Wat heb je nodig voor een ICT-congres?

Een ICT-congres vraagt om meer dan een zaal en een presentatielaptop. Je hebt techniek nodig die op elkaar aansluit, een aparte registratieplek en genoeg servies voor koffie, lunch en water. Stem aantallen af op het deelnemersaantal en tel sprekers en organisatie mee. Regel vooral adapters, verlengkabels, presentaties en naamkaartjes ruim vooraf: juist die onderdelen ontbreken vaak op de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Registratietafelaantal 2
Krukkenaantal 8
Spreektafel
Lessenaar

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonaantal 3
Microfoonstandaardaantal 2
Geluidsspeakeraantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelaantal 4
HDMI-adapteraantal 4
Stekkerdoosaantal 8
Verlengkabelaantal 8
Wifi-routeraantal 2
USB-sticksaantal 10
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelnummersaantal 18
Informatiebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 30
Tafelkleedaantal 18
Naambordsprekersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 100
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletpapieraantal 24

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 pakken
- Theezakjes - 250 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Koffieroom - 6 kuipjes
- Kristalsuiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Citroenschijfjes - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ice tea - 4 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 4 liter
- Broodjes wit - 150 stuks
- Broodjes bruin - 150 stuks
- Mini-croissants - 150 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Achterham - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Komkommer - 5 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Rucola - 1 kilo
- Paprika - 3 kilo
- Rode ui - 1 kilo
- Appels - 15 kilo
- Bananen - 12 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 8 kilo
- Mini-muffins - 150 stuks
- Krentenbollen - 100 stuks
- Mueslirepen - 150 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 6 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 2 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Peper - 500 gram
- Zout - 500 gram
- Italiaanse kruiden - 2 potjes
- Pastasalade - 12 kilo
- Aardappelsalade - 10 kilo
- Gemengde groene salade - 12 kilo
- Stokbroden - 30 stuks
- Wraps - 150 stuks
- Kipfiletreepjes - 8 kilo
- Falafel - 6 kilo
- Gegrilde groenten - 8 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Satésaus - 4 liter
- Vegetarische saus - 4 liter
- Vegan dressing - 3 liter
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan broodbeleg - 3 kilo
- Vegetarische snacks - 100 stuks
- Glutenvrije koekjes - 50 stuks
- Vegan koekjes - 50 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Papieren lunchzakken - 130 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Keukenpapier - 12 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen

Tips

Tel voor stoelen, waterglazen, koffiekopjes en lunchservies alle deelnemers, sprekers en medewerkers mee. Leg minimaal 5% extra klaar als er ruimte en budget voor is.
Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf of iedere presentatie op de presentatielaptop opent. Neem daarnaast minimaal 2 USB-sticks mee voor een reservekopie en last-minute wijzigingen.
Maak voor de techniek één complete set per presentatiezaal: projector, projectiescherm, HDMI-kabel, passende HDMI-adapter, stekkerdoos en verlengkabel. Test de volledige keten minstens 2 uur voor de start.
Zet bij de registratie een tafel klaar met geprinte naamkaartjes, programma's en welkomstmappen. Exporteer de deelnemerslijst de dag ervoor, zodat afmeldingen en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Koel dranken pas nadat de zaal en catering zijn gecontroleerd, maar zet koffieapparaten, waterkokers en thermoskannen vooraf klaar. Reken voor het eerste congresuur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op verbruik.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een ICT-congres?: Reken één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Voeg 5% extra toe als je verwachte late aanmeldingen of losse bezoekers wilt opvangen.
Welke audiovisuele apparatuur heb ik nodig voor een ICT-congres?: Per presentatiezaal heb je minimaal een projector, projectiescherm, presentatielaptop, HDMI-kabel en passende HDMI-adapter nodig. Voor sprekers zijn daarnaast een draadloze microfoon, microfoonstandaard, geluidsspeaker en zo nodig een mengpaneel nodig; test alles uiterlijk 2 uur voor aanvang.
Hoeveel koffie en water moet ik inkopen voor een congres?: Gebruik voor het eerste uur als richtlijn 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Tel deelnemers, sprekers en organisatie mee en houd gedurende de dag bij welke dranken het snelst opraken.
Wanneer moet ik naamkaartjes en programma's regelen?: Ontwerp de naamkaartjes en het programma zodra de deelnemersinformatie en het programma grotendeels vaststaan. Print beide uiterlijk 1 werkdag voor het congres, nadat je de deelnemerslijst en laatste wijzigingen hebt gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!