Checklist pour organiser un congrès de la construction

Un congrès de la construction demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Cette checklist rassemble 74 tâches et 62 fournitures, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des chaises et du comptoir d’enregistrement. Elle vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les présentations ou les adaptateurs vidéo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Confirmer les intervenants et les présentations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Faire les réservations
2 personnes
Composer le menu traiteur
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Collecter les données des badges nominatifs
Faire imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Passer la commande traiteur
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les programmes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les plats du déjeuner
3 personnes
Préparer le buffet du soir
3 personnes
Faire le briefing du personnel
6 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Soutenir les présentations
2 personnes
Veiller au planning
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Organiser le cocktail networking
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Remercier les intervenants
Envoyer l’e-mail aux participants
Renvoyer les présentations
Vérifier les factures
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Clés USBqté 2
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de buffetqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermoboxesqté 6

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 110
Supports de panneaux d’itinéraireqté 8
Pancarte de scène

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 120
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Porte-badgesqté 120
Braceletsqté 120

Imprimés

Programmesqté 120
Cartes des intervenantsqté 10
Cartes d’évaluationqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban de masquageqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés. Prévoyez un champ pour les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges nominatifs.
Demandez les présentations au moins 7 jours avant le congrès, puis testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation avec le projecteur, l’écran et les câbles réellement utilisés.
Transmettez les informations de parking avec la confirmation d’inscription. Les participants qui arrivent en voiture doivent connaître l’accès avant le jour J, pas à leur arrivée.
Commandez le traiteur après avoir traité les inscriptions et les régimes alimentaires. Gardez une marge pour les dernières confirmations et prévoyez les boissons, le café et les en-cas séparément du repas.
Installez la salle avant l’arrivée des participants : chaises, tables, buffet, vestiaire et comptoir d’enregistrement. Réservez au moins 90 minutes pour vérifier aussi les microphones, rallonges, multiprises et adaptateurs HDMI.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès de la construction ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et d’adapter le traiteur.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant l’événement et fixez une date limite claire. Faites ensuite un test technique complet 2 à 3 jours avant, notamment pour les vidéos, les polices et les formats de connexion.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes pour installer les chaises, les tables, le buffet et l’accueil, puis tester le son et la projection. Ajoutez 30 minutes si plusieurs intervenants utilisent des formats de présentation différents.
Quand commander le traiteur pour un congrès ?: Passez la commande définitive environ 7 jours avant le congrès, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirmez le nombre final de repas 48 à 72 heures avant si le prestataire l’autorise.

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