Qué necesitas para organizar un congreso dental

Un congreso dental necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el material para el registro, las ponencias, el catering y la acreditación de los asistentes. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de inscritos y añade un pequeño margen para imprevistos. Reserva con antelación los equipos audiovisuales y comprueba cada presentación antes del día del congreso.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesascant. 18
Mesas de registrocant. 2
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Cargadores de portátilcant. 4
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Cajas de técant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Chafing dishescant. 6
Manteles runnerscant. 18
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Chocolate caliente - 3 liter
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Azúcar - 3 kilos
- Edulcorantes - 4 cajas
- Miel - 2 tarros
- Rodajas de limón - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 96 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Hummus - 3 kilos
- Pepino - 4 kilos
- Tomates cherry - 4 kilo
- Zanahoria - 3 kilo
- Pimiento - 3 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini muffins - 180 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan de molde blanco - 8 broden
- Pan multicereales - 8 barras
- Wraps integrales - 80 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 3 kilo
- Queso joven - 5 kilos
- Queso curado - 4 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 4 kilo
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Hummus para pan - 2 kilos
- Huevo - 120 unidades
- Lechuga - 8 unidades
- Tomates - 6 kilos
- Pepino - 5 kilos
- Cebolla roja - 2 kilos
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 1 litro
- Pesto - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aceite de oliva - 2 litros
- Pimienta - 250 gramos
- Sal - 500 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ensalada mixta - 8 kilos
- Ensalada de pasta - 12 kilos
- Ensalada de cuscús - 8 kilo
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Brochetas de pollo - 160 unidades
- Pinchos de verduras vegetarianos - 80 piezas
- Mini quiches - 160 piezas
- Bocadillos - 180 unidades
- Mantequilla de hierbas - 3 kilos
- Ensalada de frutas - 12 kilo
- Mini postres - 180 units
- Pastel de limón - 8 unidades
- Pasteles veganos - 30 unidades
- Pasteles sin gluten - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 25 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Ensalada de pasta vegana - 3 kilos
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Recipientes herméticos - 30 unidades

Decoración

Banners de bienvenidacant. 2
Señales direccionalescant. 10
Portanombrescant. 12
Carteles de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Bolígrafoscant. 130
Bloc de notascant. 130
Carpetas para congresocant. 120
Tarjetas de nombrecant. 130
Lanyardscant. 130
Portabadgescant. 130
Números de mesacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Placas refrigerantescant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Rollos de papel de cocinacant. 12
Contenedores de alimentoscant. 20

Consejos

Prepara una acreditación para cada asistente, ponente y miembro del equipo, y lleva al menos un 5 % de etiquetas con nombres adicionales para corregir inscripciones o sustituir tarjetas.
Para las ponencias, reserva un portátil de respaldo, un clic de presentación y cables HDMI compatibles. Comprueba las presentaciones y los vídeos como mínimo 24 horas antes.
Calcula el menaje según el servicio: una taza por persona para cada ronda de café, un vaso por bebida y un plato y cubiertos por comensal. Añade un 10 % extra para roturas y cambios.
Enfría las bebidas el día anterior y prepara neveras portátiles para mantenerlas frías durante el registro y las pausas. Las teteras y las bandejas de servir también deben estar listas antes de abrir el buffet.
Separa el material del registro del de las ponencias: coloca las mesas de registro, las listas de asistentes y las carpetas del congreso juntas, y deja regletas, alargadores y cargadores cerca de la mesa técnica.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso dental?: Calcula una silla por asistente confirmado, ponente y miembro del equipo que vaya a sentarse en la sala. Añade entre un 5 % y un 10 % de sillas extra para cambios de última hora.
¿Cuánto menaje hace falta para el catering de un congreso?: Prepara una taza por persona y ronda de café, un vaso por bebida y un plato, cubiertos y servilleta por comensal. Para trabajar con margen, pide aproximadamente un 10 % más de piezas que el número confirmado de asistentes.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes del congreso y repítela al comenzar la jornada. Comprueba el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y el clic de presentación.
¿Cuándo debo cerrar las cantidades del catering?: Confirma las cantidades entre 3 y 5 días antes del congreso, cuando ya tengas la mayoría de las inscripciones y las preferencias dietéticas. Guarda una lista actualizada para informar al catering de cambios posteriores.

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