Was du für einen Nationalen Kongress brauchst

Bei einem Nationalen Kongress müssen Teilnehmer, Referenten und Technik gleichzeitig funktionieren. Neben Stühlen und Tischen werden vor allem Präsentationsgeräte, Mikrofone, Kabel, Namensschilder und klare Wegweiser gebraucht. Plane die Mengen anhand der erwarteten Teilnehmerzahl und der Anzahl paralleler Räume. Viele Engpässe entstehen, weil Adapter, Ersatztechnik oder Material für die Registrierung erst kurz vor Beginn organisiert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 330
TischeAnz. 36
RegistrierungstischeAnz. 4
StehtischeAnz. 24
RednertischAnz. 2
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
PräsentationslaptopsAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 8
TischmikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
MischpulteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 16
HDMI-KabelAnz. 8
USB-C-AdapterAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
Laptop-LadegeräteAnz. 8
USB-SticksAnz. 12
EtikettendruckerAnz. 2
DruckerpapierAnz. 10
TintenpatronenAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
WerkzeugkofferAnz. 2

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12

Geschirr

WassergläserAnz. 360
WeingläserAnz. 360
KaffeetassenAnz. 360
Dinner-TellerAnz. 360
DesserttellerAnz. 360
BestecksetsAnz. 360
ServierlöffelAnz. 24
KaffeekannenAnz. 12
TeekannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 12
BuffetschalenAnz. 24
ServiertablettsAnz. 16
ZangenAnz. 16
SuppenkellenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 12
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 36
BühnenhintergründeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 24
FahnenAnz. 12
Eingangsbanner
Bühnenbanner
WegweiserAnz. 20
RaumschilderAnz. 8
AusweiseAnz. 360
LanyardsAnz. 360
NamensschilderAnz. 40
ProgrammhefteAnz. 360
NotizblöckeAnz. 360
KugelschreiberAnz. 400
Geschenke für ReferentenAnz. 24
BewertungskartenAnz. 360
TischnummernAnz. 36
NamenskartenständerAnz. 360

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 12 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Teesortiment - 400 Beutel
- Zucker - 5 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 30 Liter
- Hafermilch - 10 Liter
- Stilles Mineralwasser - 180 Flaschen
- Sprudelwasser - 120 Flaschen
- Cola - 60 Dosen
- Cola Zero - 60 Dosen
- Sinas - 36 Dosen
- Tonic - 24 Dosen
- Apfelsaft - 20 Liter
- Orangensaft - 20 Liter
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 72 Flaschen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Prosecco - 12 Flaschen
- Zitronen - 5 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Cherrytomaten - 6 kilo
- Gemischter Salat - 8 kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Rote Zwiebeln - 2 Kilo
- Äpfel - 12 kilo
- Bananen - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Mandarinen - 8 Kilo
- Vollkornbrot - 20 Brote
- Weiße Brötchen - 240 Stück
- Vollkornbrötchen - 180 Stück
- Mini-Croissants - 240 Stück
- Butter - 4 Kilo
- Junger Käse - 8 Kilo
- Brie - 4 Kilo
- Hummus - 6 Kilo
- Frischkäse - 4 kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 5 kilo
- Geräucherter Lachs - 3 Kilo
- Eiersalat - 4 Kilo
- Marmelade - 3 Kilo
- Honig - 2 Kilo
- Mayonnaise - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pesto - 2 Kilo
- Balsamicoessig - 2 Liter
- Olivenöl - 3 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Gewürzmischung - 500 gram
- Nussmix - 5 Kilo
- Paprikachips - 4 Kilo
- Naturchips - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Gemischte Snacks – 8 Kilo
- Vegetarische Quiche - 80 Punkte
- Hühnersuppe - 30 Liter
- Gemüsesuppe - 30 Liter
- Reis - 20 Kilo
- Pasta - 20 Kilo
- Gemüsebuffet - 45 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 30 Kilo
- Vegetarische Burger - 80 Stück
- Kartoffeln - 35 Kilo
- Brötchen fürs Abendessen - 360 Stück
- Dessertgebäck - 360 Portionen
- Frisches Fruchtdessert - 120 Portionen
- Veganes Dessert - 40 Portionen
- Papierservietten - 1200 Stück
- Kaffeeservietten - 800 Stück
- Rührstäbchen - 600 Stück
- Cocktailspieße - 600 Stück
- Müllsäcke - 60 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Allzweckreiniger - 5 Liter
- Glasreiniger - 3 Liter
- Spülmittel - 3 Liter
- Handseife - 12 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 12 Flaschen
BuffetetikettenAnz. 60
DiätetikettenAnz. 40
SpeisekartenAnz. 36
GetränkespenderAnz. 8
WasserkannenAnz. 24

Reinigung

MüllsackhalterAnz. 12
MüllgreiferAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 6

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Kongressstuhl und ergänze für Referenten, Moderation und Technik einige Reserveplätze. Registrierungstische, Stehtische und ein eigener Rednertisch sollten spätestens am Vortag aufgestellt werden.
Statte jeden Präsentationsraum mit einem Projektor, einer Leinwand und einem Präsentationslaptop aus. Lege je Laptop mindestens einen passenden HDMI-Anschluss und einen USB-C-Adapter bereit; prüfe die Präsentationen spätestens 24 Stunden vor dem Kongress.
Rechne bei der Tontechnik pro aktivem Sprecher mit einem Funk- oder Tischmikrofon und halte mindestens ein Ersatzmikrofon bereit. Für mehrere Räume brauchst du zusätzlich eigene Lautsprecher, Mikrofonständer und Mischpulte statt nur eines zentralen Sets.
Bestelle Trink- und Kaffeegeschirr passend zur Teilnehmerzahl und plane beim Kaffee mindestens eine Tasse pro Person und Ausgabe ein. Wassergläser, Weingläser, Dinner-Teller und Dessertteller werden oft vergessen, wenn das Catering nur anhand der Mahlzeiten bestellt wird.
Drucke Namensschilder, Rednerschilder, Teilnehmerlisten und Raumschilder spätestens zwei Tage vor dem Kongress. Lege Wegweiser an Eingang, Registrierung, Garderobe und jedem Sessionraum an, damit Nachdrucke nicht erst während des Einlasses nötig werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Nationalen Kongress?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze, Registrierung und Bühne sowie Projektoren, Leinwände, Präsentationslaptops, Mikrofone, Lautsprecher und die passenden Kabel. Für Teilnehmer kommen Namensschilder, Programm- oder Kongressmaterialien, Wegweiser und Geschirr hinzu.
Wie viele Stühle brauche ich für einen Kongress?: Plane mindestens einen Kongressstuhl pro angemeldeter Person und etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 erwarteten Teilnehmern sind damit ungefähr 210 bis 220 Stühle sinnvoll, zusätzlich zu möglichen Plätzen auf der Bühne.
Wie viel Technik braucht ein Kongress mit mehreren Räumen?: Pro gleichzeitig genutztem Präsentationsraum solltest du mindestens einen Projektor, eine Leinwand und einen Präsentationslaptop einplanen. Ergänze pro Raum HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und mindestens ein Ersatzkabel; die Präsentationen sollten 24 Stunden vorher technisch geprüft werden.
Wann sollte ich die Materialien für den Kongress bestellen?: Mobiliar, Technik, Catering und Geschirr solltest du mindestens 2 bis 4 Wochen vorher reservieren. Namensschilder, Teilnehmerlisten und Raumschilder werden spätestens 2 Tage vor dem Kongress final erstellt, nachdem die Anmeldungen und Referenten bestätigt sind.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.