Einkaufsliste für einen Messekongress
Bei einem Messekongress brauchst du mehr als Messestände und Sitzplätze: Registrierung, Vorträge, Catering und Besucherführung müssen gleichzeitig funktionieren. Plane die Ausstattung nach erwarteten Teilnehmern, Ausstellern und Programmpunkten. Getränke, Geschirr und Namensmaterial werden oft zu spät bestellt, während Adapter, Verlängerungskabel und Ersatztechnik am Veranstaltungstag fehlen. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge früh zu prüfen und Mengen für den Kongresstag festzulegen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 24
- RegistrierungstischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 12
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- MesseständeAnz. 24
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- BildschirmeAnz. 3
- LaptopsAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 6
- HDMI-AdapterAnz. 6
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- PräsentationsklickerAnz. 2
- WiFi-RouterAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- WassergläserAnz. 220
- WeingläserAnz. 180
- TellerAnz. 220
- BestecksetsAnz. 220
- ServierschalenAnz. 24
- ServierzangenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkaraffenAnz. 12
Dekoration
- NamensschilderAnz. 180
- HalterständerAnz. 30
- ProgrammschilderAnz. 6
- TischdeckensetsAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 12
- StiftehalterAnz. 24
- FahnenbannerAnz. 8
Beleuchtung
- LED-StehlampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Catering
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 6
- EisbehälterAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 12
- ServiettenhalterAnz. 24
- Einkäufe
- Kaffee - 8 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 60 Fläschchen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Mini-Croissants - 220 Stück
- Mini-Schokobrötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 12 Brote
- Weiße Brötchen - 180 Stück
- Mehrkornbrötchen - 120 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Junger Käse - 6 Kilo
- Alter Käse - 3 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Frischkäse - 3 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 4 Kilo
- Roastbeef-Aufschnitt - 3 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Paprika - 3 kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 180 Stück
- Bananen - 120 Stück
- Mandarinen - 120 Stück
- Nussmix - 5 Kilo
- Rosinen - 2 Kilo
- Joghurt - 12 Liter
- Granola - 5 kilo
- Mini-Muffins - 240 Stück
- Brownies - 180 Stück
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Salzgebäck - 10 Tüten
- Kräuterfrischkäse - 2 Kilo
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico - 2 Flaschen
- Olivenöl - 3 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 500 Gramm
- Basilikum - 10 Bund
- Diätmahlzeiten – 20 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Vegane Häppchen - 60 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Servietten - 1.000 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 12 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Desinfektionsspray - 6 Flaschen
- AA-Batterien - 24 Stück
- AAA-Batterien - 24 Stück
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Kochutensilien-SetsAnz. 4
- KühlmattenAnz. 8
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 24
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
Tipps
- Plane pro Registrierungstisch mindestens einen Laptop, eine aktuelle Teilnehmerliste und ausreichend Namensschilder ein. Bei 100 Gästen sind etwa 120 Schilder sinnvoll, damit kurzfristige Anmeldungen und Korrekturen abgedeckt sind.
- Rechne für die erste Kongressstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser für Referenten und Aussteller bereit. Kühlboxen solltest du spätestens am Vortag befüllen, damit die Getränke zum Einlass kalt sind.
- Prüfe jede Präsentation mindestens 24 Stunden vor Beginn auf dem vorgesehenen Laptop. Lege für jeden Anschluss passende HDMI-Adapter, ein Ersatzkabel und einen Präsentationsklicker an den Rednertisch.
- Bestelle Geschirr nicht nur für die erwartete Teilnehmerzahl, sondern mit einer Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent. Bei 100 Gästen entsprechen das ungefähr 110 bis 115 Teller, Gläser und Bestecksets.
- Markiere Strom- und Technikbedarf im Lageplan, bevor die Messestände aufgebaut werden. Verlängerungskabel, WiFi-Router und Lautsprecher müssen vor dem Einlass getestet werden, nicht erst während des ersten Vortrags.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Messekongress?
- Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Sitzbereiche, Bühne, Catering und Messestände sowie Bildschirme, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher und Präsentationszubehör. Ergänze Getränke, Geschirr, Namensschilder, Programmhefte, Beschilderung und Abfallbehälter.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Messekongress?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Person und Stunde. Bei 100 Teilnehmern sind für die erste Stunde also 200 bis 300 Getränke ein sinnvoller Richtwert, zusätzlich zu Wasser für Referenten und Aussteller.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 100 Kongressteilnehmer?
- Rechne mit mindestens 110 bis 115 Exemplaren pro Geschirrart, wenn 100 Personen erwartet werden. Die Reserve von 10 bis 15 Prozent deckt Nachschub, Verschmutzungen und kurzfristige Gäste ab.
- Wann muss ich Technik und Catering für den Messekongress bestellen?
- Reserviere Catering, Technik und Mobiliar möglichst vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Prüfe Präsentationen, Kabel, Adapter und Mikrofone spätestens 24 Stunden vorher; Getränke und verderbliche Waren kaufst du am Vortag.
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