Einkaufs- und Mitbringliste für den ICT-Kongress

Für einen ICT-Kongress brauchst du mehr als Projektor und Mikrofon. Plane Technik für Präsentationen, Namensschilder und Registrierung ebenso ein wie Geschirr, Kaffee, Wasser und Kühlmöglichkeiten. Prüfe vorab, welche Anschlüsse die Präsentierenden nutzen und ob im Raum genug Steckdosen vorhanden sind. Die vollständige Liste hilft dir, Einkäufe, Abholung und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
TischeAnz. 18
RegistrierungstischAnz. 2
HockerAnz. 8
Rednertisch
Pult

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationslaptopAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
SteckdosenleisteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-RouterAnz. 2
USB-SticksAnz. 10
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
ServierbesteckAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
TischnummernAnz. 18
InfotafelnAnz. 8
PfeilaufkleberAnz. 30
TischdeckeAnz. 18
NamensschildlautsprecherAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsäckeAnz. 100
PapierhandtücherAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ToilettenpapierAnz. 24

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Packungen
- Teebeutel - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 6 Becher
- Kristallzucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Zitronenscheiben - 3 Kilo
- Spa Blauw - 12 Kisten
- Spa Rood - 6 Kisten
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Eistee - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Orangensaft - 4 Liter
- Weiße Brötchen - 150 Stück
- Braune Brötchen - 150 Stück
- Mini-Croissants - 150 Stück
- Butter - 3 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Eiersalat - 2 Kilo
- Gurke - 5 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 3 kilo
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Äpfel - 15 kilo
- Bananen - 12 Kilo
- Trauben - 8 kilo
- Mandarinen - 8 Kilo
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Rosinenbrötchen - 100 Stück
- Müsliriegel - 150 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 2 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Pfeffer - 500 Gramm
- Salz - 500 Gramm
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Pastasalat - 12 Kilo
- Kartoffelsalat - 10 Kilo
- Gemischter grüner Salat - 12 Kilo
- Baguettes - 30 Stück
- Wraps - 150 Stück
- Hähnchenbruststreifen - 8 Kilo
- Falafel - 6 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilo
- Reis - 8 Kilo
- Satésauce - 4 Liter
- Vegetarische Sauce - 4 Liter
- Veganes Dressing - 3 Liter
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Veganer Brotaufstrich - 3 Kilo
- Vegetarische Snacks - 100 Stück
- Glutenfreie Kekse - 50 stuks
- Vegane Kekse - 50 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Papiertüten für das Mittagessen - 130 Stück
- Frischhaltefolie - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro 10 Teilnehmende mindestens eine volle Kaffeekanne beziehungsweise ausreichend Kaffee für die erste Pause ein. Stelle zusätzlich Wasser bereit, damit nicht alle Getränke gleichzeitig nachgefüllt werden müssen.
Rechne bei der Technik mit mindestens einem HDMI-Adapter und einem Reservekabel pro Präsentationsplatz. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam.
Lege Namensschilder, USB-Sticks und Powerbanks nicht erst beim Einlass bereit. Sortiere die Unterlagen mindestens zwei Stunden vor Beginn am Registrierungstisch, damit die Anmeldung nicht ins Stocken gerät.
Kühle Wasser und andere Getränke mindestens drei Stunden vor dem Einlass. Kühlboxen, Kaffeekannen und Thermoskannen solltest du dabei direkt den Pausenbereichen zuordnen.
Prüfe die Sitz- und Tischaufstellung vor dem Kongresstag mit dem Raumplan. Plane für Registrierung, Rednerbereich und Präsentation jeweils einen freien Stromanschluss und mindestens ein Verlängerungskabel ein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen ICT-Kongress?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze, Registrierung und Redner, Präsentationstechnik sowie Kaffee- und Wasserversorgung. Plane außerdem Namensschilder, Unterlagen, USB-Sticks und Powerbanks ein und prüfe die Liste mindestens 7 Tage vor dem Termin.
Wie viel Technik muss ich für einen ICT-Kongress einplanen?: Für den Präsentationsbereich brauchst du mindestens einen Projektor, eine Leinwand, einen Präsentationslaptop, ein Mikrofon, Lautsprecher und passende Kabel. Halte pro Präsentationsplatz mindestens einen HDMI-Adapter und ein Reservekabel bereit.
Wie viel Kaffee und Wasser brauche ich für einen Kongress?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach pro Person und Stunde mindestens ein weiteres Getränk ein. Kaffee, Wasser und Kannen sollten spätestens 3 Stunden vor Beginn bereitstehen.
Wann sollte ich die Einkäufe für den ICT-Kongress erledigen?: Bestelle Catering und Technik mindestens 2 bis 4 Wochen vorher. Verbrauchsmaterialien, Geschirr und Getränke kannst du 1 bis 3 Tage vorher besorgen; Kühlware kommt am Veranstaltungstag hinzu.

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