Lista de compras para un congreso de biología

Para un congreso de biología necesitas preparar mucho más que mesas y sillas. La lista incluye el equipo para proyectar ponencias, alternativas por si falla un portátil, materiales para el registro y todo lo necesario para servir café, agua y comida. Calcula las cantidades según el número de participantes y las pausas previstas. Comprueba con antelación qué presta el recinto y qué debes llevar o alquilar, especialmente cables, adaptadores, micrófonos y regletas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 120
Mesa de registro
Sillas para ponentescant. 6
Mantelescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Portátil de respaldo
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Memorias USBcant. 3
Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de aguacant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Cucharillas para heladocant. 3
Cucharonescant. 10
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 2

Decoración

Credencialescant. 130
Portabadgescant. 130
Números de mesacant. 14
Paneles para cartelescant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Folletos del programacant. 130
Bolígrafoscant. 130
Bloc de notascant. 130
Tarjetas con nombres para ponentescant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Goma moldeablecant. 4
Rotuladorescant. 12

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Café descafeinado - 500 gramos
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Nata para café - 4 paquetes
- Azúcar blanca - 2 kilogramo
- Dulces - 2 cajas
- Miel - 2 tarros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilogramo
- Croissants - 120 unidades
- Mini pistolets - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Lonchas de queso - 4 kilogramo
- Jamón cocido - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 4 botes
- Mermelada - 4 tarros
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 5 kilogramos
- Lechuga - 10 unidades
- Pimientos - 3 kilogramo
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Yogur - 10 kilogramo
- Muesli - 3 kilogramo
- Nueces - 1 kilogram
- Almendras - 1 kilogram
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Bocadillos veganos - 30 unidades
- Wraps vegetarianos - 40 unidades
- Wraps de pollo - 60 unidades
- Ensalada de pasta - 12 kilogramo
- Ensalada verde - 10 kilogramo
- Ensalada de tomate - 8 kilogramo
- Quiche vegetariana - 8 unidades
- Ensalada de pasta vegana - 6 kilogramo
- Ensalada sin gluten - 4 kilogramos
- Bocadillos para la cena - 140 unidades
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Vinagreta - 3 liter
- Mayonesa - 2 kilogramo
- Ketchup - 2 kilogram
- Mostaza - 1 kilogram
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Mini galletas - 6 kilogram
- Brownies - 120 unidades
- Chocolate negro - 2 kilogramo
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Toallitas de limpieza - 24 unidades
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Bolsas de basura - 40 unidades

Consejos

Prepara un portátil principal y otro de respaldo, y guarda las presentaciones en varias memorias USB. Lleva también cables HDMI y adaptadores compatibles con el equipo de la sala.
Calcula una silla por participante y reserva sillas específicas para los ponentes. Confirma la distribución de mesas antes del montaje para que el registro no bloquee la entrada.
Para cada pausa, cuenta un vaso y una taza por persona, más un margen del 10 %. Añade dispensadores de agua, termos, máquinas de café y teteras si el catering no los proporciona.
Reúne cables alargadores, regletas y un clic de presentación antes del día del congreso. Son artículos fáciles de olvidar y suelen ser necesarios cuando el proyector queda lejos de la mesa del ponente.
Prepara las tarjetas de nombre y la lista de participantes con antelación, y lleva material sobrante para cambios de última hora. Deja las memorias USB y los documentos de registro en la mesa de acreditación, no dentro del equipaje técnico.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de biología?: Calcula una silla por participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Reserva además las sillas destinadas a los ponentes para no tener que reorganizar la sala durante el programa.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Para cada pausa, cuenta un vaso y una taza por persona, más un 10 % adicional. Si habrá varias pausas, multiplica esa cantidad por el número de servicios previstos y confirma si el catering incluye vajilla.
¿Cuándo debo preparar las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas y comprueba que funcionan al menos 24 horas antes del congreso. Guarda una copia en el portátil principal, en el portátil de respaldo y en dos memorias USB.
¿Qué cables necesito para conectar el proyector?: Ten preparados al menos dos cables HDMI, adaptadores para los conectores de los ponentes, dos cables alargadores y dos regletas. Comprueba las conexiones en la sala el día anterior y vuelve a probarlas antes de abrir el registro.

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