Que faut-il acheter pour un congrès marketing ?

Un congrès marketing demande plus qu’un programme et des intervenants confirmés. Il faut prévoir l’accueil des participants, les supports de présentation, la technique en salle et le service des repas et pauses. Cette liste regroupe le matériel et les fournitures à acheter ou à acheminer sur place, des badges aux rallonges électriques. Pour les quantités, partez du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants, l’équipe et les imprévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Tables hautesqté 10
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Éléments de podiumqté 4
Pupitre
Portantsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portables de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueurs de présentationqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 6
Routeur wifi
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d'eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Saladiers pour buffetqté 12
Thermomètreqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 110
Badges du congrèsqté 110
Nappesqté 14
Fond de scène
Panneaux de signalisationqté 10
Bannières du programmeqté 4
Compositions floralesqté 8
Pots à stylosqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 4 kilo
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 1 kilo
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Citrons - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 briques
- Jus d’orange - 12 briques
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Croissants - 120 pièces
- Mini petits pains complets - 180 pièces
- Mini petits pains blancs - 180 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Confiture - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Concombres - 4 kilos
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Salade composée - 5 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Melons - 4 pièces
- Yaourt - 12 kilo
- Granola - 4 kilos
- Mélange de noix - 3 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 3 kilos
- Dés de fromage - 4 kilos
- Mini quiches - 240 pièces
- Wraps végétariens - 120 pièces
- Wraps au poulet - 120 pièces
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de quinoa - 8 kilo
- Soupe de tomates - 20 liter
- Soupe de légumes - 12 liter
- Baguettes - 20 pièces
- Beurre aux herbes - 3 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Vinaigrette au pesto - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilo
- Poivre - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Plats principaux végétariens - 25 portions
- Plats principaux véganes - 10 portions
- Plats principaux sans gluten - 8 portions
- Dessert vegan - 10 portions
- Dessert de fruits frais - 110 portions
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Film de plateau - 4 rouleaux
- Gants en plastique - 4 boîtes

Conseils

Prévoyez un badge pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute ou les erreurs d’impression.
Comptez au moins une chaise par participant et ajoutez les places des intervenants. Pour une salle modulable, prévoyez aussi les tables, tables hautes et éléments de podium nécessaires au programme.
Testez le vidéoprojecteur, les écrans, les microphones, les haut-parleurs et les cliqueurs au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez des rallonges, multiprises et chargeurs accessibles plutôt que rangés dans un carton fermé.
Préparez une clé USB contenant les présentations vérifiées et une copie sur chaque ordinateur portable de présentation. Cette double sauvegarde évite de dépendre d’un seul fichier ou d’une connexion internet instable.
Communiquez au traiteur le nombre final de repas et de pauses dès que les inscriptions sont traitées. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis et vérifiez que les tasses, verres, assiettes, couverts et ustensiles couvrent le service prévu.

Questions fréquentes

Combien de badges prévoir pour un congrès marketing ?: Prévoyez un badge par personne inscrite, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez une réserve de 5 à 10 % afin de couvrir les changements de dernière minute et les réimpressions.
Quand acheter le matériel technique pour un congrès ?: Réservez ou achetez le matériel technique dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement au moins 4 semaines avant le congrès. Effectuez un test complet dans la salle au plus tard 2 heures avant l’accueil.
Combien de verres et de tasses faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un verre par participant et par service, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour le café, comptez une tasse par personne et par pause, avec des cuillères à café supplémentaires pour le renouvellement.
Combien de temps avant faut-il préparer les présentations ?: Demandez les présentations au moins 7 jours avant le congrès et vérifiez-les 2 à 3 jours avant. Copiez ensuite les fichiers sur les ordinateurs de présentation et une clé USB de secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.