Qué necesitas para un congreso de marketing

Para un congreso de marketing necesitas preparar mucho más que sillas y un proyector. La lista debe cubrir el registro, las ponencias, las pausas de café, las comidas y la conexión de los asistentes. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. También conviene separar lo que se compra de lo que se transporta al lugar, porque los cargadores, adaptadores y memorias USB suelen quedarse atrás.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 110
Mesascant. 14
Mesas altascant. 10
Mesa de registrocant. 2
Sillas para ponentescant. 6
Piezas de escenariocant. 4
Atril
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Clickers de presentacióncant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 6
Router wifi
Cargadores de portátilcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Cucharonescant. 12
Cucharillas de cafécant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencos para buffetcant. 12
Termómetrocant. 2

Decoración

Portanombrescant. 110
Credenciales del congresocant. 110
Mantelescant. 14
Telón de fondo del escenario
Carteles de señalizacióncant. 10
Banners del programacant. 4
Arreglos floralescant. 8
Portalápicescant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 4 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 1 kilo
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 200 unidades
- Limones - 3 kilos
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Croissants - 120 unidades
- Mini panecillos integrales - 180 unidades
- Mini bollos blancos - 180 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Mermelada - 3 tarros
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Pepinos - 4 kilo
- Tomates - 4 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Melones - 4 unidades
- Yogur - 12 kilo
- Granola - 4 kilo
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilos
- Cubos de queso - 4 kilo
- Mini quiches - 240 unidades
- Wraps vegetarianos - 120 unidades
- Wraps de pollo - 120 piezas
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de quinoa - 8 kilos
- Sopa de tomate - 20 litros
- Sopa de verduras - 12 litros
- Barras de pan - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 3 kilos
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 3 botellas
- Aliño de pesto - 3 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilo
- Pimienta - 500 gram
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Platos principales vegetarianos - 25 porciones
- Platos principales veganos - 10 porciones
- Platos principales sin gluten - 8 raciones
- Postre vegano - 10 porciones
- Postre fresco de fruta - 110 porciones
- Galletas - 8 paquetes
- Servilletas - 1000 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Film para bandejas - 4 rollos
- Guantes de plástico - 4 cajas

Consejos

Calcula las sillas, los vasos y los platos para el número final de inscritos más un 5-10 % adicional. Así puedes cubrir acompañantes, ponentes y piezas que se ensucien durante el servicio.
Prepara la tecnología al menos 24 horas antes: proyector, pantallas, portátiles, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, clickers, regletas y enrollacables. Lleva también cargadores y varias memorias USB con las presentaciones.
Reserva una mesa de registro y deja preparados los materiales de acreditación con antelación. Las tarjetas de nombre y los folletos deben estar impresos antes de abrir el formulario de llegada.
Para una pausa de café, cuenta aproximadamente 2 tazas por persona durante la primera hora y añade cucharillas, vasos para agua y bandejas de servicio. Comunica al catering las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes.
Comprueba el mobiliario durante el montaje: mesas, mesas altas, sillas para ponentes, atril, piezas de escenario y percheros. Reserva entre 60 y 90 minutos para colocarlo y revisar que no bloquee las entradas ni las salidas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de marketing?: Prepara una silla por asistente confirmado y añade un 5-10 % de margen. Si esperas 100 personas, calcula entre 105 y 110 sillas, además de las sillas reservadas para los ponentes.
¿Cuánto material de presentación debo llevar?: Lleva al menos un portátil principal y una copia de las presentaciones en 2 memorias USB. Guarda la versión definitiva 24 horas antes y comprueba cada archivo en el proyector del lugar.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering del congreso?: Calcula una taza y un vaso por persona y servicio, y añade un 10 % extra. Para una comida, prepara un plato de cena, un plato de postre y un juego de cubiertos por asistente, más ese mismo margen.
¿Cuándo debo confirmar las cantidades del catering?: Confirma el número final y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes del congreso. Si las inscripciones siguen abiertas, actualiza la cifra el día anterior y comunica cualquier cambio al proveedor.

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