Que faut-il prévoir pour un congrès du film ?

Un congrès du film demande plus qu’un projecteur et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, la projection de plusieurs films, les échanges avec les intervenants et les repas ou pauses café. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter pour installer la salle et assurer le déroulement de la journée. Vérifiez chaque élément au moins une semaine avant l’événement, puis faites un test technique complet la veille.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de scène
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 110
Cuillères à caféqté 110
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Clés USBqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Nappesqté 14
Brochures du programmeqté 120
Panneaux de signalisation A4qté 12
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de buffetqté 12
Plats de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 8 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Thé glacé - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini-carottes - 3 kilogrammes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Baguettes - 35 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-wraps - 250 pièces
- Garniture de wrap au houmous - 6 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 4 kilogram
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 2 kilogrammes
- Pâtes - 12 kilogrammes
- Sauce pesto - 5 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 kilogrammes
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Boulettes végétariennes - 6 kilogrammes
- Mélange de légumes - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 8 kilogrammes
- Salade de couscous - 8 kilogrammes
- Salade verte mixte - 8 kilogrammes
- Focaccia - 20 pièces
- Mayonnaise - 3 kilogrammes
- Ketchup - 3 kilogrammes
- Moutarde - 2 kilogrammes
- Sauce à l’ail - 2 kilogrammes
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 3 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poudre d'ail - 2 pots
- Flocons de piment - 2 pots
- Brownies - 120 pièces
- Mini tartelettes aux pommes - 100 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat au lait - 3 kilogrammes
- Chocolat noir - 3 kilogram
- Brownies véganes - 40 pièces
- Sandwichs sans gluten - 25 pièces
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier pour café - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pics en bambou - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles

Conseils

Prévoyez un poste d’accueil séparé avec une table, les badges nominatifs et la liste de présence imprimée. Ajoutez quelques stylos et gardez les confirmations d’inscription accessibles sur un ordinateur ou une clé USB.
Pour la projection, prenez au moins un câble HDMI supplémentaire et les adaptateurs correspondant aux ordinateurs des intervenants. Testez chaque film avec le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le mixeur audio la veille.
Comptez au minimum deux verres à eau par personne si le lavage n’est pas possible pendant la journée, et ajoutez une marge de 10 %. Pour une journée complète, prévoyez aussi les tasses, cuillères et assiettes nécessaires aux pauses et au repas.
Fixez les câbles au sol avec du ruban adhésif et des serre-câbles avant l’arrivée du public. Les rallonges et multiprises doivent rester accessibles à l’équipe technique, mais hors des passages.
Réservez les éléments difficiles à remplacer au dernier moment, notamment le projecteur, l’écran, les microphones sans fil, les pieds de micro et les haut-parleurs. Gardez les présentations et les films sur au moins deux clés USB différentes.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès du film ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 personnes, installez donc 105 à 110 chaises afin de couvrir les inscriptions de dernière minute et les besoins des intervenants.
Quel matériel faut-il pour projeter des films pendant un congrès ?: Il faut au minimum un projecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, les adaptateurs nécessaires, des haut-parleurs et un mixeur audio. Testez les films et les branchements au plus tard la veille, pas le jour même.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez deux verres à eau par personne pour une journée sans lavage, avec 10 % de réserve. Pour les pauses café, prévoyez une tasse et une cuillère par service, plus 10 % pour les remplacements.
Quand préparer les badges et la liste de présence ?: Imprimez la liste de présence et préparez les badges deux à trois jours avant le congrès, après la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.