Boodschappenlijst voor een Energiecongres

Voor een Energiecongres heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Sprekers wisselen presentaties en aansluitingen af, bezoekers moeten herkenbaar zijn en tijdens pauzes moeten koffie, water en servies klaarstaan. Controleer vooraf hoeveel deelnemers en sprekers komen, zodat je aantallen kunt bestellen zonder op de dag zelf mis te grijpen. Gebruik deze lijst naast het programma, de zaalindeling en het technische draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Congrestafelsaantal 18
Ontvangsttafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Statafelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
USB-C-adaptersaantal 3
Klikkeraantal 2
Laptopladersaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 140
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 140
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 140
Bloemstukkenaantal 12
Balpennenaantal 160
Programmafoldersaantal 140
Naamkaartjesaantal 140
Notitieblokkenaantal 140
Tafelnummersaantal 18
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Chai latte - 1 doos
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Gemberbier - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 4 kratten
- Pilsener - 6 kratten
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- Hummus - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute pretzels - 6 zakken
- Toastjes - 8 pakken
- Volkorenbrood - 12 broden
- Stokbrood - 18 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Hummuswraps - 60 stuks
- Gerookte kip - 3 kilogram
- Kruidenkaas - 2 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Gemengde sla - 6 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode uien - 1 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 120 stuks
- Mini muffins - 150 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Linzen - 4 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Couscous - 5 kilogram
- Kikkererwten - 5 kilogram
- Gegrilde groenten - 12 kilogram
- Kipfilet - 18 kilogram
- Vegetarische burgers - 45 stuks
- Tomatensaus - 8 liter
- Pestosaus - 3 kilogram
- Mayonaise - 3 kilogram
- Ketchup - 3 kilogram
- Mosterd - 2 kilogram
- Chilisaus - 2 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Knoflook - 500 gram
- Citroensap - 2 liter
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 2 dozen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Servetten - 600 stuks
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Reinigingsspray - 4 flessen
- Wasmiddel - 1 fles

Tips

Plan per spreker minstens één presentatieaansluiting: leg naast de presentatielaptop ook HDMI-kabels, USB-C-adapters en een klikker klaar. Test iedere combinatie uiterlijk de dag vóór het congres.
Neem voor een congreszaal meerdere verlengkabels en stekkerdozen mee en houd één reserve-exemplaar van elke veelgebruikte adapter achter de hand. Kabels liggen vaak verder van het podium dan op de plattegrond lijkt.
Zet bij de ontvangst een aparte tafel klaar voor badges, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst. Leg deze materialen minimaal 30 minuten vóór de inloop op volgorde van achternaam of registratie klaar.
Stem servies af op het programma: plan koffie- en waterglazen voor de ontvangst en pauzes, en voeg diner- en dessertborden met vorken, messen en lepels toe als er een maaltijd wordt geserveerd.
Controleer de techniek op locatie vóór de eerste spreker arriveert: test beamer, projectiescherm, geluid, draadloze microfoons en luidsprekers met de definitieve presentaties. Reserveer hiervoor minstens 60 minuten op de opbouwdag.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een Energiecongres?: Reken naast congresmeubilair op een beamer, projectiescherm, presentatielaptop, microfoons, geluidsapparatuur, kabels en adapters. Voor ontvangst en catering heb je ook een ontvangsttafel, buffettafels, badges, naamkaartjes en passend servies nodig.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een Energiecongres?: Plan minimaal één draadloze microfoon voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Bij een panel of meerdere sprekers tegelijk heb je per gelijktijdige spreker een extra microfoon nodig; test het volledige aantal minstens 60 minuten vóór de start.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congres?: Bestel per verwachte deelnemer minimaal één koffiekopje en één waterglas voor de ontvangst en pauzes. Serveer je een maaltijd, tel dan per persoon één dinerbord, één dessertbord, één vork, één mes en één lepel, plus ongeveer 10 procent reserve.
Wanneer moet ik techniek en materialen voor een Energiecongres regelen?: Bevestig de techniekleverancier en reserveer het meubilair zodra de locatie en zaalindeling vaststaan, bij voorkeur minimaal 4 weken vóór het congres. Haal of lever alle materialen uiterlijk de dag vóór de bijeenkomst aan, zodat je nog tijd hebt om aansluitingen en presentaties te testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!