Que faut-il prévoir pour un congrès national ?

Un congrès national demande plus qu’une salle et un programme : il faut équiper les espaces, accueillir les participants et assurer chaque présentation sans interruption. Cette liste regroupe le mobilier, le matériel technique, l’éclairage et la vaisselle à acheter ou à louer. Les oublis les plus fréquents concernent les adaptateurs, les câbles de secours, les badges et les panneaux d’orientation. Utilisez les inscriptions confirmées pour ajuster les quantités avant de transmettre le chiffre définitif au traiteur.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 330
Tablesqté 36
Tables d’inscriptionqté 4
Tables hautesqté 24
Table de prise de paroleqté 2
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portables de présentationqté 4
Cliques de présentationqté 4
Microphones sans filqté 8
Microphones de tableqté 4
Haut-parleursqté 8
Pieds de microqté 6
Tables de mixageqté 2
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 16
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8
Clés USBqté 12
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Papier pour imprimanteqté 10
Cartouches d'encreqté 4
Ruban gafferqté 12
Serre-câblesqté 200
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 360
Verres à vinqté 360
Tasses à caféqté 360
Assiettes de dînerqté 360
Assiettes à dessertqté 360
Couvertsqté 360
Cuillères de serviceqté 24
Pichets à caféqté 12
Théièresqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 12
Saladiers pour buffetqté 24
Plateaux de serviceqté 16
Pincesqté 16
Louches à soupeqté 8
Thermosqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Nappesqté 36
Fond de scèneqté 2
Compositions floralesqté 12
Porte-nomsqté 24
Drapeauxqté 12
Bannière d’entrée
Bannière de scène
Panneaux de directionqté 20
Panneaux de salleqté 8
Badgesqté 360
Lanyardsqté 360
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 360
Blocs-notesqté 360
Stylos à billeqté 400
Cadeaux pour les intervenantsqté 24
Cartes d’évaluationqté 360
Numéros de tableqté 36
Présentoirs pour cartes nominativesqté 360

Catering

Courses
- Café - 12 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de thés - 400 sachets
- Sucre - 5 kilos
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 30 litres
- Lait d’avoine - 10 litres
- Eau minérale plate - 180 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 120 bouteilles
- Cola - 60 canettes
- Cola Zero - 60 canettes
- Sinas - 36 canettes
- Tonic - 24 canettes
- Jus de pomme - 20 litres
- Jus d'orange - 20 litres
- Bière - 240 bouteilles
- Bière sans alcool - 72 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Citrons - 5 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Tomates cerises - 6 kilos
- Salade mixte - 8 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Oignons rouges - 2 kilo
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 8 kilos
- Pain complet - 20 pains
- Petits pains blancs - 240 pièces
- Petits pains complets - 180 pièces
- Mini croissants - 240 pièces
- Beurre - 4 kilos
- Fromage jeune - 8 kilos
- Brie - 4 kilos
- Houmous - 6 kilos
- Fromage à la crème - 4 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 5 kilos
- Saumon fumé - 3 kilos
- Salade aux œufs - 4 kilos
- Confiture - 3 kilos
- Miel - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Pesto - 2 kilo
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Mélange d'épices - 500 grammes
- Mélange de noix - 5 kilos
- Chips au paprika - 4 kilo
- Chips nature - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Assortiment de bouchées apéritives - 8 kilo
- Quiche végétarienne - 80 parts
- Soupe de poulet - 30 liter
- Soupe de légumes - 30 litres
- Riz - 20 kilo
- Pâtes - 20 kilos
- Buffet de légumes - 45 kilos
- Filet de poulet - 30 kilos
- Burgers végétariens - 80 pièces
- Pommes de terre - 35 kilos
- Sandwichs pour le dîner - 360 pièces
- Pâtisseries dessert - 360 portions
- Dessert aux fruits frais - 120 portions
- Dessert vegan - 40 portions
- Serviettes en papier - 1200 pièces
- Serviettes pour café - 800 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 600 pièces
- Piques à cocktail - 600 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour vitres - 3 litres
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Savon pour les mains - 12 bouteilles
- Gel désinfectant - 12 bouteilles
Étiquettes de buffetqté 60
Étiquettes alimentairesqté 40
Cartes de menuqté 36
Distributeurs de boissonsqté 8
Carafes d’eauqté 24

Nettoyage

Supports pour sacs poubelleqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Brosses de toilettesqté 6

Conseils

Prévoyez au moins 1 chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, l’équipe et les changements de dernière minute.
Pour chaque poste de présentation, préparez un ordinateur compatible, un câble HDMI, un adaptateur USB-C et une rallonge. Testez chaque combinaison au plus tard la veille.
Comptez une table d’inscription pour environ 100 à 150 participants et préparez les badges nominatifs au moins 48 heures avant l’ouverture des portes.
Gardez 1 microphone sans fil de secours pour 4 à 5 microphones utilisés, avec des piles ou batteries chargées avant le début des sessions.
Communiquez au traiteur le nombre final de repas, les besoins alimentaires et la répartition des boissons 3 à 5 jours avant le congrès, selon son délai de commande.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès national ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus une marge de 5 à 10 %. Pour 300 inscrits, commandez donc environ 315 à 330 chaises afin de couvrir les intervenants, l’équipe et les variations de dernière minute.
Combien de micros faut-il pour un congrès ?: Prévoyez au minimum un microphone pour l’animateur, un par intervenant présent sur scène et des microphones de table pour les sessions concernées. Ajoutez un microphone sans fil de secours pour 4 à 5 appareils utilisés.
Quand préparer les badges et la signalétique du congrès ?: Finalisez les badges nominatifs 48 heures avant l’accueil, après la dernière vérification des inscriptions. Installez les panneaux de route et de salle le jour précédent, puis contrôlez-les avant l’ouverture.
Combien de vaisselle prévoir pour le catering d’un congrès ?: Comptez une pièce par personne et par service, avec une marge de 10 % pour les verres, tasses et assiettes. Pour 200 participants, prévoyez environ 220 unités de chaque type réellement utilisé.

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