Liste de courses pour un congrès professionnel

Un congrès professionnel demande plus que des chaises et du café. Il faut prévoir l’accueil des participants, les stands, la signalétique, les présentations et les pauses sans manquer de matériel le jour venu. Cette liste vous aide à rassembler les fournitures et équipements nécessaires, des câbles HDMI aux verres à eau. Vérifiez les quantités à partir du nombre d’exposants, d’intervenants et de participants confirmés, puis faites les achats au plus tard la veille.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 180
Tables pliantesqté 24
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 8
Tabourets de barqté 12
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Stands d’expositionqté 24
Poubellesqté 12

Équipement

Écransqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Cliqueur de présentationqté 2
Routeurs WiFiqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 220
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d'eauqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Présentoirsqté 30
Panneaux du programmeqté 6
Sets de nappesqté 24
Compositions floralesqté 12
Pots à stylosqté 24
Bannières drapeauxqté 8

Éclairage

Lampadaires LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Catering

Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 6
Conteneurs à glaceqté 6
Corbeilles à painqté 12
Porte-serviettesqté 24
Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 18 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière - 240 bouteilles
- Bière sans alcool - 60 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 30 kilos
- Mini croissants - 220 pièces
- Mini pains au chocolat - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains multigrains - 120 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Fromage jeune - 6 kilo
- Vieux fromage - 3 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Fromage frais - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 4 kilos
- Jambon de rôti - 3 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Concombres - 4 kilos
- Salade - 12 laitues
- Oignon rouge - 2 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Olives - 3 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 180 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Mandarines - 120 pièces
- Mélange de noix - 5 kilos
- Raisins secs - 2 kilos
- Yaourt - 12 litres
- Granola - 5 kilo
- Mini muffins - 240 pièces
- Brownies - 180 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 10 sachets
- Fromage aux herbes - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Balsamique - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Basilic - 10 bottes
- Repas diététiques - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Amuse-bouches vegan - 60 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Serviettes - 1.000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 12 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Spray désinfectant - 6 bouteilles
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces

Cuisine

Planches à découperqté 6
Sets d’ustensiles de cuisineqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Conseils

Prévoyez un badge nominatif par participant, exposant et intervenant, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions tardives ou les erreurs d’impression. Triez-les par ordre alphabétique avant l’ouverture de l’accueil.
Comptez au moins un écran et un ordinateur portable pour chaque espace de présentation, avec un câble HDMI et l’adaptateur adapté. Testez chaque combinaison 24 heures avant le congrès et gardez un adaptateur de secours à l’accueil.
Pour une pause-café, prévoyez deux tasses et deux verres par personne si la vaisselle n’est pas lavée sur place. Ajoutez une machine à café ou une bouilloire par point de service afin d’éviter une file unique.
Réservez les microphones sans fil, pieds de micro, haut-parleurs et table de mixage en fonction du programme, pas seulement du nombre d’intervenants. Gardez des piles de rechange et testez le son avant l’arrivée du public.
Les tables d’inscription, de buffet et d’exposition sont souvent oubliées au moment des achats. Confirmez leur nombre avec le plan de salle au moins trois jours avant, puis prévoyez une poubelle près de chaque buffet et zone de restauration.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un congrès professionnel ?: Prévoyez une table d’inscription, les badges de tous les inscrits, 5 à 10 % de badges vierges en réserve et la signalétique vers l’accueil, les salles et les stands. Préparez le tout au moins la veille pour pouvoir corriger les erreurs.
Combien de verres et de tasses faut-il pour un congrès ?: Comptez deux tasses et deux verres par personne pour une demi-journée sans lavage intermédiaire. Pour une journée complète, prévoyez plutôt trois à quatre unités de chaque type, selon le nombre de pauses et de repas.
Quel matériel technique faut-il acheter ou louer pour les présentations ?: Prévoyez au minimum un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, un adaptateur HDMI et un cliqueur par espace de présentation. Testez les présentations et les branchements 24 heures avant le début du congrès.
Quand faire les courses pour un congrès professionnel ?: Achetez les fournitures non périssables trois à cinq jours avant et récupérez le matériel loué au plus tard la veille. Refroidissez les boissons et rassemblez la vaisselle, les câbles et les rallonges le jour précédent.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.