Nuit des musées : la checklist d’organisation

Une Nuit des musées se prépare comme un parcours précis, pas comme une simple ouverture prolongée. Commence par fixer les horaires, le programme et les visites guidées, puis réserve les espaces, les intervenants et le matériel nécessaire. Les inscriptions, l’accessibilité, l’accueil et la circulation des visiteurs doivent être vérifiés avant la dernière semaine. Cette checklist regroupe les 79 tâches et 72 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le programme et les visites guidées
3 personnes
Réserver les guides et les animateurs d’atelier
2 personnes
Faire des réservations pour les espaces publics
2 personnes
Faire une réservation pour les portants à vêtements
Ouvrir le formulaire d’inscription pour les visiteurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des publications sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Faire imprimer les programmes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les textes de visite guidée
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Consigner le parcours dans le musée
2 personnes
Créer des plans pour les visiteurs
Vérifier les informations d’accessibilité
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
Vérifier les points d’alimentation et le cheminement des câbles
2 personnes
Tester l’éclairage des espaces publics
2 personnes
Inventorier les imprimés et le matériel
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Préparer le briefing de l'équipe
Aménager l'entrée et le comptoir d'accueil
3 personnes
Aménager le vestiaire
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le matériel d’atelier
3 personnes
Installer les buffets et les points boissons
4 personnes
Installer la signalétique
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Nettoyer les espaces publics
4 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les employés
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets et les inscriptions
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir le vestiaire
3 personnes
Guider la première visite
2 personnes
Animer l’atelier créatif
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder les tables de travail propres
2 personnes
Accompagner la deuxième visite guidée
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Animer la troisième visite guidée
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer l’activité interactive
3 personnes
Animer la quatrième visite guidée
2 personnes
Servir la dernière tournée d’amuse-bouches
3 personnes
Réanimer le stock de boissons
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
3 personnes
Fermer l'entrée
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Débarrasser les buffets
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger le matériel d’atelier
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter le vestiaire
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces publics
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier le site lors de la dernière boucle
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Tables d'atelierqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Écrans de présentationqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pains de glaceqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Plantes artificiellesqté 10
Murs photoqté 2
Bordures décorativesqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes de table LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Imprimés

Brochures du programmeqté 350
Plansqté 350
Badges nominatifsqté 120
Numéros de vestiaireqté 200
Panneaux indicateursqté 30
Consignes de l’atelierqté 20

Inscription

Tablettes d’enregistrementqté 3
Chevalets de tableqté 12
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30
Tiroir-caisse

Matériel d'atelier

Toiles de peintureqté 80
Sets de peinture aquarelleqté 20
Pinceauxqté 80
Crayonsqté 100
Crayons de couleurqté 20
Papier à dessinqté 500
Tabliersqté 30
Protections de table en plastiqueqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Rubans de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires et le programme au moins 6 semaines avant l’événement : les guides, animateurs d’atelier et espaces publics doivent être réservés avant d’ouvrir les inscriptions.
Ouvre le formulaire d’inscription dès que le programme est stabilisé. Demande aussi les besoins alimentaires et envoie les informations pratiques aux visiteurs au plus tard 7 jours avant la soirée.
Prépare le parcours, les plans visiteurs et les informations d’accessibilité avant l’impression des programmes. Garde une version numérique à jour pour corriger rapidement un changement de salle ou d’horaire.
Teste l’éclairage, les écrans, les microphones et le cheminement des câbles pendant une répétition complète, idéalement 48 heures avant l’ouverture. Vérifie chaque multiprise et chaque rallonge sur place.
Le jour J, refroidis les boissons et prépare les en-cas suffisamment tôt pour ne pas bloquer l’accueil. Compte la vaisselle, les badges, les talkies-walkies et les batteries externes pendant l’inventaire final.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Nuit des musées ?: Commence au moins 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de fixer les horaires, réserver les guides et les espaces, préparer le programme et ouvrir les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une Nuit des musées ?: Ouvre-les dès que le programme et les horaires sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Arrête ou réévalue les inscriptions quelques jours avant pour traiter les demandes alimentaires et envoyer les dernières consignes.
Que faut-il vérifier 48 heures avant une Nuit des musées ?: Vérifie l’éclairage, les prises, les câbles, les écrans, les microphones et le parcours de visite. Fais aussi l’inventaire des imprimés, badges, fournitures d’atelier et équipements de communication.
Combien de temps avant préparer les boissons et les en-cas ?: Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et prépare les en-cas avant l’arrivée du public. Prévois ensuite un contrôle 30 minutes avant pour compléter le buffet et la vaisselle.

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