Que faut-il prévoir pour un congrès sur l’énergie ?

Pour un congrès sur l’énergie, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le matériel de présentation, les branchements, la sonorisation, l’accueil et la restauration pour chaque participant. Comptez les consommables selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus. Vérifiez aussi les adaptateurs, chargeurs et câbles avant le jour J : ce sont les éléments le plus souvent oubliés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables de congrèsqté 18
Table d’accueilqté 2
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Clic-clacqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 140
Tasses à caféqté 140
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 140
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 18
Porte-nomsqté 140
Compositions floralesqté 12
Stylos à billeqté 160
Brochures du programmeqté 140
Badges nominatifsqté 140
Blocs-notesqté 140
Numéros de tableqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chai latte - 1 boîte
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Pilsener - 6 caisses
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Houmous - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bretzels salés - 6 sacs
- Toast - 8 paquets
- Pain complet - 12 pains
- Baguettes - 18 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Wraps au houmous - 60 pièces
- Poulet fumé - 3 kilogrammes
- Fromage aux fines herbes - 2 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Salade mélangée - 6 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Mini muffins - 150 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Lentilles - 4 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Couscous - 5 kilogrammes
- Pois chiches - 5 kilogrammes
- Légumes grillés - 12 kilogrammes
- Blanc de poulet - 18 kilogrammes
- Burgers végétariens - 45 pièces
- Sauce tomate - 8 litres
- Sauce pesto - 3 kilogrammes
- Mayonnaise - 3 kilogrammes
- Ketchup - 3 kilogrammes
- Moutarde - 2 kilogrammes
- Sauce chili - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Ail - 500 gram
- Jus de citron - 2 litres
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 2 boîtes
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Serviettes - 600 pièces
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Spray nettoyant - 4 flacons
- Lessive - 1 bouteille

Conseils

Prévoyez au moins 2 verres à eau par participant si le service est renouvelé pendant la journée, ainsi qu’un verre à vin uniquement si le programme comprend un déjeuner ou une réception avec vin.
Pour le café, comptez 2 tasses par personne sur une journée complète, avec une réserve de 10 % pour les intervenants, l’équipe technique et les arrivées anticipées.
Préparez au minimum 2 câbles HDMI et 2 adaptateurs USB-C compatibles avec les ordinateurs des intervenants. Demandez les modèles utilisés au moins 7 jours avant le congrès.
Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, en séparant la table de présentation, la régie son et l’espace d’accueil. Testez chaque branchement avant l’ouverture des portes.
Imprimez les badges, programmes et listes de présence avec une marge de 10 % sur le nombre d’inscrits confirmé. Gardez les exemplaires supplémentaires à la table d’accueil, avec les fournitures nécessaires pour les corrections de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès sur l’énergie ?: Prévoyez 2 verres à eau par participant pour une journée, soit 200 verres pour 100 personnes. Ajoutez 10 % si le lavage ou le renouvellement pendant les pauses n’est pas possible.
Quel matériel audiovisuel faut-il acheter ou louer pour un congrès ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur de présentation, des microphones sans fil, une console de mixage et des haut-parleurs. Demandez les formats de connexion des intervenants au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de badges et de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par inscrit confirmé, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 150 participants, préparez donc environ 165 badges et 165 programmes.
Quand faut-il vérifier les câbles et les adaptateurs ?: Faites l’inventaire au moins 7 jours avant le congrès et testez tout le matériel la veille. Gardez 2 adaptateurs USB-C et 2 câbles HDMI de secours sur place.

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