Qué necesitas para un Congreso de la construcción
Organizar un Congreso de la construcción requiere más que reservar una sala y confirmar ponentes. Esta lista reúne el material que necesitas para el registro, las presentaciones, el sonido, el catering y las pausas de café. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen para imprevistos. Revisa especialmente cables, adaptadores, vasos y equipos de reserva durante la semana anterior.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 110
- Mesascant. 14
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 6
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Memorias USBcant. 2
- Baterías externascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharones de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de buffetcant. 12
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cajas térmicascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 14
- Arreglos floralescant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 110
- Soportes para carteles de rutacant. 8
- Cartel del escenario
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Formularios de registrocant. 120
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Portabadgescant. 120
- Pulserascant. 120
Impresos
- Programascant. 120
- Tarjetas para ponentescant. 10
- Tarjetas de evaluacióncant. 120
- Carteles direccionalescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Cinta de pintorcant. 6
- Rotuladores fosforescentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
- Granos de café - 5 kilogramos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 3 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Sobres de azúcar - 300 unidades
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 15 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limón - 3 kilogramo
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Pilsener - 120 botellines
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 1 kilogramo
- Mermelada de fresa - 1 kilogramo
- Miel - 1 kilogramo
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 2 kilogramo
- Pechuga de pavo - 2 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Pan integral - 12 panes
- Pan blanco - 8 panes
- Panecillos multicereales - 150 unidades
- Croissants - 120 unidades
- Mini magdalenas - 120 unidades
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 8 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Mandarinas - 8 kilogramos
- Pepino - 12 unidades
- Tomates - 6 kilogram
- Rúcula - 1 kilogramo
- Ensalada mixta - 4 kilogramos
- Pimiento - 3 kilogramo
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Maíz - 12 latas
- Garbanzos - 12 latas
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Queso feta - 2 kilogram
- Patatas baby - 15 kilogram
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 8 kilogramos
- Pechuga de pollo - 15 kilogramo
- Hamburguesas vegetarianas - 40 unidades
- Mezcla de verduras - 12 kilogram
- Salsa de tomate - 8 litros
- Pesto - 2 kilogram
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Salsa de ajo - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Albahaca - 10 manojos
- Perejil - 10 ramos
- Cestas de pan - 12 unidades
- Mezcla de frutos secos - 3 kilogram
- Patatas chips de pimentón - 3 kilogramo
- Patatas fritas naturales - 3 kilogramo
- Palitos salados - 2 kilogramo
- Palitos de queso mini - 2 kilogram
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Chocolate con leche - 2 kilogramos
- Mini brownies - 120 unidades
- Porciones de tarta de manzana - 120 unidades
- Nata montada - 6 litros
- Pasteles veganos - 20 unidades
- Pan sin gluten - 10 unidades
- Sopa vegetariana - 12 liter
- Sopa de pollo - 12 litros
- Servilletas - 1000 unidades
- Pajitas de papel - 200 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Lavavajillas - 3 litros
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiacristales - 2 litros
- Gel desinfectante para manos - 6 litros
- Guantes de nitrilo - 300 unidades
- Paños de cocina - 20 unidades
- Esponjas de limpieza - 20 unidades
Consejos
- Prepara el material audiovisual al menos 24 horas antes: prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas con las presentaciones definitivas.
- Cuenta una silla por inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % para ponentes, personal y cambios de última hora. Reserva también espacio suficiente para mesas de buffet, registro y percheros.
- Para una pausa de café de 30 a 45 minutos, calcula una taza por persona y entre 1,5 y 2 bebidas adicionales por asistente. Ten listas las máquinas de café, teteras y jarras térmicas antes de abrir el registro.
- Lleva al menos un cable HDMI de repuesto, adaptadores para los conectores habituales, dos regletas y un cable alargador por cada zona técnica. Guarda las presentaciones en dos memorias USB y en el portátil.
- Calcula la vajilla para el aforo completo, no solo para el primer servicio: añade un 10 % de vasos, tazas y platos, y comprueba que haya suficientes cubiertos, jarras y cucharones para el buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas sillas necesito para un Congreso de la construcción?
- Necesitas una silla por persona inscrita y entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 200 asistentes, prepara entre 210 y 220 sillas, además de las necesarias para ponentes y personal.
- ¿Cuánta vajilla debo comprar para un congreso de un día?
- Calcula una unidad por asistente y servicio, más un 10 % de reserva. Para 200 personas, prepara al menos 220 vasos, tazas y platos, ajustando la cantidad de platos de postre y cubiertos al menú.
- ¿Cuándo debo probar el equipo audiovisual?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. Comprueba también los adaptadores, cables y copias de las presentaciones.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un congreso?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, entre 1 y 2 por hora, según la duración y el servicio de café. Enfría las bebidas la víspera y reserva aproximadamente un 10 % adicional.
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