Boodschappenlijst voor een vakbeurscongres
Voor een vakbeurscongres heb je meer nodig dan alleen stands en stoelen. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, exposanten moeten hun plek kunnen inrichten en presentaties moeten zonder technische vertraging starten. Denk daarom vooraf aan kabels, adapters, naamkaartjes, bewegwijzering en koelruimte voor dranken. Stem aantallen af op je definitieve deelnemerslijst en reserveer materialen met levertijd uiterlijk enkele weken vooraf.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 24
- Registratietafelsaantal 3
- Buffettafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Spreektafel
- Podiumdelenaantal 4
- Expositorstandsaantal 24
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Beeldschermenaantal 3
- Laptopsaantal 3
- HDMI-kabelsaantal 6
- HDMI-adaptersaantal 6
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Speakersaantal 4
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Presentatieklikkeraantal 2
- WiFi-routersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Koffieautomatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Waterglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 180
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerschalenaantal 24
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Waterkaraffenaantal 12
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 180
- Houderstandaardsaantal 30
- Programmabordenaantal 6
- Tafelkleedensetsaantal 24
- Bloemstukkenaantal 12
- Pennenbakjesaantal 24
- Vlaggenbannersaantal 8
Verlichting
- LED-sta lampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 6
Catering
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 6
- IJscontainersaantal 6
- Broodmandenaantal 12
- Servettenhoudersaantal 24
- Boodschappen
- Koffie - 8 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Bier - 240 flesjes
- Alcoholvrij bier - 60 flesjes
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Prosecco - 12 flessen
- IJsblokjes - 30 kilo
- Mini croissants - 220 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 180 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte broodjes - 180 stuks
- Meergranen broodjes - 120 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Jonge kaas - 6 kilo
- Oude kaas - 3 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 4 kilo
- Rosbiefbeleg - 3 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Komkommers - 4 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Rode ui - 2 kilo
- Paprika - 3 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 180 stuks
- Bananen - 120 stuks
- Mandarijnen - 120 stuks
- Notenmix - 5 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Yoghurt - 12 liter
- Granola - 5 kilo
- Mini muffins - 240 stuks
- Brownies - 180 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoutjes - 10 zakken
- Kruidenkaas - 2 kilo
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamico - 2 flessen
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilo
- Peper - 500 gram
- Basilicum - 10 bosjes
- Dieetmaaltijden - 20 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 2 kilo
- Vegan hapjes - 60 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Servetten - 1.000 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vaatwastabletten - 1 verpakking
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 12 flacons
- Handdoekpapier - 12 pakken
- Desinfecterende spray - 6 flessen
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksgebruikssetsaantal 4
- Koelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
Tips
- Voorzie bij de registratie twee tafels per 100 bezoekers: één voor het opzoeken van deelnemers en één voor het uitdelen van naamkaartjes en programmafolders. Leg de naamkaartjes alfabetisch klaar en houd ongeveer 10 procent blanco kaartjes achter de hand.
- Neem per presentatieruimte minimaal één laptop, één presentatieklikker, één HDMI-kabel en twee HDMI-adapters mee. Test elke combinatie uiterlijk één dag vooraf met de definitieve presentaties; adapters worden opvallend vaak vergeten.
- Reken voor koffie en thee op één warme drank per persoon bij ontvangst en nog één per persoon tijdens de pauze. Plan per 50 bezoekers minstens één koffieautomaat of waterkoker, afhankelijk van de gekozen cateringopstelling.
- Zet per 100 bezoekers minimaal twee afvalbakken bij de registratie en vier rond de catering en exposantenstands. Plaats waterglazen bij elke pauze opnieuw en regel koelboxen als dranken niet direct gekoeld kunnen worden opgeslagen.
- Maak voor elke exposant een eigen materiaalset met standmeubilair, stroomaansluiting en bewegwijzering. Controleer de definitieve indeling uiterlijk een week vooraf, zodat je nog klaptafels, barkrukken of stekkerdozen kunt bijbestellen.
Veelgestelde vragen
- Wat heb ik nodig voor een vakbeurscongres?
- Je hebt registratie- en buffettafels, congresstoelen, expositorstands, naamkaartjes, programmafolders en duidelijke bewegwijzering nodig. Voor presentaties zijn onder meer laptops, beeldschermen, HDMI-kabels, adapters, microfoons, speakers en een mengpaneel nodig. Vul dit aan met servies, koffievoorzieningen, dranken, afvalbakken en voldoende verlengkabels en stekkerdozen.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een vakbeurscongres?
- Neem voor een congres met volledig zittend programma één stoel per aangemelde deelnemer plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 200 deelnemers plan je dus circa 220 congresstoelen. Voor exposanten en sprekers kunnen daarnaast barkrukken of een spreektafel nodig zijn.
- Hoeveel techniek moet ik per presentatieruimte regelen?
- Reken per ruimte op minimaal één laptop, één beeldscherm of presentatiescherm, één presentatieklikker, één HDMI-kabel en twee HDMI-adapters. Voeg bij een zaal met meer dan 50 bezoekers minimaal twee draadloze microfoons, microfoonstandaards, speakers en een mengpaneel toe. Test alles uiterlijk één dag voor aanvang.
- Wanneer moet ik materialen voor een vakbeurscongres bestellen?
- Bestel gehuurd meubilair, expositorstands en audiovisuele techniek minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Drukwerk zoals naamkaartjes, programmafolders en bewegwijzering regel je uiterlijk 2 weken vooraf. Doe de laatste boodschappen en koel de dranken de dag vóór het congres.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.