Checklist pour organiser un salon des camping-cars

Un salon des camping-cars demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et l’équipe technique. Commencez par fixer les horaires et le plan de la salle, puis avancez vers les inscriptions, l’attribution des stands et la communication. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, préparer les badges, vérifier la météo et acheminer le matériel. Cette checklist regroupe les 71 tâches et les 63 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les exposants
2 personnes
Attribuer l’espace de stand
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Réserver le matériel technique pour les présentations
Commander le catering
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Imprimer le plan
Envoyer les informations aux exposants
Vérifier l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les exposants par téléphone
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Monter l’entrée et le comptoir d’accueil
3 personnes
Monter les stands des exposants
8 personnes
Positionner les présentations du camping-car
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing des exposants
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Aider les exposants
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Veiller à dégager les allées du stand
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Assurer la couverture photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

Démonter les présentations de camping-car
4 personnes
Démontage des stands des exposants
8 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
3 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Relancer les exposants par téléphone
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Recueillir les retours des visiteurs
Partager les photos avec les exposants
Vérifier les factures impayées
Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Table de présentationqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Rallonges à enrouleurqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bannièresqté 6
Drapeauxqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Plantesqté 8

Matériel de stand

Tentes de réceptionqté 4
Panneaux de fondqté 12
Présentoirs à brochuresqté 20
Présentoirsqté 8
Répartiteurs électriquesqté 10
Passe-câblesqté 12

Inscription

Table d'inscription
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Planches à pinceqté 4
Stylosqté 30
Caisse à espèces
Terminal de paiement

Imprimés

Plansqté 200
Brochures du programmeqté 200
Cartes des exposantsqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Ruban adhésifqté 8
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Balaisqté 3
Raclettes de solqté 2
Aspirateurqté 2
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture avant d’inviter les exposants : ils déterminent les créneaux de montage, l’accueil du public et le démontage. Prévoyez un horaire distinct pour l’arrivée des exposants.
Attribuez les emplacements uniquement après avoir recueilli les besoins de chaque exposant. Notez notamment les besoins électriques, la taille des présentations et les éventuelles contraintes de circulation.
Envoyez le plan des stands et les consignes pratiques aux exposants au moins 7 jours avant le salon. Ajoutez les horaires d’arrivée, le point de déchargement et le contact disponible sur place.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les enceintes et les rallonges avant l’ouverture. Un contrôle technique de 30 minutes évite de découvrir un câble manquant au début d’une présentation.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier exposant : comptoir, badges nominatifs, plan imprimé, inscriptions visiteurs et stations de recharge doivent être installés au même endroit. Gardez quelques exemplaires papier du plan pour les visiteurs sans inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon des camping-cars ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la fixation des horaires, la liste des exposants et l’envoi des invitations.
Quand confirmer les exposants d’un salon des camping-cars ?: Faites une première relance 3 semaines avant l’événement, puis confirmez chaque exposant par téléphone dans les 7 derniers jours. Vérifiez à ce moment-là l’emplacement, les besoins alimentaires et le matériel demandé.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Commencez par l’entrée et le comptoir d’accueil, puis installez les stands, les présentations, l’éclairage et les câbles avec passe-câbles.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des camping-cars ?: Contrôlez les prévisions météo, les inscriptions, les badges, le plan imprimé, le catering et le matériel technique. Vérifiez aussi que les tables, chaises, rallonges, multiprises et panneaux de stand sont bien acheminés sur le site.

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