Qué necesitas para organizar un congreso nacional
Un congreso nacional necesita mucho más que sillas y una pantalla. Esta lista te ayuda a preparar el mobiliario, el equipo técnico, la señalización, el material de acreditación y el servicio de catering sin dejar compras para el último día. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y del programa: una sala llena exige más micrófonos, vasos y puntos de registro que una jornada con pocas sesiones. Confirma también con tiempo las necesidades técnicas de cada ponente.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 330
- Mesascant. 36
- Mesas de registrocant. 4
- Mesas altascant. 24
- Mesa de oradorescant. 2
- Piezas de escenariocant. 6
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
Equipo
- Proyectorescant. 4
- Pantallas de proyeccióncant. 4
- Portátiles para presentacionescant. 4
- Pulsadores de presentacióncant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 8
- Micrófonos de mesacant. 4
- Altavocescant. 8
- Soportes de micrófonocant. 6
- Mesas de mezclascant. 2
- Cables alargadorescant. 20
- Regletascant. 16
- Cables HDMIcant. 8
- Adaptadores USB-Ccant. 8
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Cargadores de portátilcant. 8
- Memorias USBcant. 12
- Impresoras de etiquetascant. 2
- Papel para impresoracant. 10
- Cartuchos de tintacant. 4
- Cinta gaffercant. 12
- Bridascant. 200
- Maletines de herramientascant. 2
Iluminación
- Lámparas de trabajo LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 360
- Copas de vinocant. 360
- Tazas de cafécant. 360
- Platos de cenacant. 360
- Platos de postrecant. 360
- Cubiertoscant. 360
- Cucharones de servircant. 24
- Jarras de cafécant. 12
- Teterascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 12
- Cuencos para buffetcant. 24
- Bandejas de serviciocant. 16
- Pinzascant. 16
- Cucharones para sopacant. 8
- Termoscant. 12
- Sacacorchoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 36
- Fondos de escenariocant. 2
- Arreglos floralescant. 12
- Portanombrescant. 24
- Banderascant. 12
- Banner de entrada
- Banner del escenario
- Carteles de flechascant. 20
- Carteles para el salóncant. 8
- Badgescant. 360
- Lanyardscant. 360
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Folletos del programacant. 360
- Bloc de notascant. 360
- Bolígrafoscant. 400
- Regalos para los ponentescant. 24
- Tarjetas de evaluacióncant. 360
- Números de mesacant. 36
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 360
Catering
- Compras
- Café - 12 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Surtido de té - 400 bolsas
- Azúcar - 5 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 30 liter
- Leche de avena - 10 liter
- Agua mineral sin gas - 180 botellas
- Agua mineral con gas - 120 botellas
- Cola - 60 latas
- Cola Zero - 60 latas
- Naranjada - 36 latas
- Tónica - 24 latas
- Zumo de manzana - 20 litros
- Zumo de naranja - 20 litros
- Cerveza - 240 botellas
- Cerveza sin alcohol - 72 botellas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Limones - 5 kilos
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates cherry - 6 kilos
- Ensalada mixta - 8 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Pimientos - 4 kilos
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Mandarinas - 8 kilos
- Pan integral - 20 barras
- Panecillos blancos - 240 unidades
- Panecillos integrales - 180 unidades
- Mini croissants - 240 unidades
- Mantequilla - 4 kilo
- Queso joven - 8 kilo
- Brie - 4 kilos
- Hummus - 6 kilos
- Queso crema - 4 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 5 kilos
- Salmón ahumado - 3 kilo
- Ensalada de huevo - 4 kilo
- Mermelada - 3 kilo
- Miel - 2 kilos
- Mayonesa - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Pesto - 2 kilo
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 500 gramos
- Mezcla de especias - 500 gramos
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 4 kilo
- Patatas chips naturales - 4 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Aperitivos variados - 8 kilo
- Quiche vegetariana - 80 porciones
- Sopa de pollo - 30 litros
- Sopa de verduras - 30 litros
- Arroz - 20 kilo
- Pasta - 20 kilos
- Buffet de verduras - 45 kilos
- Pechuga de pollo - 30 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 80 unidades
- Patatas - 35 kilos
- Bocadillos para la cena - 360 unidades
- Pasteles de postre - 360 raciones
- Postre de fruta fresca - 120 porciones
- Postre vegano - 40 porciones
- Servilletas de papel - 1200 piezas
- Servilletas de café - 800 unidades
- Palitos agitadores - 600 unidades
- Piques para cóctel - 600 unidades
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Limpiador multiusos - 5 litros
- Limpiador de cristales - 3 liter
- Lavavajillas - 3 litros
- Jabón de manos - 12 botellas
- Desinfectante de manos - 12 botellas
- Etiquetas del buffetcant. 60
- Etiquetas de dietacant. 40
- Cartas del menúcant. 36
- Dispensadores de bebidascant. 8
- Jarras de aguacant. 24
Limpieza
- Soportes para bolsas de basuracant. 12
- Recogedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Fregonascant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Escobillas de bañocant. 6
Consejos
- Calcula una silla por participante confirmado y añade un margen del 5 % para ponentes, personal y cambios de última hora. Reserva también mesas de registro suficientes para evitar colas al inicio.
- Prepara un proyector y una pantalla por sala con presentaciones, además de un portátil de respaldo. Comprueba cada presentación al menos 24 horas antes y lleva adaptadores USB-C y cables HDMI compatibles.
- Para una sesión con preguntas del público, cuenta con al menos un micrófono inalámbrico por cada 50 asistentes y un micrófono de mesa para la mesa de oradores. Ten baterías de repuesto disponibles durante toda la jornada.
- Encarga acreditaciones, tarjetas de nombre y señales de ruta cuando se cierre la lista de participantes, idealmente entre 7 y 10 días antes. Imprime un pequeño excedente, por ejemplo un 5 %, para inscripciones o cambios de última hora.
- Comunica al catering el número final y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Para una pausa de café de 30 minutos, calcula aproximadamente una taza y un vaso por persona, más un 10 % adicional para el equipo y los ponentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un congreso nacional?
- Calcula una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 200 participantes, prepara entre 210 y 220 sillas, además de los asientos necesarios para ponentes y personal.
- ¿Cuánto equipo de proyección hace falta para un congreso?
- Necesitas un proyector y una pantalla por cada sala que tenga presentaciones simultáneas. Añade un portátil de respaldo, cables HDMI y adaptadores USB-C, y realiza la prueba técnica de cada sala al menos 24 horas antes.
- ¿Cuándo debo pedir las acreditaciones y las tarjetas de nombre?
- Encárgalas cuando la lista de participantes esté casi cerrada, normalmente entre 7 y 10 días antes del congreso. Imprime un 5 % adicional para sustituciones, nuevas inscripciones y errores de última hora.
- ¿Cuándo tengo que confirmar las cantidades del catering?
- Envía el número final al proveedor entre 3 y 5 días antes del evento, junto con las preferencias dietéticas. Para bebidas y vajilla, añade alrededor de un 10 % de margen para ponentes, personal y consumos adicionales.
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