Que faut-il prévoir pour un congrès des seniors ?

Un congrès des seniors demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, le confort, les repas, les pauses café et le matériel nécessaire aux interventions. Comptez le mobilier selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les verres, tasses et couverts. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les rallonges, les piles de rechange, les badges et les informations d’accessibilité.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Pupitre
Table de scène
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Cuillères à caféqté 130
Sets de couverts pour le dînerqté 130
Louchesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Piles de rechangeqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3

Décoration

Nappesqté 18
Jupes de buffetqté 6
Compositions floralesqté 8
Porte-nomsqté 120
Pupitres de programmeqté 8
Panneaux d’orientationqté 12
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 6 portions
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 3 boîtes
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 50 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 12 sacs
- Baguettes - 24 pièces
- Pains complets - 12 pains
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Confiture de fraises - 4 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 2 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Mélange de noix - 4 kilogrammes
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Mini petits pains à la crème - 180 pièces
- Mini chaussons aux pommes - 120 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Soupe de légumes - 20 litres
- Soupe de tomate - 15 litres
- Salade composée - 12 kilogrammes
- Salade de concombres - 8 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 10 kilogrammes
- Salade de pâtes - 10 kilogram
- Légumes grillés - 10 kilogrammes
- Blanc de poulet - 18 kilogrammes
- Boulettes végétariennes - 8 kilogrammes
- Riz - 12 kilogrammes
- Gratin dauphinois - 15 kilogrammes
- Sauce aux champignons - 6 liter
- Sauce au poivre - 6 litres
- Mayonnaise - 4 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce salade - 4 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Persil frais - 10 bouquets
- Citrons - 30 pièces
- Gâteau au chocolat - 8 pièces
- Tarte aux pommes - 8 pièces
- Crème chantilly - 3 litres
- Sucre en morceaux - 2 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévoyez une chaise par participant attendu, plus 10 % de réserve : pour 100 inscrits, installez environ 110 chaises. Gardez quelques places facilement accessibles près des sorties et des sanitaires.
Pour une pause café, comptez au minimum 2 tasses, 2 verres d’eau et 2 portions de boisson par personne sur la matinée. Réservez les machines à café et les bouilloires au moins 2 semaines à l’avance.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI et les microphones 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez au moins 2 rallonges, 2 multiprises et un jeu de piles de rechange.
Installez la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, avec les badges, les programmes et les informations de transport. Une personne doit pouvoir confirmer les inscriptions par téléphone jusqu’à la veille.
Ne commandez pas la vaisselle uniquement selon le nombre de repas : ajoutez 10 à 15 % pour les assiettes, verres, tasses et couverts. Vérifiez aussi que les tables de buffet, les louches et les porte-manteaux sont compris dans la livraison.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un congrès des seniors ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une réserve de 10 %. Pour 80 personnes, commandez donc environ 88 chaises. Ajoutez des places adaptées aux personnes à mobilité réduite selon les inscriptions reçues.
Combien de temps à l’avance réserver le matériel audiovisuel ?: Réservez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 semaines avant le congrès. Faites un test complet la veille, avec toutes les présentations et les câbles utilisés sur place.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour 100 participants ?: Prévoyez environ 110 assiettes, verres, tasses et jeux de couverts pour 100 participants, soit une marge de 10 %. Pour une réception avec plusieurs services ou une vaisselle limitée, augmentez cette marge à 15 %.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Imprimez les programmes 3 à 5 jours avant l’événement, après validation du déroulé et des intervenants. Préparez les badges dès que la liste définitive des participants est arrêtée, idéalement 48 heures avant l’accueil.

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