Que faut-il prévoir pour un congrès dentaire ?

Un congrès dentaire demande plus qu’une salle et un programme imprimé. Il faut prévoir l’accueil, les supports remis aux participants, le matériel audiovisuel et tout ce qui facilite les pauses et le déjeuner. Cette liste rassemble les achats et équipements à réunir pour environ une journée de congrès, avec une attention particulière aux éléments souvent oubliés : câbles, chargeurs, rallonges, badges et boissons déjà rafraîchies.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Boîtes de théqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Bains-marieqté 6
Chemins de tableqté 18
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Courses
- Grains de café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 3 liter
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 4 boîtes
- Miel - 2 pots
- Rondelles de citron - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Mélange de noix - 5 kilos
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Houmous - 3 kilos
- Concombre - 4 kilos
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mini croissants - 180 pièces
- Mini muffins - 180 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain de mie blanc - 8 pains
- Pain aux céréales - 8 pains
- Wraps complets - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Fromage affiné - 4 kilos
- Garniture de filet de poulet - 4 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Houmous pour le pain - 2 kilo
- Œufs - 120 pièces
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 6 kilos
- Concombre - 5 kilos
- Oignon rouge - 2 kilos
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 1 litre
- Pesto - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Poivre - 250 grammes
- Sel - 500 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Salade mixte - 8 kilos
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de couscous - 8 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Légumes grillés - 8 kilos
- Brochettes de poulet - 160 pièces
- Brochettes de légumes végétariennes - 80 pièces
- Mini quiches - 160 pièces
- Sandwiches - 180 pièces
- Beurre aux herbes - 3 kilo
- Salade de fruits - 12 kilo
- Mini desserts - 180 pièces
- Gâteaux au citron - 8 pièces
- Pâtisseries vegan - 30 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs végétaliens - 25 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Salade de pâtes vegan - 3 kilo
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Boîtes hermétiques - 30 pièces

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-nomsqté 12
Pancartes de tableqté 20
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 130
Dossiers de congrèsqté 120
Badges nominatifsqté 130
Lanyardsqté 130
Porte-badgesqté 130
Numéros de tableqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Rouleaux d’essuie-toutqté 12
Conteneurs alimentairesqté 20

Conseils

Prépare les badges nominatifs et les dossiers du congrès au moins 48 heures avant l’ouverture : le jour même, l’accueil doit seulement vérifier les inscriptions et distribuer les documents.
Prévois au minimum un ordinateur portable de secours, un chargeur par ordinateur et deux batteries externes pour éviter une interruption pendant les présentations.
Compte deux à trois boissons par participant pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure restante ; mets les bouteilles et canettes au frais la veille.
Vérifie chaque présentation sur le projecteur avec les câbles HDMI, le son et le cliqueur au plus tard la veille. Garde les rallonges et multiprises accessibles, pas dans un carton fermé.
Pour l’accueil et les pauses, installe les tables d’inscription avant l’arrivée des participants et prévois la vaisselle en fonction du nombre inscrit, avec une marge d’environ 10 % pour les tasses, verres et assiettes.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser un congrès dentaire ?: Prévoyez les boissons, la vaisselle, les supports imprimés, les badges et le matériel audiovisuel nécessaire aux interventions. Ajoutez au moins un ordinateur portable de secours, des câbles HDMI, des rallonges, des multiprises et des chargeurs.
Combien de boissons prévoir par personne pour un congrès ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour un congrès d’une journée, prévoyez aussi de l’eau disponible en continu et rafraîchissez les boissons la veille.
Quand préparer les badges et les dossiers du congrès ?: Imprimez les badges et rassemblez les dossiers au moins 48 heures avant l’événement. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.
Quel matériel audiovisuel faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, des microphones, des haut-parleurs et une console de mixage si plusieurs intervenants prennent la parole. Testez chaque présentation et chaque câble au plus tard la veille.

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