Qué necesitas para organizar un congreso de cine

Un congreso de cine necesita más que películas y una sala: la proyección, el sonido, la recepción y el catering deben funcionar desde la primera sesión. Esta lista reúne el material que conviene comprar, alquilar o llevar, desde el proyector y los cables hasta las acreditaciones y la vajilla. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade unidades de reserva para los elementos que pueden fallar o desaparecer durante la jornada.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 14
Mesa de registrocant. 2
Mesa del escenario
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 110
Cucharillas de cafécant. 110
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Memorias USBcant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Cinta americanacant. 4
Bridascant. 100

Decoración

Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Manteles individualescant. 14
Folletos del programacant. 120
Paneles de señalización A4cant. 12
Bolígrafoscant. 120
Bloc de notascant. 120
Soportes para tarjetas de nombrecant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de buffetcant. 12
Bandejas térmicascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 3 kilogramo
- Spa Blauw - 8 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Té helado - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 8 cajas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilogramos
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Zanahorias baby - 3 kilogramos
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mantequilla de hierbas - 2 kilogramo
- Baguette - 35 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Mini wraps - 250 unidades
- Relleno de wrap de hummus - 6 kilogram
- Filete de pollo en lonchas - 4 kilogramos
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Brie - 2 kilogramos
- Rúcula - 1 kilogramo
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 5 kilogramos
- Pimiento - 3 kilogramo
- Cebolla roja - 2 kilogram
- Pasta - 12 kilogramos
- Salsa pesto - 5 kilogram
- Salsa de tomate - 8 kilogram
- Queso parmesano - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Albóndigas vegetarianas - 6 kilogramos
- Mezcla de verduras - 8 kilogram
- Ensalada de patata - 8 kilogramos
- Ensalada de cuscús - 8 kilogram
- Ensalada verde mixta - 8 kilogram
- Focaccia - 20 unidades
- Mayonesa - 3 kilogramo
- Ketchup - 3 kilogram
- Mostaza - 2 kilogram
- Salsa de ajo - 2 kilogramo
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 botellas
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 3 tarros
- Pimentón - 2 botes
- Ajo en polvo - 2 tarros
- Copos de chile - 2 tarros
- Brownies - 120 unidades
- Mini tartaletas de manzana - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Chocolate con leche - 3 kilogramos
- Chocolate negro - 3 kilogramo
- Brownies veganos - 40 unidades
- Bocadillos sin gluten - 25 unidades
- Fiambre vegano - 2 kilogramo
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel para café - 250 unidades
- Palitos de madera para remover - 300 unidades
- Pinchos de bambú - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas

Consejos

Prepara al menos 2 cables HDMI, 2 adaptadores compatibles y 2 regletas; un único cable o adaptador puede detener una proyección completa.
Calcula una silla por asistente y reserva entre un 5 % y un 10 % de asientos adicionales para ponentes, cambios de última hora y acompañantes.
Para una jornada completa, cuenta 2 vasos y 2 tazas por persona si no habrá lavado continuo; añade platos, cubiertos y bandejas según cada servicio de comida.
Lleva 2 memorias USB con las películas y presentaciones, guardadas por separado. Descarga y prueba cada archivo al menos 24 horas antes del congreso.
Prepara una acreditación por asistente, ponente y miembro del equipo, y guarda un 10 % adicional para inscripciones tardías o errores de impresión.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de cine?: Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 100 asistentes, prepara entre 105 y 110 sillas.
¿Qué material técnico hace falta para proyectar películas?: Necesitas un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Ten preparados al menos 2 cables HDMI, 2 adaptadores y una memoria USB de respaldo.
¿Cuánta vajilla debo comprar para un congreso de un día?: Si habrá café y una comida, calcula 2 vasos, 2 tazas, 1 plato de cena, 1 plato de postre, 1 cuchillo, 1 tenedor y 2 cucharillas por persona. Añade un 10 % extra si no habrá reposición ni lavado durante el evento.
¿Cuándo debo preparar las películas y las presentaciones?: Recopila los archivos y comprueba los derechos de proyección con al menos 7 días de antelación. Haz la prueba técnica completa, incluidos sonido, subtítulos y formatos, como mínimo 24 horas antes.

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