y material impreso. Revisa también con antelación las necesidades técnicas de cada ponente.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas para congresocant. 20
- Mesas de registrocant. 2
- Mesa de oradores
- Escenario
- Mesas altascant. 8
- Mesas del stand de informacióncant. 10
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Punto de acceso Wi-Fi
- Altavocescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 150
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 150
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Folletos del programacant. 130
- Carteles direccionalescant. 12
- Banners del stand informativocant. 10
- Mantelescant. 20
- Plantascant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Paños de limpiezacant. 20
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Café descafeinado - 1 kilo
- Té negro - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 3 cajitas
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Té helado - 10 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana con gas - 12 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Barras de pan - 20 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Mini panecillos integrales - 240 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Hummus - 5 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 5 kilo
- Queso de cabra - 2 kilo
- Pechuga de pavo - 4 kilos
- Tofu ahumado - 3 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Pepinos - 8 kilos
- Tomates - 10 kilo
- Pimientos - 6 kilos
- Cebollas rojas - 3 kilo
- Aguacates - 30 unidades
- Zanahorias - 5 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Peras - 80 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mandarinas - 80 unidades
- Nueces - 2 kilo
- Almendras - 2 kilos
- Pipas de girasol - 1 kilo
- Pasas - 1 kilo
- Galletas de avena - 8 paquetes
- Galletas de chocolate negro - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Pesto - 2 kilo
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Albahaca fresca - 12 ramilletes
- Ensalada de pasta vegetariana - 15 kilo
- Ensalada verde mixta - 12 kilo
- Ensalada de patatas - 10 kilos
- Sopa de verduras - 25 litros
- Hamburguesas de lentejas - 120 unidades
- Arroz con especias - 15 kilo
- Verduras asadas - 15 kilos
- Aderezo de yogur - 4 litros
- Aderezo vegano - 3 litros
- Postres de fruta - 120 unidades
- Mousse de chocolate vegana - 40 porciones
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Filtros de café - 150 unidades
- Palitos para remover - 300 unidades
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas compostables - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Jabón de manos - 8 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Desinfectante - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
Consejos
- Calcula las sillas para todas las personas inscritas y añade un 10 % de margen: en un congreso de 100 asistentes, prepara al menos 110 plazas. Reserva además mesas separadas para el registro, los ponentes y los stands informativos.
- Comprueba el equipo audiovisual como mínimo 48 horas antes. Prueba el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el clic de presentación y cada portátil con los cables HDMI correspondientes.
- Para una pausa de café, calcula 2 tazas por persona si dura alrededor de 30 minutos. Ten preparadas máquinas de café, teteras, termos, bandejas y suficientes vasos de agua antes de abrir el registro.
- Prepara las acreditaciones y la lista de participantes al menos un día antes. Imprime un 10 % adicional de tarjetas con nombres y copias de la lista por si hay cambios o inscripciones en la entrada.
- Cuenta los enchufes antes de colocar las mesas. Lleva cables alargadores y regletas suficientes para el proyector, los portátiles, el punto de acceso Wi-Fi y el resto del equipo, sin dejar cables atravesando las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso de 100 personas?
- Prepara 110 sillas para cubrir las 100 inscripciones y dejar un margen del 10 %. Si hay varias salas o sesiones paralelas, calcula las plazas por sala y no solo el total del congreso.
- ¿Cuánto café y agua hace falta por asistente?
- Para una pausa de 30 minutos, calcula aproximadamente 2 tazas de café o té y 2 vasos de agua por persona. Para 100 asistentes, prepara unas 200 tazas y 200 vasos, además de un margen del 10 %.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?
- Haz una prueba completa al menos 48 horas antes y repítela el mismo día, antes de que llegue el público. Comprueba también los cables HDMI, el clic de presentación, los altavoces y los portátiles de los ponentes.
- ¿Cuándo hay que preparar las acreditaciones y la lista de participantes?
- Imprime las tarjetas con nombres y la lista de participantes como mínimo 24 horas antes. Añade un 10 % de copias extra y deja una mesa de registro preparada antes de abrir las puertas.
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