Qué necesitas para un congreso de energía
Para un congreso de energía necesitas coordinar mucho más que sillas y un proyector. La lista incluye mobiliario para la sala y la recepción, equipos para las ponencias, iluminación, vajilla y materiales para acreditaciones y programas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y reserva con antelación los elementos técnicos y el catering. También conviene comprobar antes del montaje que el portátil, los adaptadores, los micrófonos y todos los cables sean compatibles.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 140
- Mesas para congresocant. 18
- Mesa de recepcióncant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesa de oradores
- Piezas de escenariocant. 4
- Mesas altascant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores USB-Ccant. 3
- Pulsadorcant. 2
- Cargadores de portátilcant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 160
- Copas de vinocant. 140
- Tazas de cafécant. 140
- Platos de cenacant. 150
- Platos de postrecant. 140
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 12
- Bandejas para mantener calientecant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
Decoración
- Manteles runnerscant. 18
- Portanombrescant. 140
- Arreglos floralescant. 12
- Bolígrafoscant. 160
- Folletos del programacant. 140
- Tarjetas de nombrecant. 140
- Bloc de notascant. 140
- Números de mesacant. 18
- Carteles direccionalescant. 12
- Cartel de registro
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chai latte - 1 caja
- Azúcar - 3 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilogramos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Ginger beer - 4 botellas
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Cerveza pilsener - 6 cajas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Burbujas - 8 botellas
- Hummus - 3 kilogramos
- Aceitunas - 2 kilogram
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Pretzels salados - 6 bolsas
- Tostadas - 8 paquetes
- Pan integral - 12 panes
- Baguettes - 18 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Wraps de hummus - 60 unidades
- Pollo ahumado - 3 kilogram
- Queso con hierbas - 2 kilogramos
- Pepinos - 3 kilogram
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Ensalada mixta - 6 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebollas rojas - 1 kilogramo
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 120 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Brownies - 120 unidades
- Lentejas - 4 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Cuscús - 5 kilogramos
- Garbanzos - 5 kilogramo
- Verduras a la parrilla - 12 kilogramos
- Pechuga de pollo - 18 kilogramo
- Hamburguesas vegetarianas - 45 unidades
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa pesto - 3 kilogramo
- Mayonesa - 3 kilogramo
- Ketchup - 3 kilogram
- Mostaza - 2 kilogram
- Salsa de chile - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Ajo - 500 gram
- Zumo de limón - 2 liter
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 2 cajas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Servilletas - 600 unidades
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Spray de limpieza - 4 botellas
- Detergente - 1 botella
Consejos
- Calcula al menos una silla por inscrito confirmado y añade un margen del 5 % para asistentes de última hora. Separa además las sillas de la zona de ponentes y reserva espacio para la mesa de recepción.
- Prepara un equipo técnico de respaldo: lleva un segundo adaptador USB-C, un cable HDMI adicional y cargadores para el portátil. Comprueba las conexiones en la sala como mínimo 24 horas antes.
- Para el catering, confirma las cantidades después del cierre de inscripciones y separa las preferencias dietéticas en una lista visible para el proveedor. No esperes al día del congreso para avisar de alergias o menús especiales.
- Calcula la vajilla por servicio y añade entre un 10 % y un 15 % de unidades extra: vasos para agua, tazas de café, platos y cubiertos. El café y el agua suelen necesitar reposición antes de la pausa principal.
- Imprime las acreditaciones, etiquetas con nombres y folletos del programa al menos 2 días antes. Lleva copias adicionales, rotuladores y una lista de asistencia para resolver cambios de nombre o inscripciones en la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso de energía?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade un 5 % de margen. Para 200 asistentes, prepara al menos 210 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
- ¿Cuándo debo reservar el equipo técnico del congreso?
- Confirma el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas entre 4 y 6 semanas antes. Haz una prueba completa en la sala al menos 24 horas antes del inicio.
- ¿Cuánta vajilla necesito para un congreso?
- Calcula una unidad por asistente y por servicio, más un 10 % o 15 % adicional. Para 100 personas, pide aproximadamente 110 vasos, tazas, platos y juegos de cubiertos, ajustando la cantidad a cada comida o pausa.
- ¿Cuándo debo imprimir las acreditaciones y los programas?
- Imprime las acreditaciones, las etiquetas y los folletos 2 días antes del congreso, cuando la lista de inscritos esté casi cerrada. Prepara entre un 5 % y un 10 % de copias adicionales para cambios y registros en la entrada.
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