Qué necesitas para organizar un Congreso de TIC

Un Congreso de TIC necesita más que un proyector y unas sillas. Debes prever el registro de asistentes, las presentaciones, la conexión a internet, el sonido, el café y los materiales que se entregan al llegar. Esta lista reúne lo necesario para preparar salas, ponentes y pausas sin compras de última hora. Calcula las cantidades según el número de inscritos y confirma cada equipo en el recinto al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 18
Mesa de registrocant. 2
Taburetescant. 8
Mesa de oradores
Atril

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátil de presentacióncant. 2
Micrófono inalámbricocant. 3
Soporte de micrófonocant. 2
Altavozcant. 2
Mesa de mezclas
Cable HDMIcant. 4
Adaptador HDMIcant. 4
Regletacant. 8
Cable alargadorcant. 8
Router wificant. 2
Memorias USBcant. 10
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Números de mesacant. 18
Paneles informativoscant. 8
Pegatinas de flechascant. 30
Mantelcant. 18
Atriles con nombrecant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 100
Toallas de papelcant. 12
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Papel higiénicocant. 24

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Nata para café - 6 tarrinas
- Azúcar granulado - 3 kilos
- Dulces - 2 cajas
- Rodajas de limón - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 6 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 4 litros
- Bocadillos blancos - 150 unidades
- Panecillos integrales - 150 piezas
- Mini croissants - 150 unidades
- Mantequilla - 3 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Hummus - 3 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Pepino - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Lechuga - 12 unidades
- Rúcula - 1 kilo
- Pimiento - 3 kilos
- Cebolla roja - 1 kilo
- Manzanas - 15 kilos
- Plátanos - 12 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 8 kilos
- Mini muffins - 150 unidades
- Bollos con pasas - 100 unidades
- Barritas de muesli - 150 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Aceitunas - 3 kilos
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 2 tarros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Pimienta - 500 gram
- Sal - 500 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de patatas - 10 kilos
- Ensalada verde mixta - 12 kilo
- Baguettes - 30 unidades
- Wraps - 150 unidades
- Tiras de pechuga de pollo - 8 kilos
- Falafel - 6 kilo
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Arroz - 8 kilos
- Salsa satay - 4 litros
- Salsa vegetariana - 4 litros
- Aderezo vegano - 3 litros
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Untable vegano - 3 kilo
- Snacks vegetarianos - 100 unidades
- Galletas sin gluten - 50 unidades
- Galletas veganas - 50 unidades
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Bolsas de papel para almuerzo - 130 unidades
- Film transparente - 3 rollos
- Papel de aluminio - 3 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Papel de cocina - 12 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas

Consejos

Calcula una silla por asistente inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para ponentes, personal y cambios de última hora. Reserva también una mesa de registro y otra para los oradores.
Prepara un equipo de presentación completo: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Lleva al menos 2 adaptadores y 2 memorias USB con las presentaciones y una copia de seguridad.
Para el sonido, comprueba que haya un micrófono inalámbrico, soporte, altavoz y mesa de mezclas. Haz una prueba de 30 minutos antes de la apertura, especialmente si habrá varias salas o intervenciones desde el público.
Calcula 2 vasos de agua por asistente para la jornada y coloca jarras en la mesa de oradores. Para cada pausa, prevé 1 taza por persona y suficiente café, té y agua para evitar que el servicio se quede corto durante el cambio de sesión.
No esperes al día del congreso para preparar las acreditaciones: imprime las etiquetas con nombres y el programa entre 24 y 48 horas antes. Guarda además un pequeño margen de copias para inscripciones tardías y errores de impresión.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un Congreso de TIC?: Calcula una silla por persona inscrita y añade un margen del 5 % al 10 %. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
¿Cuánto equipo audiovisual hace falta para un Congreso de TIC?: Como mínimo, necesitas un proyector, una pantalla, un portátil de presentación, un cable HDMI, 2 adaptadores compatibles, regletas, un alargador y 2 memorias USB con copia de seguridad. Comprueba la compatibilidad y prueba todo 30 minutos antes de empezar.
¿Cuántos vasos y tazas debo comprar para un congreso?: Calcula 2 vasos de agua por asistente durante la jornada y 1 taza por persona en cada pausa de café. Añade un 10 % de margen para reposición, ponentes y piezas que se rompan o se extravíen.
¿Cuándo debo preparar las compras y el material del congreso?: Cierra las compras principales entre 3 y 7 días antes. Deja listas las acreditaciones, el programa, las carpetas y las copias de las presentaciones entre 24 y 48 horas antes, y recoge o revisa el equipo audiovisual como mínimo el día anterior.

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