Lista de compras para un congreso profesional
Organizar un congreso profesional exige preparar mucho más que el programa y las invitaciones. Necesitarás mobiliario para expositores y asistentes, equipo audiovisual para las ponencias, materiales de registro y un servicio de café y bebidas que funcione durante toda la jornada. Esta lista te ayuda a reunirlo todo sin olvidar adaptadores, regletas, cables de repuesto o vajilla suficiente. Calcula las cantidades según el número final de participantes, ponentes y stands confirmados.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 180
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas de registrocant. 3
- Mesas de buffetcant. 8
- Taburetes de barcant. 12
- Mesa de oradores
- Piezas de escenariocant. 4
- Stands de exposicióncant. 24
- Papeleracant. 12
Equipo
- Pantallascant. 3
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 6
- Adaptadores HDMIcant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Clic de presentacióncant. 2
- Routers WiFicant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasos para aguacant. 220
- Copas de vinocant. 180
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Bandejas de servircant. 24
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 12
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 180
- Soportescant. 30
- Carteles del programacant. 6
- Sets de mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 12
- Portalápicescant. 24
- Banderas bannercant. 8
Iluminación
- Lámparas LED de piecant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
Catering
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Contenedores para hielocant. 6
- Cestas de pancant. 12
- Porta-servilletascant. 24
- Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche - 18 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza - 240 botellas
- Cerveza sin alcohol - 60 botellas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 30 kilos
- Mini croissants - 220 unidades
- Mini bollos de chocolate - 180 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Panecillos blancos - 180 unidades
- Bollos multigrano - 120 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso joven - 6 kilos
- Queso curado - 3 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Queso crema - 3 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 4 kilo
- Fiambre de rosbif - 3 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Pepinos - 4 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Cebolla roja - 2 kilos
- Pimiento - 3 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 180 unidades
- Plátanos - 120 unidades
- Mandarinas - 120 unidades
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Pasas - 2 kilos
- Yogur - 12 litros
- Granola - 5 kilo
- Mini muffins - 240 unidades
- Brownies - 180 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Snacks salados - 10 bolsas
- Queso con hierbas - 2 kilo
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 500 gram
- Albahaca - 10 manojos
- Comidas dietéticas - 20 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Ingredientes veganos para untar - 2 kilos
- Aperitivos veganos - 60 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Servilletas - 1.000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 12 frascos
- Papel de mano - 12 paquetes
- Spray desinfectante - 6 botellas
- Pilas AA - 24 unidades
- Pilas AAA - 24 unidades
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Sets de utensilios de cocinacant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Consejos
- Calcula las sillas para el aforo completo y añade un margen del 5 al 10 %: los asistentes cambian de sala y algunos expositores necesitan asientos adicionales.
- Prepara al menos un portátil, cable HDMI y adaptador compatible por sala con presentaciones. Comprueba cada presentación técnica y lleva un clic de presentación de repuesto.
- Para el registro, reserva una mesa por cada 100 a 150 participantes y ordena las tarjetas con nombres alfabéticamente antes de abrir las puertas. Ten folletos del programa y señalización listos el día anterior.
- Cuenta una toma eléctrica por equipo y añade regletas y cables alargadores suficientes para evitar que pantallas, portátiles y equipos de sonido compartan una sola conexión.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por hora. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y confirma las preferencias dietéticas con el catering al menos 7 días antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso profesional?
- Prepara una silla por asistente confirmado y añade un 5-10 % de margen. Para 200 inscritos, calcula entre 210 y 220 sillas, sin contar las necesarias para ponentes o expositores.
- ¿Cuánto equipo audiovisual hace falta para las ponencias?
- Por cada sala necesitas como mínimo una pantalla, un portátil, un cable HDMI, un adaptador compatible y un clic de presentación. Añade micrófonos inalámbricos y altavoces cuando la sala supere aproximadamente 50 personas.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los folletos?
- Cierra la lista final de participantes entre 24 y 48 horas antes. Imprime las tarjetas con nombres y los folletos del programa como mínimo el día anterior, y clasifica las acreditaciones antes de montar el registro.
- ¿Cuánta vajilla y café debo comprar para un congreso?
- Calcula una taza de café por persona en cada pausa y añade un 10 % de margen. Para vasos, platos y cubiertos, usa al menos una unidad por servicio previsto; si no habrá lavado, calcula 2 unidades por persona para cada pieza reutilizable.
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