Que faut-il prévoir pour un congrès ICT ?

Pour un congrès ICT, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le matériel de présentation, les branchements, l’accueil des participants et le service des pauses. Calculez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus. La liste ci-dessous vous aide à vérifier ce qui doit être acheté, loué ou apporté avant l’ouverture des portes.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table d'inscriptionqté 2
Tabouretsqté 8
Table de prise de parole
Lutrin

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Micro sans filqté 3
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleurqté 2
Table de mixage
Câble HDMIqté 4
Adaptateur HDMIqté 4
Multipriseqté 8
Rallonge électriqueqté 8
Routeur wifiqté 2
Clés USBqté 10
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Numéros de tableqté 18
Panneaux d'informationqté 8
Autocollants flèchesqté 30
Nappeqté 18
Porte-nomsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 100
Essuie-toutqté 12
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Papier toiletteqté 24

Catering

Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 2 paquets
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème pour le café - 6 pots
- Sucre cristallisé - 3 kilos
- Édulcorants - 2 boîtes
- Rondelles de citron - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Petits pains blancs - 150 pièces
- Petits pains bruns - 150 pièces
- Mini-croissants - 150 pièces
- Beurre doux - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Saumon fumé - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombre - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Salade - 12 laitues
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Pommes - 15 kilo
- Bananes - 12 kilo
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Mini-muffins - 150 pièces
- Petits pains aux raisins secs - 100 pièces
- Barres de céréales - 150 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 4 kilos
- Olives - 3 kilos
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Poivre - 500 grammes
- Sel - 500 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de pommes de terre - 10 kilos
- Salade verte composée - 12 kilos
- Baguettes - 30 pièces
- Wraps - 150 pièces
- Émincés de blanc de poulet - 8 kilo
- Falafel - 6 kilo
- Légumes grillés - 8 kilos
- Riz - 8 kilos
- Sauce satay - 4 litres
- Sauce végétarienne - 4 liter
- Sauce vegan - 3 litres
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Tartinade végétalienne - 3 kilo
- Snacks végétariens - 100 pièces
- Biscuits sans gluten - 50 pièces
- Biscuits vegan - 50 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Sacs-repas en papier - 130 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez une chaise par participant, puis ajoutez 5 à 10 % de sièges si la liste des inscrits n’est pas encore définitive. Gardez quelques chaises en réserve pour les intervenants et l’équipe d’accueil.
Pour chaque poste de présentation, vérifiez les câbles HDMI, les adaptateurs et les multiprises au moins 24 heures avant le congrès. Ajoutez une rallonge par zone technique afin d’éviter les branchements improvisés.
Comptez deux verres à eau par personne pour la journée et prévoyez au moins une tasse à café par pause. Pour les pichets, thermos et plateaux, choisissez une capacité permettant de ravitailler la salle sans interrompre les sessions.
Prévoyez un ordinateur portable de présentation et une clé USB contenant les présentations, même si les intervenants apportent leur propre matériel. Testez chaque fichier, vidéo et connexion avant l’arrivée du premier intervenant.
Pour l’accueil, imprimez un badge par inscrit et ajoutez 5 % de badges vierges. Préparez aussi quelques dossiers d’accueil supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute et les remplacements.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès ICT ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, cela représente 105 à 110 chaises, sans compter les besoins particuliers de la scène ou de l’accueil.
Quelle quantité de café et d’eau prévoir pour un congrès ?: Comptez environ 3 à 4 tasses de café par personne pour une journée, ainsi qu’au moins 1,5 litre d’eau par participant. Ajoutez 10 % si la journée est longue ou si les pauses sont rapprochées.
Quand faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier contrôle 24 heures avant l’événement, puis un test complet sur place au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les présentations et les adaptateurs.
Combien de badges imprimer pour un congrès ICT ?: Imprimez un badge nominatif pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe. Ajoutez 5 % de badges vierges ou supplémentaires pour les inscriptions tardives, les corrections de nom et les remplacements.

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