Was du für einen Biologiekongress brauchst

Für einen Biologiekongress brauchst du neben Mobiliar vor allem eine ausfallsichere Präsentationstechnik und eine gut vorbereitete Getränkeversorgung. Plane pro Vortragsraum einen Projektor, eine Leinwand und einen Laptop ein; ein Ersatzlaptop gehört nicht nur für große Kongresse auf die Liste. Bei Geschirr und Wasser entscheidet die Teilnehmerzahl, bei Kabeln und USB-Sticks zählt dagegen die Reserve. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Adapter, zusätzliche Mikrofone und zu wenig Kaffeegeschirr rechtzeitig zu vermeiden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
RednerstühleAnz. 6
DeckenAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Ersatzlaptop
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WasserspenderAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
EislöffelAnz. 3
ServierlöffelAnz. 10
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
KühlcontainerAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
TischnummernAnz. 14
Poster-PaneeleAnz. 12
WegweiserAnz. 10
ProgrammhefteAnz. 130
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
Namensschilder für VortragendeAnz. 10
KlebebandAnz. 6
KnetgummiAnz. 4
StifteAnz. 12

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Kaffeesahne - 4 Packungen
- Weißer Zucker - 2 kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Honig - 2 Gläser
- Zitronen - 12 Stück
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Sprudelndes Mineralwasser - 12 Flaschen
- Eiswürfel - 15 Kilogramm
- Croissants - 120 Stück
- Mini-Pistolets - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Käsescheiben - 4 Kilogramm
- Hintere Schinken - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Erdnussbutter - 4 Gläser
- Marmelade - 4 Gläser
- Butter - 2 Kilogramm
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Salat - 10 Köpfe
- Paprika - 3 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Joghurt - 10 kilogram
- Müsli - 3 Kilogramm
- Walnüsse - 1 Kilogramm
- Mandeln - 1 Kilogramm
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Brötchen - 30 Stück
- Vegetarische Wraps - 40 Stück
- Hähnchenwraps - 60 Stück
- Nudelsalat - 12 Kilogramm
- Grüner Salat - 10 Kilogramm
- Tomatensalat - 8 Kilogramm
- Vegetarische Quiche - 8 Stück
- Vegane Nudelsalat - 6 Kilogramm
- Glutenfreier Salat - 4 Kilogramm
- Brötchen fürs Abendessen - 140 Stück
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Joghurtdressing - 3 Liter
- Vinaigrette - 3 liter
- Mayonnaise - 2 Kilogramm
- Ketchup - 2 Kilogramm
- Senf - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Säcke
- Mini-Kekse - 6 Kilogramm
- Brownies - 120 Stück
- Dunkle Schokolade - 2 Kilogramm
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 200 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Reinigungstücher - 24 Stück
- Handseife - 6 Spender
- Desinfizierendes Handgel - 6 Flaschen
- Müllsäcke - 40 Stück

Tipps

Plane pro Präsentationsraum einen Projektor, eine Leinwand und einen Laptop ein. Lege zusätzlich mindestens einen Ersatzlaptop für den gesamten Kongress bereit und teste beide Geräte vor dem Einlass.
Rechne bei HDMI-Kabeln und HDMI-Adaptern mit mindestens einem Ersatz je Anschlussart. Ein fehlender Adapter kann einen kompletten Vortrag verzögern, obwohl Laptop und Projektor funktionieren.
Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch auf und lege Namensschilder, USB-Sticks und die ausgedruckte Teilnehmerliste dort bereit. Sortiere die Namensschilder spätestens am Vorabend alphabetisch oder nach Anmeldeliste.
Plane für Wasser- und Kaffeestationen zusätzliche Gläser und Tassen ein: etwa 1,5 bis 2 Stück pro Person und Getränkesorte. Thermoskannen und Kühlboxen solltest du vor Beginn füllen beziehungsweise mit ausreichend Getränken bestücken.
Prüfe bei Mikrofonen nicht nur die Anzahl, sondern auch die Aufstellung: Für Podium und Fragen aus dem Saal brauchst du meist mindestens zwei Funkmikrofone und passende Mikrofonständer. Verlängerungskabel sollten vor dem Aufbau auf Länge und Funktion geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Biologiekongress?: Plane pro Person etwa 1,5 bis 2 Kaffeetassen, Gläser und Teller ein, wenn zwischendurch gespült wird. Ohne Spülmöglichkeit solltest du mindestens 2 bis 3 Stück pro Person vorsehen und zusätzlich Bestecksets einplanen.
Wie viele Laptops und USB-Sticks brauche ich für einen Kongress?: Pro Präsentationsraum reicht normalerweise ein Laptop, für den gesamten Kongress solltest du aber mindestens einen Ersatzlaptop bereithalten. Nimm mindestens einen USB-Stick pro Referent sowie 2 bis 3 Reserve-Sticks für kurzfristige Änderungen mit.
Wie viele Mikrofone braucht ein Biologiekongress?: Für einen einzelnen Vortragsraum sind zwei Funkmikrofone meist die praktische Mindestmenge: eines für den Vortrag und eines für Moderation oder Fragen. Bei parallelen Räumen brauchst du diese Ausstattung je Raum, plus mindestens ein Reservegerät.
Wann muss ich Technik und Catering für den Biologiekongress prüfen?: Bestelle das Catering verbindlich, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche belastbar sind, idealerweise spätestens 7 Tage vor dem Termin. Projektor, Laptop, Adapter, Mikrofone und Präsentationen solltest du am Vortag vollständig testen.

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