La liste de courses pour votre congrès de la construction

Un congrès de la construction demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir le matériel de présentation, l’accueil des participants, les pauses-café et le service du repas sans oublier les détails qui bloquent le jour J. Cette liste rassemble les achats et équipements à préparer pour installer la salle, servir les participants et assurer les interventions dans de bonnes conditions. Ajustez les quantités au nombre d’inscrits et ajoutez une marge pour les intervenants et l’équipe.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 2
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de buffetqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermoboxesqté 6

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 110
Supports de panneaux d’itinéraireqté 8
Pancarte de scène

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 120
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120

Imprimés

Programmesqté 120
Cartes des intervenantsqté 10
Cartes d’évaluationqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 5 kilogrammes
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé vert - 3 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Bâtonnets de sucre - 300 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 15 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 3 kilogrammes
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 1 kilogramme
- Confiture de fraises - 1 kilogramme
- Miel - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Filet de dinde - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Petits pains aux céréales - 150 pièces
- Croissants - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 8 kilogrammes
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 6 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Maïs - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Olives - 3 kilogrammes
- Fromage feta - 2 kilogram
- Pommes de terre grenailles - 15 kilogrammes
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Filet de poulet - 15 kilogrammes
- Burgers végétariens - 40 pièces
- Mélange de légumes - 12 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 litres
- Pesto - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 250 gram
- Basilic - 10 bottes
- Persil - 10 bottes
- Paniers à pain - 12 pièces
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 3 kilogrammes
- Chips nature - 3 kilogramme
- Bâtonnets salés - 2 kilogram
- Bâtonnets au fromage mini - 2 kilogrammes
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Chocolat au lait - 2 kilogrammes
- Mini brownies - 120 pièces
- Parts de tarte aux pommes - 120 pièces
- Crème fouettée - 6 litres
- Gâteaux vegan - 20 pièces
- Pain sans gluten - 10 pièces
- Soupe végétarienne - 12 litres
- Soupe au poulet - 12 liter
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Gel hydroalcoolique - 6 litres
- Gants en nitrile - 300 pièces
- Torchons - 20 pièces
- Éponges de nettoyage - 20 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de places supplémentaires pour les arrivées sans inscription ou les changements de dernière minute.
Pour l’accueil, comptez une table d’inscription, les badges nominatifs, des stylos et au moins une rallonge avec multiprise si l’équipe utilise un ordinateur ou une imprimante sur place.
Pour une pause-café, prévoyez environ 2 tasses par personne, 2 verres à eau par personne et 1 à 2 portions sucrées ou salées par participant. Les carafes et les thermos évitent les files trop longues.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 24 heures avant le congrès. Gardez une clé USB contenant toutes les présentations et une batterie externe pour les appareils mobiles.
Installez les tables du buffet, les assiettes, les couverts et les cuillères de service avant l’arrivée du traiteur. Refroidissez les boissons la veille et prévoyez un espace séparé pour les manteaux afin de ne pas encombrer l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un congrès de la construction ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 100 inscrits, préparez donc 105 à 110 chaises, sans oublier les intervenants et l’équipe d’organisation.
Combien de verres et de tasses faut-il pour un congrès ?: Comptez environ 2 verres à eau et 2 tasses par personne pour une journée avec plusieurs pauses. Ajoutez 10 % de réserve pour les verres renversés, la vaisselle utilisée par les intervenants et les remplacements pendant le service.
Quand faut-il acheter les boissons et les produits de pause-café ?: Achetez les boissons non périssables et les produits secs 3 à 5 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et commandez les produits frais selon le délai demandé par le traiteur, généralement 48 à 72 heures à l’avance.
Quel matériel technique faut-il tester avant le congrès ?: Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et chaque câble au moins 24 heures avant. Préparez aussi une clé USB de secours avec les présentations et les adaptateurs nécessaires.

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