Que faut-il prévoir pour un congrès de biologie ?

Pour un congrès de biologie, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut prévoir le matériel de présentation, les connexions de secours, l’accueil des participants et le service des pauses. Comptez notamment un ordinateur de secours, des câbles HDMI, des adaptateurs et des multiprises avant le jour J. Cette liste vous aide aussi à vérifier que les boissons, la vaisselle et les équipements techniques correspondent au nombre d’inscrits.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Chaises des intervenantsqté 6
Couverturesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3
Glacièresqté 4
Distributeurs d'eauqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Cuillères à glaceqté 3
Louchesqté 10
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 130
Porte-badgesqté 130
Numéros de tableqté 14
Panneaux d’affichageqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Brochures du programmeqté 130
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 130
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 10
Ruban adhésifqté 6
Pâte à modelerqté 4
Marqueursqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Crème à café - 4 sachets
- Sucre blanc - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Miel - 2 pots
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Glaçons - 15 kilogrammes
- Croissants - 120 pièces
- Mini-pistolets - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Tranches de fromage - 4 kilogrammes
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture - 4 pots
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 5 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Yaourt - 10 kilogrammes
- Muesli - 3 kilogrammes
- Noix - 1 kilogram
- Amandes - 1 kilogramme
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Sandwichs végétaliens - 30 pièces
- Wraps végétariens - 40 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Salade de pâtes - 12 kilogrammes
- Salade verte - 10 kilogrammes
- Salade de tomates - 8 kilogrammes
- Quiche végétarienne - 8 pièces
- Salade de pâtes végane - 6 kilogram
- Salade sans gluten - 4 kilogrammes
- Sandwichs pour le dîner - 140 pièces
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Vinaigrette - 3 liter
- Mayonnaise - 2 kilogram
- Ketchup - 2 kilogram
- Moutarde - 1 kilogramme
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Bâtonnets salés - 6 sacs
- Mini-biscuits - 6 kilogrammes
- Brownies - 120 pièces
- Chocolat noir - 2 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Lingettes de nettoyage - 24 pièces
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Gel hydroalcoolique - 6 flacons
- Sacs poubelle - 40 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur portable de secours et une clé USB contenant toutes les présentations. Testez les fichiers et les adaptateurs HDMI au plus tard la veille.
Pour l’accueil, préparez une table d’inscription, les badges nominatifs et une liste imprimée des participants. Imprimez cette liste 24 heures avant l’ouverture afin de pouvoir intégrer les dernières inscriptions.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson par personne et par heure supplémentaire. Prévoyez des distributeurs d’eau, des verres et des glacières accessibles pendant les pauses.
Réservez une chaise pour chaque intervenant et ajoutez-en deux de rechange dans la salle. Les chaises destinées aux intervenants sont souvent oubliées lorsque la salle est réorganisée après l’installation des tables.
Achetez ou confirmez les consommables après avoir reçu les besoins alimentaires, idéalement 7 jours avant le congrès. Vérifiez alors les quantités d’assiettes, de couverts, de tasses, de bols et de plateaux avec le traiteur.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un congrès de biologie ?: Prévoyez le matériel audiovisuel, les câbles et adaptateurs, les multiprises, les fournitures d’accueil, ainsi que la vaisselle et les équipements pour le café. La liste dépend du nombre de participants, des intervenants et des salles utilisées.
Combien d’ordinateurs faut-il pour un congrès ?: Prévoyez un ordinateur portable principal et un ordinateur portable de secours. Copiez toutes les présentations sur une clé USB et testez l’ensemble au moins 24 heures avant le début du congrès.
Combien de verres et de tasses prévoir par participant ?: Pour une journée avec plusieurs pauses, comptez au minimum deux verres par participant et une tasse par pause café, avec une marge de 10 à 15 %. Cette réserve évite de manquer de vaisselle entre deux services.
Quand acheter les fournitures du congrès ?: Commandez le matériel spécifique et confirmez le catering au moins 7 jours avant l’événement. Achetez les fournitures courantes 2 à 3 jours avant, puis vérifiez les quantités et les connexions techniques la veille.

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