Boodschappenlijst voor een filmcongres

Voor een filmcongres heb je meer nodig dan films en een projector. Je regelt ook een werkende presentatieset, registratie bij binnenkomst, zitplaatsen, catering en herkenbare badges. Controleer technische apparatuur uiterlijk een week vooraf en test iedere film, presentatie en adapter nogmaals op locatie. Deze boodschappenlijst helpt je om spullen te bestellen of mee te nemen zonder op de congresdag mis te grijpen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Podiumtafel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 10

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelkleedjesaantal 14
Programmafoldersaantal 120
A4 bewegwijzeringsbordenaantal 12
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Naamkaartstandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudschalenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksle messenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 3 kilogram
- Spa Blauw - 8 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- IJsthee - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Miniwortels - 3 kilogram
- Komkommer - 8 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Kruidenboter - 2 kilogram
- Stokbrood - 35 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Miniwraps - 250 stuks
- Hummuswrapvulling - 6 kilogram
- Kipfiletbeleg - 4 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Rucola - 1 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Tomaten - 5 kilogram
- Paprika - 3 kilogram
- Rode ui - 2 kilogram
- Pasta - 12 kilogram
- Pestosaus - 5 kilogram
- Tomatensaus - 8 kilogram
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Kipfilet - 8 kilogram
- Vegetarische balletjes - 6 kilogram
- Groentemix - 8 kilogram
- Aardappelsalade - 8 kilogram
- Couscoussalade - 8 kilogram
- Gemengde groene salade - 8 kilogram
- Focaccia - 20 stuks
- Mayonaise - 3 kilogram
- Ketchup - 3 kilogram
- Mosterd - 2 kilogram
- Knoflooksaus - 2 kilogram
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 3 flessen
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Knoflookpoeder - 2 potjes
- Chilivlokken - 2 potjes
- Brownies - 120 stuks
- Miniappeltaartjes - 100 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Melkchocolade - 3 kilogram
- Pure chocolade - 3 kilogram
- Vegan brownies - 40 stuks
- Glutenvrije broodjes - 25 stuks
- Vegan beleg - 2 kilogram
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren koffiebekers - 250 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Bamboeprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen

Tips

Plan per deelnemer één stoel en neem voor de registratie een aparte tafel met stoelen mee. Zet de registratietafel minstens 30 minuten voor de opening klaar met naambadges en de afgedrukte aanwezigheidslijst.
Reserveer voor de filmzaal een projector, projectiescherm, laptop en minstens twee passende HDMI-adapters. Test elke film en presentatie uiterlijk één werkdag vooraf op dezelfde laptop en in hetzelfde bestandsformaat.
Neem per technische opstelling minimaal één stekkerdoos en één verlengkabel mee, plus ducttape en kabelbinders. Werk kabels vóór de inloop weg, zodat bezoekers er niet over struikelen.
Zet voor iedere spreker een microfoon klaar en houd een reserve-USB-stick bij de laptop. Controleer draadloze microfoons, audiomixer, luidsprekers en presentatieklikker minimaal 60 minuten voor de eerste sessie.
Stem servies af op het cateringmenu: waterglazen en koffiekopjes voor alle deelnemers, en diner- en dessertborden met messen, vorken en opscheplepels als je een maaltijd serveert. Bestel dranken en houd rekening met dieetwensen voordat je de catering definitief bevestigt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een filmcongres?: Reken één stoel per aangemelde deelnemer en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 80 aanmeldingen kom je daarmee uit op 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de beschikbare zaalruimte.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmcongres testen?: Doe een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en herhaal de controle 60 minuten voor aanvang. Test niet alleen de projector, maar ook het scherm, de laptop, HDMI-adapters, audio, microfoons en iedere film afzonderlijk.
Hoeveel naambadges moet ik bestellen voor een filmcongres?: Bestel één badge per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 100 geregistreerde personen zijn 105 tot 110 badges praktisch, zodat late wijzigingen geen probleem geven.
Hoeveel HDMI-adapters en verlengkabels heb ik nodig?: Neem minimaal één HDMI-adapter mee die past op de presentatie-laptop en één reserve-adapter. Gebruik per aparte technische opstelling minstens één stekkerdoos en één verlengkabel; leg extra kabels klaar als laptop, projector en audiomixer niet bij elkaar staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!